Administracion

Cuatro Pasos Fundamentales

No son pocas las empresas, pequeñas, medianas o grandes que se resisten a aplicar los Cuatro Pasos Fundamentales del proceso administrativo.

Esto no deja de ser llamativo por varias razones. En la vida cotidiana lo aplicamos contínuamente. Vayamos a un ejemplo: cuando uno decide aprovechar un fin de semana con la familia con una salida de mini-vacaciones o mini-turismo, “planifica” el conjunto de pasos que debe recorrer para concretarlo, “organiza” las responsabilidades que tiene cada integrante del grupo familiar, “ejecuta” todas las tareas (compra de alimentos, chequeo del automóvil, reserva del hotel o del camping, etc.) y, por último, “controla” a modo de balance, al regresar, cómo se aprovechó ese fin de semana tan especial.

Pero algo tan obvio, no siempre se lleva a cabo en el ámbito laboral. Muchas decisiones se toman en forma intempestiva (tipo “maverick” en la jerga del e-business), sin mucho lugar para la planificación ni la organización. Todo se hace sobre la marcha, haciendo imposible el control. Y lo que agrava las cosas, no pudiendo establecerse la efectividad o eficiencia ni de lo que se está haciendo ni de quienes lo hacen. Toda conclusión resultará, inevitablemente, arbitraria, es decir, basada en opiniones y no en datos.

Tal es así, que en muchas empresas de la región he podido detectar que cuando se les acerca una solución, por ejemplo, para permitir una mejor “planificación” les cuesta, a quienes deben tomar la decisión de compra o incorporación, comprender su utilidad. Y lo mismo ocurre para cualquier herramienta que se oriente a la “Inteligencia de Negocios” o Business Intelligence. En suma, puedo afirmar que he encontrado una fuerte correlación entre la no comprensión de la utilidad de estas herramientas y la no aplicabilidad de un concepto que tiene más de un siglo: el del Proceso Administrativo.

De allí que me gustaría explicarlo para utilidad de todos nuestros lectores.

Aquí va.

Las diferentes escuelas que identifican al proceso administrativo, definen que la administración en sí misma, es una actividad compuesta por etapas que forman un proceso único y estructurado. Las actividades componentes difieren de escuela en escuela pero, en esencia podemos identificar las siguientes:

Planificación.

Organización.

Ejecución.

Control.

1. LA PLANIFICACIÓN consiste en un proceso racional para alcanzar los objetivos del modo más eficiente siguiendo determinados cursos de acción. Nótese que “metas” y “objetivos” nos son sinónimos. Los objetivos definen las etapas a cumplir para lograr las metas de las propuestas.

2. LA ORGANIZACIÓN se emplea para distribuir las responsabilidades entre los miembros del equipo de trabajo, para establecer y reconocer las relaciones y vínculos necesarios.

3. LA EJECUCIÓN por los miembros

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