Archivadores

Introducción

Un proyecto es una colección de archivos interrelacionados que se almacenan en VSS. Puede agregar, eliminar, modificar y compartir archivos dentro y entre los proyectos. Un proyecto tiene mucho en común con una carpeta del sistema operativo, sin embargo, proporciona soporte adicional para el historial de archivos y el control de versiones.

Sus proyectos existen en una base de datos de VSS. Los archivos se almacenan en proyectos. El Archivo de Gestión es aquel en el que permanecen los documentos desde el momento en que se generan hasta que su trámite ha finalizado y su consulta administrativa ha descendido. Por lo tanto, custodia los documentos mientras estén en trámite o su uso sea muy frecuente. En los Archivos de Gestión los documentos mantienen su valor primario (testimonio de la gestión administrativa). Con carácter general, no podrán custodiar documentos que superen los 5 años de antigüedad, desde que el trámite haya finalizado.

Entre las funciones básicas del archivo de oficina están: Organizar y conservar la documentación que van produciendo y recibiendo (expedientes). Elaboración de instrumentos de control e información (ficheros, bases de datos). Servicio de consulta administrativa. Preparación de las transferencias al archivo central. Principios básicos de su organización: Un responsable de archivo que se encargue de todas las tareas relacionadas con su gestión. Un espacio adecuado con el mobiliario necesario para una correcta instalación y conservación. Según “Manual de organización de documentos en archivos de oficinas”. Formar correctamente las series documentales, impidiendo la dispersión o eliminación de la documentación.

Desarrollo

1) Archivo: En toda organización debe existir un lugar apropiado para

Guardar y conservar los diversos documentos recibidos o remitidos,

Previamente certificado sistema adoptado.

- Los sistemas de archivos más comunes son : Alfabéticos, numéricos

Mixtos, por asunto, geográfico, cronológico.

2) Principales Elementos:

• Local: destinario al archivo, debe tener como condición esencial un espacio amplio para que el público y los empleados tengan acceso, facilitando la comodidad.

• Mobiliario por equipo: Los muebles y equipos Más importantes son: Unidad vertical, carpetas, rótulos, Cardes, índices y otros.

3) Tipos de archivadores:

• Unidades verticales: son las más corrientes en todo departamento de archivo. Las más comunes son de 2,3o 4 gavetas una sobre de la otra.

Estos muebles se colocan juntos, uno al lado del otro, en tal forma que dan aspecto de orden y para aprovechar los espacios para consulta y circulaciones de personas.

• Unidades horizontales: Estos muebles consisten en gavetas una al lado de otras. Su uso más frecuente es para organizaciones y oficinas pequeñas.

• Unidades independientes: se fabrican ciertos muebles que constituyen en unidades independientes. Consiste en una gaveta, bajo un solo marco común. Ejemplos de ellas son los muebles que se usan en una biblioteca par el catalogo de tarjetas.

4) Partes Básicas del Archivo:

• Índice de archivadores: Es la expresión sintética y precisa de la idea

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