Computacion

anterior, aplicando la metodología y técnica más actualizada. Si bien esta es una actividad específica de los especialistas en sistema, no debe desarrollarse en forma aislada, sin considerar las opiniones e ideas de los funcionarios de línea afectados, pues su colaboración será muy valiosa (imprescindible) desde el punto de vista de los resultados. La actividad de diseño podrá consistir en:

a) la creación de un nuevo sistema para satisfacer las necesidades no cubiertas por el sistema vigente (revisión de sistemas); o

b) la formulación de un nuevo sistema para cubrir necesidades que surgirán como consecuencia de operaciones a desarrollarse en el futuro de la empresa (planificación de procedimientos); o

c) simplemente poner por escrito (utilizando los medios gráficos o tecnología informática) las instrucciones que ratifiquen procedimientos ya en vigencia); o

d) el establecimiento de procedimientos de control respecto de sistemas vigentes (control de registros , informes y formularios

4. Programar la implementación. Para evitar inconvenientes en los momentos en que se esperan resultados, será necesario que todos quienes participen operativamente en el nuevo sistema conozcan perfectamente en qué consiste su participación. No deben tener dudas respecto de los procedimientos a seguir y operaciones a realizar. Para ello será necesario:

a) contar con una precisa descripción escrita (o a través de software) de los procedimientos. Esta descripción se compendia en los llamados Manuales de Procedimientos, que servirán de guía para quienes intervendrán en el sistema;

b) contar con personal debidamente entrenado, para lo cual deberá existir un plan de entrenamiento en las funciones que ha de desempeñar;

c) coordinar la puesta en marcha, aplicando las técnicas de planeamiento y cronograma de actividades.

5. Verificar, mediante pruebas piloto, el grado de exactitud del sistema diseñado respecto de las condiciones que le dieron origen. Las pruebas piloto consisten en operar el sistema –antes de la implementación- con un volumen reducido de la información y controlar los resultados. En esta actividad deberán también participar los funcionarios del sector afectado.

6. Tener permanente vivencia de las operaciones y de los problemas (y también oportunidades) diarios de la empresa; efectuar el seguimiento necesario para verificar si los sistemas vigentes se adecuan técnica y económicamente a los requerimientos de la organización. Con el transcurso del tiempo nuevas condiciones y nuevos factores producen deterioros en los sistemas y obligan a una continua vigilancia y observación de distorsiones para proceder a su corrección.

Todas las actividades mencionadas en los párrafos anteriores responden a las etapas sucesivas que habrá que desarrollar desde la presentación de un problema (o identificación de una oportunidad) hasta la implantación de una solución, es decir, investigación y análisis, formulación de hipótesis y diseño; implementación y control.

8. ELEMENTOS INTEGRANTES DE LOS SISTEMAS ADMINSISTRATIVOS

Si bien el planeamiento estratégico y la formulación de los objetivos corporativos son variables que se definen en el nivel más alto de la organización, el cumplimiento de los mismos se lleva a cabo a través de los niveles medios e inferiores que son los responsables de la ejecución, seguimiento y contralor de las rutinas, procesos y generación y transmisión de información necesarios para su concreción.

En función de ello, los elementos que integran los sistemas administrativos son los que se indican a continuación.

• Personas: Son los ejecutores, usuarios y razón de ser de los sistemas administrativos y quienes actúan en la captura, procesamiento, almacenamiento, transmisión y utilización de información necesaria para la aplicación de esos sistemas.

• Tecnología: Es el equipamiento y técnicas necesarias para la ejecución de los procesos desarrollados por las personas (proveedores, procesadores y usuarios de la información) tales como: soportes (magnéticos u ópticos) donde se almacenan los datos e información; elementos de captura de datos (teclados, scanners, códigos de barra); elementos de procesamiento de la información (hardware y software); elementos de transmisión de información (redes locales o amplias); ruteadores; intranets; extranets).

• Gestión del conocimiento : El knowledge management se ha convertido en un elemento fundamental para el desarrollo de la conducción empresaria. Comprende la detección, captura, almacenamiento, organización, recuperación y transmisión del conocimiento necesario para ese desarrollo. Este tema está tratado con amplitud en otra sección de este trabajo.

9. ATRIBUTOS DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Hemos explicado más arriba que el objetivo de los sistemas administrativos es facilitar a la dirección empresaria –en la forma más eficiente- el cumplimiento de sus objetivos corporativos y de sus políticas. Es decir que, en principio existe un orden de prelación en el sentido de una relación de dependencia de los sistemas a las políticas de un orden superior. Las operaciones que integran los sistemas deberán encolumnarse dentro de los lineamientos de las políticas empresariales.

Ahora bien, para que lo anterior sea factible, será necesario que las políticas sean trazadas siguiendo una línea coherente y bien definida que permita una fácil rutinización en el momento de ser llevadas a la práctica. Cuando las políticas son intrincadas o aceptan una cantidad importante de situaciones de excepción o no son bien definidas, ello conspira contra la posibilidad de formular y cumplimentar sistemas administrativos claros, concisos, de fácil cumplimiento, que se mantengan

...