EJERCICIO 7 SISTEMATIZACION AUTOMATIZACION DE PROCESOS 1

EJERCICIO 7

CAPITULO 4 – SISTEMATIZACION

En algunos departamentos de servicio al cliente se da una serie de errores comunes que se cometen al sistematizar determinado el proceso de dicho departamento. A continuación se identifican cinco de los errores típicos que se cometen con más frecuencia en los departamentos de servicio al cliente. Después de haber leído la información complete la tercera columna con dos acciones para evitar que se cometan dichos errores. Tome en cuenta lo estudiado en este capítulo.

Error Definición --Solución

Carecer de un plan Al sistematizar procesos dentro de un departamento de atención al cliente se desconoce que se está automatizando, por qué y hacia donde llevaría dicho proceso 1. tomar en cuenta al personal al automatizar. 2. informar de la Estrategia que se utilizara.

Se busca un sistema de talla única Se consideran paquetes ya elaborados de software que apoyen la sistematización del proceso del departamento de atención al cliente, sin considerar si se ajusta a la empresa, sin adaptarlo a las particularidades, su visión y sus necesidades. 1. debemos considerar las herramientas del software. 2. elaborar un plan de pruebas.

No se documenta el proceso Se cuenta con un sistema que apoya al departamento de atención al cliente, que se ha desarrollado con el tiempo, y funciona bastante bien porque las personas lo han estado haciendo de esa forma durante mucho tiempo. Sin embargo, dicho proceso no está documentado 1. sistematizando el área para elaborar procedimientos y métodos de trabajo. 2. equipar el área con un nuevo sistema que recopile la información que se realiza en esa área

La falta de implementación Se detiene o no se concluye la implementación o ejecución del proceso de sistematización para el departamento de atención al cliente. La documentación por sí sola no es suficiente. 1. se debe revisar los planes y objetivos de la sistematización. 2. establecer un control de cumplimiento.

Dejando fuera la cuantificación No se tienen claramente definidos y cuantificables los resultados que se esperan de la sistematización de los procesos del departamento de atención al cliente. La evaluación de sistemas es un paso esencial. Sin esta información se hace casi imposible llevarla a cabo 1. Revisar la Estrategia. 2. ampliar la fase de análisis.

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