Automatizacion De Procesos Administrativos 1 Capitulo 4 Ejercicio 7

Automatización de Procesos

Administrativos 1

Ejercicio 7

Capítulo 4 – Sistematización

Competencias:

 Comprender las fuerzas que impulsan un cambio en un proceso administrativo.

 Describir y diferenciar las etapas al llevar a cabo una sistematización.

Instrucciones y enunciado del ejercicio:

En algunos departamentos de servicio al cliente se da una serie da una serie de errores comunes que se comenten al sistematizar determinado proceso de dicho departamento. A continuación se identifican 5 de los errores típicos que se comenten con más frecuencia en los departamentos de servicio al cliente. Después de haber leído la información complete la tercera columna con dos acciones para evitar que se comenten los dichos errores. Tome en cuenta lo estudiado en este capítulo.

Error Definición Solución

Carecer de un plan Al sistematizar procesos dentro de un departamento de atención al cliente se desconoce que se está sistematizando, por qué, y hacia donde llevaría dicho proceso. 1. El responsable de dirigir el departamento de atención al cliente, tiene que tener definido un plan acorde a la demanda que se presenta.

2. Debe conocer a la perfección como orientar al personal subalterno y como se debe de atender a los clientes, para ello debe tener sistematizado el departamento que dirige.

Se busca un sistema de talla única Se consideran paquetes ya elaborados de software que apoyen la sistematización del proceso del departamento de atención al cliente, sin considerar si se ajusta a la empresa, sin adaptarlo a las particularidades, su visión y sus necesidades. 1. Se tiene que tener estandarizado el sistema de software en el departamento de atención al cliente.

2. Identificar los problemas que se presenten darle solución de inmediato.

No se documenta el proceso Se cuenta con un sistema que apoya al departamento de atención al cliente, que se ha desarrollado con el tiempo, y que funciona bastante bien porque las personas lo han estado haciendo de esa forma durante mucho tiempo. Sin embargo, dicho proceso no está documentado. 1. Hoy en día los sistemas informáticos son muy importantes para documentar y archivar toda la información que se utiliza en diferentes.

2. Por lo tanto es indispensable la automatización actualizando toda la información.

La falta de implementación Se detiene o no se concluye la implementación o ejecución del proceso de sistematización para el departamento de atención al cliente. La documentación por sí sola no es suficiente. 1. se puede implementar un proyecto de atención al cliente especificando clara mente los objetivos a tratar.

2. En detalle se establecen los objetivos a cumplir y los logros en cada etapa, por lo tanto no se detiene la implementación.

Dejando fuera la cuantificación No se

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