Ejercicios De Automatización De Procesos Administrativos 1

CAPITULO 5

Defina cada paso dentro del ciclo de la información para los procesos siguientes:

1. Generación de los informes mensuales del IVA al fisco

a. Recopilación: la agrupación de facturas de cada mes.

b. Procesamiento: ingresar los datos de cada factura en el programa.

c. Distribución: enviar los datos de cada factura que se ingreso en el programa.

d. Utilización: fisco recibe los datos del informe mensual

2. Recepción y distribución de documentos en la organización

a. Recopilación: juntar la información que se desea en cada documento.

b. Procesamiento: creación de cada documento que será distribuido

c. Distribución: distribución de cada documento

d. Utilización: cada persona adquiera el documento creado.

3. Generación de informes de inventario

a. Recopilación: ver producto disponible en venta, producto que se vendió y producto que está en bodega.

b. Procesamiento: la creación del informe en la computadora.

c. Distribución: imprimir el informe de inventario.

d. Utilización: conocer el porcentaje y volumen de venta, para tomar las medidas necesarias.

4. Facturación para cursos matriculados en línea

a. Recopilación: saber los datos que tiene que contener cada factura

b. Procesamiento: facturación o elaboración de cada factura

c. Distribución: imprimir la factura correspondiente

d. Utilización: utilizar la factura para la asignación del curso

5. Generación del informe de flujo de efectivo desde la gerencia financiera.

a. Recopilación: saber correctamente la información del flujo de la gerencia financiera

b. Procesamiento: realización de dicha información

c. Distribución: entregar el informe correspondiente

d. Utilización: que gerencia sepa el flujo efectivo financiero, para tomar las medidas necesarias.

EJERCICIO 6

Determine cuál es el propósito de la comunicación en la administración:

Explique por qué y cómo se logra un cambio de la estructura organizacional para:

1. Aumentar la aceptación de las reglas organizacionales por los subordinados

a. Porque para que cada empleado de nuestra empresa sepa cuáles son las reglas a seguir sin ninguna excepción y así llevar un mejor control de cada área.

b. Como haciendo llegar un memorando a cada trabajador de la empresa, así solicitando la asistencia a una reunión, siendo motivacional y al mismo tiempo informarles de la importancia de tener el seguimiento de las reglas de la empresa para poder tener un trabajo más efectivo.

2. Obtener mayor dedicación a los objetivos organizacionales

a. Porque es necesario que cada empleado se sienta comprometido con el cumplimiento de los objetivos del sector, y por ende por la realización de los objetivos globales de la organización.

b. Realizando actividades que integren a los empleados, haciendo que se sientan parte de la organización, para que luchen por obtener buenos resultados.

3. Proporcionar los datos necesarios para tomar decisiones

a. Porque para una lograr los objetivos organizacionales se necesita que las personas que se encuentran en puestos de gerencia y supervisión puedan tomar las medidas necesarias.

b. Realizando informes para que los encargados estén informados de los datos que se necesitan para saber sus opiniones y así saber cuáles serán sus decisiones siempre siendo supervisadas por el gerente general.

4. Clasificar las responsabilidades de tarea

a. Los supervisores son los encargados de distribuir equitativamente las tareas para cada dependiente así hacer el trabajo más eficiente y darle a conocer a cada dependiente su tarea a realizar.

b. Mandando un memo hacia el jefe de operaciones indicándole las tareas que se necesitas que sean efectuadas durante el transcurso del mes así el ya puede seleccionar al personal adecuado para la realización de cada tarea.

5. Identificar los puestos de autoridad y fijar las responsabilidades para el desempeño

a. Porque así la empresa tendrá un mejor desempeño laboral y sus objetivos sean llevados a cabo tal y como se tiene planeado.

b. Comunicándole al gerente los requerimiento de autoridades dentro de la empresa así el pueda realizar el proceso para identificar las autoridades e la empresa y su desempeño a seguir.

EJERCICIO 7

En algunos departamentos de servicio al cliente da una serie de errores comunes que se cometen al sistematizar determinado proceso de dicho departamento. A continuación se identifican cinco de los errores típicos que cometen con más frecuencia en los departamentos

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