ENSAYO ADMINISTRACIÓN EN UNA PÁGINA.

Administración en una página

La buena gestión y administración de una empresa u organización, ya sea pública, privada o de cualquier índole depende de muchos factores para alcanzar sostenibilidad, posicionamiento y para lograr el éxito en todas las áreas que se desempeñe.

“Administración en una página”, libro escrito por el iraní y experto en la ejecución de estrategia, gestión del desempeño, liderazgo y transformación cultural, Riaz Khadem; nos brinda una estrategia que en un principio puede parecer absurda para muchos gerentes, presidentes o administradores de cualquier empresa, dada su simplicidad, pero esa simplicidad se transforma en una sorprendente efectividad a la hora de identificar, enfocar, y superar las metas a corto, mediano y largo plazo. Así mismo sirve para realizar un diagnostico de las falencias o debilidades que posee dicha organización. A continuación se desarrollarán los puntos claves  de esta estrategia, plasmada en este texto que consta de unas 142 páginas.

El libro nos coloca como ejemplo a “Xcorp”, una compañía manufacturera  estadounidense que se encontraba en dificultades, y para darle un vuelco a esta situación, sus accionistas deciden despedir al antiguo Presidente y contratar a Brian Scott, un ejecutivo que había ayudado en ocasiones anteriores a salir de situaciones críticas a otras empresas y las había llevado al éxito, en adelante lo designarían como director general y le otorgarían la difícil tarea de sacar del atolladero a esta organización que llevaba meses perdiendo dinero y por consiguiente sus acciones se desvalorizaban cada vez más. Scott acepta el reto y les solicita a los accionistas dos años para realizar su labor y reacomodar la empresa, con la condición de que tuviera total libertad en su actuar y en sus decisiones, las que fueran, desde despedir personal hasta tomar determinaciones administrativas en algunos de los productos que Xcorp ofrecía.

Scott con determinación y decisión comenzó su difícil labor. Inicialmente trató de rastrear por medio de los colaboradores de la compañía, cuáles eran para ellos los motivos por los cuales la organización iba a pique; comenzó a llamar uno por uno a los jefes de división, a quienes les hacía diferentes peguntas con el fin de obtener un panorama general de la situación actual de la empresa, ellos para sorpresa y malestar de Scott responsabilizaban a otras dependencias del  debacle que estaba ocurriendo, unos a otros se culpabilizaban para librarse ellos mismos de responsabilidades. Scott les solicitó a cada uno unos informes para él mismo revisarlos, pero no fue una buena idea, ya que, los datos que le suministraron estaban plasmados en infinidad de documentos físicos que no le decían mucho, para poder revisarlos uno por uno iba a requerir de mucho tiempo, sin embargo cada vez que le hacían entrega de los informes encontraba una nota de una persona que firmaba como el “Informan”, el contenido de esa nota siempre era el mismo, decirle a Scott que este misterioso personaje le podía ayudar a resolver el problema de información que tenía y le ayudaría a identificar las verdaderas dificultades que atravesaba Xcorp.

El “Informan” contactó a Scott y agendaron una cita, se reunieron y comenzaron un diálogo respecto al problema que poseía Xcorp. El “Informan” halago a Scott por querer él mismo enterarse del por qué la compañía iba mal, dado que muchos gerentes generales se confiaban solo en lo que sus colaboradores les decían.

Este personaje, del cual no se revela su nombre en el libro, le pidió a Scott que definiera qué era el éxito para él en la compañía, a lo que respondió  que el éxito era poder darle un vuelco a Xcorp y sacarla de la crisis en la que se encontraba sumida. Esta pregunta es clave para el desarrollo de la estrategia de administración en una página, y es que definir el éxito es el primer paso para iniciar e implementar este programa, Scott definió que el éxito para él era obviamente sacar de la crisis a la organización y alcanzar todas las metas que se trazaran, es en este momento donde el “informan” le comienza a explicar lo importante de pensar y plantear unas ÁREAS DE ÉXITO, las cuales tendrían cada una unos “factores claves de éxito” que le ayudarían a alcanzar ese éxito definido, igualmente Scott debía pensar en unas metas para cada factor de éxito y dada la importancia de vigilar el progreso de estos factores, debía tener en cuenta también el estado actual de que cada meta,  para así estar al tanto de sus objetivos y poder analizar y observar el alcance y el desarrollo de sus metas, el “Informan” lo denominó “status”, en un ejemplo Scott definió como factor clave de éxito para ayudar a darle un vuelco a Xcorp el  precio por acción de la compañía, el cual se encontraba muy bajo por la debacle presente, para ese factor clave de éxito Scott fijó una meta a alcanzar, la acción debía costar 35 dólares, el “status”  se encontraba en 20 dólares, Scott debía generar estrategias para que esa meta se alcanzara.

Definir los factores claves de éxito para cada área de éxito no era tarea fácil para Scott, realmente no es sencillo para ninguna compañía, es por esto que el libro habla de cuatro pasos sencillos para fijar estos factores:

• Paso 1, identificar las relaciones importantes: Estas relaciones son las que se lleva con el empleador de cada persona, de su jefe, de las personas que suministran bienes y servicios, el que haga uso del resultado de los rendimientos de cada persona puede llamarse cliente o usuario, teniendo claro que esos usuarios o clientes pueden ser internos o externos.

• Paso 2, Definir las áreas de éxito desde diferentes puntos de vista: se deben definir desde diferentes puntos de vista, pensando en el cliente, proveedores, empleadores, de esta manera se obtienen varias áreas de éxito en las cuales enfocarse.

• Paso 3, identificar los factores claves de éxito para cada área de éxito: se debe determinar entonces unos factores claves de éxito para cada área, estos factores se pueden realizar conjuntamente con el jefe o personas que pertenecen a un ambiente grupal.

• Paso 4, determinar dónde encontrar el status de cada factor clave de éxito: este factor consume mucho tiempo la primer vez porque se deben buscar datos y reunir los suficientes para encontrar la información acerca del estado actual de cada  factor clave de éxito, pero es fundamental reunir u obtener dicha información para estar al tanto del status de cada meta fijada.

Después de tener estos factores claves de éxito se debe fijar igualmente unos niveles de meta:

• Nivel mínimo: este nivel se encuentra entre lo satisfactorio y lo inaceptable, es el menor avance en cuanto a la meta final.

• Nivel  satisfactorio: es el segundo nivel  y es el que indica que se va por buen camino hacia la última meta.

• Nivel sobresaliente: es la máxima meta, la que por lo general se logra un tiempo prolongado, pero es la que cuando se logra genera más satisfacción.

La administración en una página consta de tres informes de una página, el libro nos indica que el primer informe es el de “enfoque”. Este informe precisamente se construye con base en lo que se ha expuesto anteriormente, es el informe que posee toda la información acerca de lo que se hace y lo que se quiere lograr, con sus metas y sus áreas de éxito, se debe actualizar y revisar constantemente para verificar el progreso de cada meta y por consiguiente de cada área de éxito, siempre tener presente en qué nivel de meta se encuentra actualmente, ya sea en el mínimo, el satisfactorio o el sobresaliente.

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