El departamento de compras

8. PUNTOS DE INTERÉS PARA EL EXAMEN.

Los hechos importantes que deben ser tomados en la Auditoría Externa a los Estados Financieros de la Corporación Ambato S.A, correspondiente al ejercicio económico del 2014, por ser considerados como areas criticas son:

DESCRIPCIÓN DE PROCESO DE COMPRAS

La necesidad de la compra se genera en el departamento de producción, para lo cual la persona que necesita el bien o servicio debe ingresar al sistema, la solicitud del pedido y la justificación en el formato establecido en el mismo, y lo dirige al departamento de compras, este lo imprime con la respectiva autorización y busca el proveedor.

El departamento de compras cuenta con una base de datos de proveedores por cada bien o servicio comprado y por empresas que se han presentado en los procesos de cotización para lo cual se invita a tres proveedores, la forma de escoger al proveedor está a cargo del departamento de compras quien compara los aspectos técnicos y el precio, si todos cumplen técnicamente, la decisión siempre será por el proveedor que ofrezca el mejor precio, los conceptos técnicos están a cargo de quien solicitó la compra, que consiste en verificar que lo que el proveedor ofrece cumple con las necesidades.

Una vez seleccionado el proveedor, el departamento de compras solicita autorización para la adquisición a Gerencia General.

Con la solicitud de Pedido, aprobadas por el Gerente, departamento de compras elabora “Orden de Compra” para el proveedor y para el Almacén quien es el que recibe el pedido y elabora “Entrada de Almacén” solicitando la aceptación de quien autorizó la compra por medio de la aceptación del pedido. Posteriormente contabilidad elabora Orden de Pago la cual debe ser autorizada en el sistema por parte de la Gerencia Financiera, y finalmente los documentos pasan a Contabilidad para el pago.

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