Objetivos del Departamento de Compras

Compras

La compra es aquella operación que involucra todo el proceso de ubicación de proveedor o fuentes de abastecimiento, adquisición de materiales a través de negociaciones de precio y condiciones de pago con el proveedor elegido y la recepción de las mercaderías correspondientes para controlar y garantizar el suministro de la adquisición

Compras es el conjunto de actividades a realizar en la empresa para satisfacer esa necesidad del mejor modo, es decir, al mínimo costo, con la calidad adecuada y en el momento oportuno.

Tipos de compras

Objetivos del Departamento de Compras

• Comprar los materiales para los propósitos buscados

• Tener los materiales disponibles en el tiempo que son requeridos.

• Asegurar la cantidad de materiales indispensables.

• Procurar materiales al precio mas bajo posible, compatible con la calidad y el servicio requerido.

• Controlar que la calidad de los materiales sea la requerida.

• Proveerse de más de una fuente, en previsión de cualquier emergencia que impida la entrega de un proveedor.

• Anticipar alteraciones en precios, por diferencias en las cotizaciones monetarias, inflación o escases.

• Hacer el seguimiento del flujo de las órdenes de compras coladas.

Relacion del departamento con otras áreas

Compras se relaciona intensamente con numerosos sectores importantes para el negocio, entre ellos con:

• Dirección General: fijación de políticas generales, procedimientos y análisis de los cambios del entorno.

• Producción: información sobre plazos de entrega, costo de los insumos, calidad disponible.

• Finanzas: fijación de las políticas financieras, requerimientos de fondo y presupuestos.

• Recepción y almacenes: administración en la logística de movimientos y coordinación de necesidades de espacio.

• Contabilidad: control de inventarios, costeo de materiales, y valorizaciones y provisiones de las compras.

Logica puede ayudar a optimizar el proceso de compras en su empresa.

PRODUCCIÓN:

En ocasiones hay un problema entre este departamento y el de compras.

El personal de producción está interesado en la producción de artículos y cumplir con los programas por lo cual prefiere contar con grandes cantidades de suministros en términos de inventarios, esto crea un problema ya que compras debe minimizar costos de ese inventario, los trabajadores de producción se acostumbran al uso de un material en especial y quieren que sea siempre el mismo y no debe ser cambiado pero compras debe vencer prejuicios al abastecer y tener opciones de abastecimiento y flexibilidad.

MERCADOTECNÍA:

Mercadotecnia es una actividad humana cuya finalidad es satisfacer las necesidades y deseos a través de un proceso de intercambio, planea un producto, fija precios, promueve y distribuye bienes y servicios que satisfagan al cliente.

INGENIERÍA:

Este departamento tiene como función diseñar los procesos de fabricación de producto, y realizar los cambios y modificaciones de los métodos de fabricación del producto.

Ellos indican cuales son los materiales que deben comprarse y da información importante como son las especificaciones, tolerancias, partes estandarizadas y otras características del material como son: resistencia, dureza, tensión, dimensiones etc.

El departamento de compras hace recomendaciones para la variación o cambio de diseño para lo cual requiere de una reunión entre los involucrados que son; Ingeniería, compras, calidad, y proveedores si dicho cambio es aceptado por todos los involucrados se lleva acabo, se pide ideas de cada uno de ellos.

CONTABILIDAD:

Contabilidad maneja el equilibrio de los gastos mediante el activo y el pasivo de la compañía estas cuentas son manejadas generalmente para efecto de pagos y adeudos mediante chequeos ya sea a proveedores y otros. Este departamento se encarga del papeleo interno para dar entrada a los inventarios en el estado de resultados, facturar y registra las operaciones financieras.

Contabilidad tiene otras tareas como son negociar con los proveedores alguna rebaja o descuentos, los artículos comprador por el departamento de compras están sujetos a la inspección en el área de adquisición.

DEPARTAMENTO LEGAL:

Puesto que todas las ordenes de compras son un contrato legal cada organización requiere de este departamento para revisar las cláusulas del contrato y protegerse, una vez que se ha revisado el contrato tales comprobaciones las hace un abogado y se puede usar la transacción mediante formas estándares impresas.

Si requiere de un contrato especial debe recurrir al departamento legal-jurídico para asesorarse.

Como el departamento de compras representa legalmente a la compañía puede requerir de firmas de varios departamentos como son: Finanzas, contabilidad, y departamento legal para autorizar la compra estas facetas de la ley tienen importancia en el departamento de compras ya que ellos determinan los precios.

RECIBO:

Este departamento es responsable de descargar los artículos que fueron comprados, revisarlos y trasladarlos al punto de uso, a las zonas de almacenamiento de la planta.

Este departamento revisará que el embarque esté completo, que el pedido corresponda a la orden de compra y a la descripción de los artículos. Si resulta dañada la mercancía, se reportará al área de adquisiciones para negociar con el proveedor la certificación del material o el pago de un seguro que cubra los daños, si está en buenas condiciones se paga la factura al proveedor.

La relación que tiene directa con otras áreas el departamento de compras por sus actividades son Almacén, producción, Tráfico y contabilidad.

Almacén: Es uno de los departamentos más importantes y de los que más están en comunicación con el departamento de compras puesto que sus compras son contantes y tienen que avisar como van o que se encuentra en inventario. Así como cual es la situación real de las materias primas. Además de ser el área donde se realizan las requisiciones y ponen en movimiento las compras para su debido resurtimiento y de esta manera estar en la mejor disposición de proveer oportunamente a producción.

Producción: En este departamento es donde compras debe tener todas las materias primas para que no se detenga el proceso de producción en el tiempo más corto con el mejor precio a la mejor calidad para así se forme una empresa competitiva.

Trafico: es el responsable de la recepción de los materiales que ingresan a la compañía y verificar que reúnan los requisitos mínimos requeridos

...