Compras, Objetivo

Esta tabla deberá ser actualizada por la Gerencia de Compras, acorde a las necesidades.

Objetivo 1:

Los proveedores deben autorizarse de acuerdo con los criterios de la gerencia.

Para ello se debe analizar en los proveedores lo siguiente:

• La capacidad corriente y potencial y disposición para proporcionar calidad y cantidad, entregas oportunas y servicio.

• Los precios de competencia considerando los precios unitarios, descuentos por volumen, costos de transporte y condiciones de crédito.

• Las restricciones legales

• Las políticas de la entidad acerca de las transacciones con personas vinculadas, conflicto de intereses, pagos delicados, etc.

Técnicas de Control :

1. Sólo se aprobarán los proveedores que ofrezcan descuentos por volumen

2. Claras exposiciones de criterios. Manual de Políticas y/o Procedimientos de Compras con normas claramente definidas. Ej:

3. Bases de datos. Lista de proveedores aprobados o archivo maestro de proveedores.

4. Procedimientos establecidos para añadir, cambiar o eliminar de las bases de datos.

5. Estos procedimientos deben incluir:

a.

b. Una descripción de los documentos que han de obtenerse o de crearse con respecto a, un proveedor potencial, y

c. Las pruebas o verificaciones que han de hacerse de los documentos e información

obtenida.

1. La integridad de los archivos debe protegerse con técnicas tales como:

2. Especificar que los cambios deben aprobarse por escrito por ejecutivos o empleados supervisores especificados.

3. Formas prenumeradas estándar con campos de claves precodificadas para documentar los cambios, controles físicos sobre el acceso a las formas y conciliación de las usadas con una tabulación de los cambios realmente efectuados

4. Revisión y aprobación de informes de cambios y después de cada actualización a las bases de datos por cambios de nombre y dirección.

5. Balanceo y conciliación periódicos del número de nombres, en los archivos por una persona que no tenga responsabilidades de iniciar o procesar cambios o por un grupo de control de datos.

6. Pruebas periódicas de auditoría interna de los archivos.

7. Revisión periódica de las gráficas de la actividad del acceso en línea como ayuda para determinar la corrección de los cambios a los archivos maestros.

8. Conciliación de los controles de totales de comprobación sobre los números de los proveedores en archivo maestro.

9. Limitación del acceso a la base de datos mediante el sistema de administración de base de datos, contraseñas o controles físicos sobre terminales.

10. Dígitos de verificación sobre los números de proveedores para el mantenimiento del archivo maestro.

Objetivo 2:

Los tipos, cantidades estimadas, precios y condiciones de la mercancía y servicios debe autorizarse de acuerdo a los criterios de la gerencia.

Para ello se debe:

• Especificar tipo de mercancías y servicios que han de comprarse, incluso los estándares de calidad.

• Aplicar métodos para establecer las cantidades que se comprarán

Puntos para ordenar de nuevo

Cantidades para la orden más económica

Plan aprobado de materiales que se necesitan

Presupuesto de gastos capitalizables

• Establecer precios que han de pagarse

El postor más bajo

Precio contractual

Lista de precios de proveedores

• Determinar condiciones aceptables

Fletes

Descuentos

Tiempo mínimo para preparación de entregas

Técnicas de Control :

1. Sólo se ordenarán los materiales que aparezcan en la relación de materiales. Otras órdenes deben ser aprobadas por el Jefe de Compras.

2. Las cantidades de materiales que se ordenen no deben producir inventarios que excedan los niveles establecidos.

3. Se ordenarán materiales sólo si están especificados en el plan aprobado de materiales que se necesitan.

4. Todos los desembolsos capitalizables que excedan de un importe determinado deben ser aprobados por el Directorio.

5. La calidad de la mercancía ordenada debe cumplir las especificaciones de ingeniería expresadas.

6. Las bases de datos de precios y condiciones de proveedores deben ser aprobados.

7. Archivo maestro de inventario en almacenes con puntos para ordenar de nuevo, cantidades para la orden más económica, plan de materiales que se necesitan.

8. Procedimientos establecidos para añadir, cambiar, eliminar precios de la base de datos.

9. Conciliación de los controles de totales de comprobación sobre los precios de los proveedores en el archivo maestro.

10. Comparaciones periódicas de los precios de proveedores publicados con el archivo maestro de precios.

11. Revisión periódica de los archivos maestros por personal supervisor apropiado.

12. Exposiciones escritas de especificaciones aceptables de ingeniería y de calidades.

13. Procedimientos documentados y forzosos para revisar y aprobar los contratos a largo plazo de ministros antes de su formalización.

14. Comparación periódica de los precios pagados a un proveedor con los precios de mercado o con los precios pagados a otros proveedores por mercancías y servicios semejantes.

15. Departamento de compras centralizado para controlar la emisión de todas las órdenes a los proveedores por mercancías o servicios.

Objetivo 3:

Los ajustes a los desembolsos de efectivo, cuentas de proveedores y distribuciones de cuentas deben autorizarse de acuerdo a los criterios de la gerencia.

Para ello se debe:

• Controlar el efectivo recibido de proveedores

• Controlar las Devoluciones de mercancía a proveedores

• Efectuar compensaciones de cuentas a pagar contra cuentas a cobrar

• Controlar Notas de débito y de crédito (Rebajas por volúmenes de compras, etc)

• Mantener acuerdos de renegociación de precios

• Efectuar liquidaciones de partidas en disputa.

• Mantener pagos parciales

• Mantener pagos especiales

• Mantener cheques anulados con orden de no pago, devueltos y emitidos de nuevo.

• Efectuar Reclasificaciones de cantidades distribuídas

Reclasificación de una cuenta de gastos a una cuenta de inventario u otro activo

Reclasificación de un pago

Técnicas de control :

1. Exposición clara de criterios y políticas incluso políticas respecto a devolución de mercancías, pagos parciales, liquidaciones de partidas en disputa, toma de descuentos por pronto pago, etc.Ej:

2. Se tomarán descuentos por pronto pago sobre todas las facturas pagadas dentro de un

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