Concepto y objetivo de la administración de las compras.

1.1 Concepto y objetivo de la administración de las compras.

A la compra se le define de la siguiente manera: adquirir bienes y servicios de la calidad adecuada, en el momento y a los precios adecuados y del proveedor más apropiado.

Dentro del concepto de empresa moderna las compras se deben manejar por un departamento especializado que debe formar parte de la propia organización de la propia compañía.

Objetivos:

Los objetivos fundamentales de toda compra pueden resumirse del siguiente modo:

 Mantener la continuidad de abastecimiento.

 Hacerlo con la inversión mínima en existencia.

 Evitar duplicidades, desperdicios e inutilización de los materiales.

 Mantener los niveles de calidad en los materiales, basándose en lo adecuado de los mismos para el uso a que se destinan.

 Procurar materiales al precio más bajo posible compatible con la calidad y el servicio requeridos.

 Mantener la posición competitiva de la empresa y conservar el nivel de sus beneficios en lo que a costos de material se refiere.

http://ensayosgratis.com/imprimir/Concepto-Y-Objetivo-De-La/35667.html

1.1.1 Características del área de compras.

El departamento de compras es fuente de gran apoyo para la elaboración de planes dentro de la organización, ya sea el lanzamiento de un nuevo producto, la producción mensual o la implantación de normas. Esto debido a su estrecha relación con el mercado, normas de fabricación y con los comerciantes de las grandes industrias. En la época moderna los empresarios no pueden darse el lujo de descuidar su departamento de compras, ya que, “El bienestar de una compañía depende de la rotación de sus inventarios y de la mejor forma de utilización de su capital”.

Los gastos que se deriven de la creación de un puesto de comprador siempre serán rentables, sobretodo cuando el dueño o director de una empresa no tiene tiempo suficiente para atender dicha función. Pero, es importante que las funciones de compras y pago de facturas no sean realizadas por la misma persona para evitar situaciones problemáticas.

En la época moderna, es necesario comprender claramente los objetivos y principios básicos de lo que llamamos la función de compras.

Actualmente las organizaciones públicas o privadas, ya sean industriales, comerciales o de servicio, desembolsan grandes cantidades de dinero en la compra de materiales y servicios, y el éxito que éstas obtienen es logrado en gran parte gracias a su departamento de compras, el cual se encarga de seleccionar los mejores proveedores y establecer con ellos una estrecha relación, además de preparar y adecuar las especificaciones de los materiales, solicitarlos a tiempo, elaborar contratos u órdenes de compra para evitar posibles problemas jurídicos, así como también; verificar el recibo de los materiales, solucionar diferencias con los proveedores, vigilar que se efectúen los pagos de las facturas, y estar al pendiente de cualquier detalle por mínimo que parezca, dándole solución inmediata y evitar con ello posibles retrasos o errores en la producción, que pongan en riesgo la estabilidad de la empresa.

Dentro de las funciones del departamento de compras está, el mantener informado al solicitante de los materiales (cliente interno), respecto al curso del proceso de adquisición del material o servicio solicitado, con la finalidad de poder tomar las acciones necesarias en caso de algún retraso o desvío. En caso de existir éste, compras podrá comprar algún contra tipo del material, sin necesidad de avisar al solicitante.

La función de compras es muy importante y para ello es necesario que todos los requerimientos contengan la descripción exacta del material o servicio que se requiere.

La función del departamento de compras no se limita a compras nacionales, también, su personal debe tener conocimientos acerca de compras internacionales, ya sea de importación o de exportación. Al realizar este tipo de funciones, el departamento de compras se enfrenta a varios problemas potenciales que pueden ser:

1. De aspecto legal

2. Estándares de calidad

3. Tiempos de entrega e inventarios

4. De comunicación

También se deberá tener especial cuidado en la negociación de las condiciones de pago, ya que por ser proveedores muy lejanos, se deberán tomar en cuenta el pago de fletes, tanto extranjeros como nacionales, impuestos y gastos aduanales, etc.

Las funciones del departamento de compras según Joaquín Rodríguez Valencia son las siguientes:

1. Localizar, seleccionar y establecer fuentes de abastecimiento de materias Primas, suministros y servicios a la empresa.

2. Entrevistar a los proveedores o sus representantes.

3. Cotizar los precios, calidad y transporte.

4. Negociar condiciones de entrega, pago, tratos necesarios en caso de rechazo y ajustes.

5. Vender los deshechos, sobrantes y artículos de desuso.

6. Recepción, guarda y almacenaje.

7. Efectuar la clasificación de los recursos materiales.

8. Realizar el control de existencias.

Lo anterior quizás pueda llevarse a cabo en las pequeñas empresas, pero en las medianas y grandes, como ya dijimos antes, es necesario la creación de un departamento de compras con personal capacitado y especializado en funciones especificas, siempre con el propósito de lograr los mejores resultados en cuanto a la adquisición de materiales y servicios requeridos a un precio óptimo, de la calidad necesaria y en el tiempo acorde con las necesidades de la empresa, para finalmente contribuir a la obtención de utilidades, que es la finalidad para la cual la mayoría de las empresas han sido creadas.

www.itescam.edu.mx/principal/sylabus/fpdb/recursos/r71948.DOC

1.1.2 Objetivos del área de compras

Todos sabemos que el objetivo de la compra es conseguir la mejor relación calidad precio para que la empresa obtenga el máximo posible a cambio de su dinero.

Existen varios factores, a veces contradictorios entre sí, que se deben valorar al tomar decisiones de compra. La calidad de los materiales y de los servicios que proporcionan los proveedores se debe sopesar a la luz de los costes de los productos. Dichos costes no sólo incluyen el precio de compra del producto, sino también todos los costes adicionales de poner la comida en el plato, desde el desperdicio o la merma de la que hablaremos en próximos post hasta el coste de la mano de obra necesaria para recibir, almacenar, distribuir, preparar y servir la comida. Por otra parte, los factores a valorar en los servicios de los proveedores van desde la fiabilidad y uniformidad hasta los sistemas de entrega. A

...