Concepto y objetivos de la administración de compras

1.1 Concepto y objetivos de la administración de compras.

1.1.1 Organigrama.

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1.1.2 Objetivos del área de compras generales y específicos.

Las compras tienen como objetivos, en primer término:

• Manejar y controlar el flujo de dinero de la mejor manera posible, debido a que las compras representan una inversión.

• Servir eficazmente en el aprovisionamiento de materias primas y artículos indispensables para la fabricación y comercialización de productos y servicios, para mantener a la empresa en operación competitiva; es decir, interpretar de manera eficiente las metas de la empresa.

Pero, además, y sin descuidarlos, tiene otros propósitos:

• Mantener continuo el abastecimiento de materias primas al departamento de producción.

• Realizar con una inversión mínima las compras para la existencia de materiales, y que además sea compatible con la seguridad y el beneficio económico.

• Evitar desperdicios de las materias primas.

• Adquirir materias primas a los precios más bajos posibles, y con la calidad requerida.

• Mantener en posición competitiva a la empresa en lo que se refiere a costos de materiales.

Por otra parte, el objetivo ideal de las empresas que se dedican a la comercialización de productos terminados seria comprarlos y desplazarlos en periodos similares a los plazos de pago, para evitar aumentos en el costo financiero; es decir, evitar excedentes en los inventarios al operar al ritmo de las ventas.

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1.1.3 Funciones del área de compras.

La función de este departamento es de suma importancia, casi estratégica, y su ejercicio eficaz constituye una parte vital para el éxito comercial de las empresas.

En las organizaciones industriales, comerciales o de servicios, es práctica común organizar la función de compras en un departamento especializado que depende, la mayoría de las veces, en la dirección general.

Cabe señalar que un sistema de compras se compone de las funciones que a continuación se listan y siguen una secuencia lógica:

1.Adquisiciones.

• Precio.

• Calidad

• Cantidad

• Condiciones de entrega

• Condiciones de pago

• Servicios posventa

2. Guarda y almacenaje.

• Recepción

• Verificación en cuanto a dimensión, peso y medida.

• Clasificación

• Inventario

3. Proveer a producción.

• Tipo o clase de material

• Cantidad

• Dimensiones, peso y medida

Por otra parte, las adquisiciones son una práctica comercial que depende de diversas circunstancias:

1. Fuente de aprovisionamiento.

• En el país

• En el extranjero

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2. Clase y costo de transporte.

• Terrestres

• Marítimos

• Aéreos

3. Condiciones y cotizaciones de los mercados.

Procedencia agrícola: Depende de las cosechas, abundantes o escasas de la misma y de su existencia, que determinan la oferta y la demanda.

Si son de extracción minera: Las cotizaciones pueden fluctuar según la zona de explotación, las clases de los materiales y el costo de la mano de obra.

Si procede de otras industrias: Los precios pueden depender de su grado de transformación, de la oferta y la demanda de los productos, atendiendo principalmente a su calidad y existencias, así como a las circunstancias referidas en los dos incisos anteriores.

Es oportuno mencionar que entre los aspectos esenciales a considerar en las compras está el análisis de valor, directamente relacionado con el precio, en cuyo caso el comprador debe analizar también las características técnicas de los materiales conjuntamente con el precio de compra.

Dicho en otras palabras, el análisis de valor es una investigación o revisión integral de las materias primas o materiales comprados.

Lawrence D. Miles, quien acuño el termino análisis de valor, lo define como: “Un enfoque ordenado y creativo que tiene como objetivo la identificación, de una manera eficiente, de los costos innecesarios; o sea de aquel costo que no aporta calidad, utilidad, vida, apariencia, ni ventajas para el cliente”.

Por ejemplo, el tamaño de los materiales, el empaque de los mismos, las modificaciones en los tiempos de entrega, la apariencia de los mismos, no alteran la calidad ni proporcionan ventajas para el cliente, que en este caso es el departamento de compras.

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1.1.4 La descripción y análisis del puesto.

DESCRIPCION DE PUESTOS: Muestra la relación de la tareas, obligaciones y responsabilidades del puesto.

ANALISIS DE PUESTOS: El análisis de puestos pretender estudiar y determinar los requisitos, responsabilidades y condiciones que el puesto exige para su adecuado desempeño. Por medio del análisis los puestos posteriormente se valoran y se clasifican para efectos de comparación.

FATORES DE ANALISIS: Los factores de análisis funcionan como puntos de referencia que permiten estudiar de manera objetiva una gran cantidad de puestos. Constituyen verdaderos instrumentos de medición de acuerdo a la naturaleza de los puestos que existen en la entidad. Los factores son:

• Requisitos intelectuales

• Requisitos físicos

• Responsabilidades adquiridas

• Condiciones de trabajo.

En la descripción de puesto se debe de ser muy cuidadoso y especifico de las actividades a realizar, ya que el propósito de las descripciones de puesto es definir específicamente al empleado que es justamente su puesto.

A Continuación tendremos un ejemplo de Descripción de puesto del Depto. De Compras que es efectiva en una compañía.

Título: Director de Compras

Función básica:

Responsable ante el vicepresidente ejecutivo por la dirección de la actividad de compras de la compañía, de acuerdo con las políticas generales establecidas.

Objetivo básico:

Conseguir los requerimientos de materias primas, piezas, equipo y suministros de operación de la compañía, al costo más bajo posible compatible con las normas aceptadas de calidad y servicio.

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Deberes y responsabilidades principales:

• Políticas y programas

• Presentar recomendaciones al vicepresidente ejecutivo en cuanto a las políticas de compras y programas de acuerdo con su pronóstico económico y tendencias de

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