Guia De Acta

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN E INSCRIPCIÓN DE ACTAS DE SOCIEDADES COMERCIALES

Las actas son un texto por medio del cual se formalizan las decisiones de máximos órganos sociales u órganos colegiados; (Junta de Socios, Asamblea General, Junta Directiva etc.) y estas dan prueba de todos hechos acaecidos en la reunión y además se deja constancia de todas las decisiones adoptadas en la misma.

De acuerdo a lo establecido en el artículo 189 del código de comercio, “las decisiones de la junta de socios o de asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos para cada caso (…)”

REQUISITOS DE LAS ACTAS

Se podrá remitir en texto completo del acta o el extracto de la misma, siempre y cuando se cumpla con los siguientes requisitos:

1. Generales

1. Nombre completo de la sociedad

2. Nombre del órgano social que se reúne (ej. junta de socios, asamblea de accionistas, junta directiva, consejo de administración etc.)

3. Tipo de reunión (ordinaria o extraordinaria).

4. Número del acta.

5. Domicilio (ciudad), lugar, fecha y hora de la reunión.

2. Convocatoria

En el acta se deberá dejar constancia de la información correspondiente de convocatoria para la reunión, convocatoria que deberá realizarse de acuerdo a lo determinado en los estatutos en cuanto a quien convoca, de qué forma y con qué antelación. Si en los estatutos de la sociedad no hay cláusulas al respecto o no son completas, la convocatoria deberá efectuarse de conformidad con la ley (Artículo 182 y 424 del Código de Comercio).

Se deberá indicar lo siguiente en el acta:

• ¿Quién realizó la convocatoria? Se debe mencionar la persona u órgano que realizó la convocatoria.

• Medio utilizado para realizar la convocatoria. Es la forma prevista en los estatutos para notificar o citar a los asociados.

• Antelación. Se debe informar con cuántos días hábiles o comunes de anticipación se citó a la reunión, o la fecha en la que se realizó la citación a la reunión. Para calcular los días, no debe contarse el día de la citación a la reunión, ni el día dispuesto para su realización.

Los requisitos mencionados anteriormente, no necesitan ser agotados en el acta cuando se halle presente la totalidad de los socios, accionistas o de los miembros de junta, es decir el 100%, o que se trate de reuniones por derecho propio, de lo cual se debe dejar constancia en el acta.

3. Quórum

Es el mínimo de socios, accionistas o miembros de junta directiva que asistieron o que se hicieron representar, con los cuales se puede deliberar y decidir válidamente. Si concurren a través de apoderado, se expresará el nombre de éste, y si el socio, accionista es una persona jurídica o un incapaz, se indicará en qué calidad actúa su representante.

Si se trata de una sociedad de personas (Sociedad colectiva, Sociedad limitada, Sociedad

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