INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN.

UNIVERSIDAD GALILEO[pic 1]

APA1

AGUIRRE MANZO, SERGIO RIGOBERTO

DEANIRA MAGALI RODAS GOMEZ

CARNET: 15004196

1ER. TRIMESTRE 2015  

TAREA 2[pic 2]

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN

1. Un análisis de estos problemas y proponga una solución considerando las características de la información, esto con el objeto de evitar errores en la toma de decisiones en el departamento de ventas.

 
Debe existir una comunicación eficaz del jefe del departamento con sus superiores del problema presentado para la toma de decisiones oportunas y urgentes y también informar a los subalternos las decisiones tomadas sin crear pánico en los empleados por la incertidumbre que esta pueda ocasionar.

El departamento de ventas debe estar muy bien estructurado, no debe permitir falta de comunicación, debe existir una adecuada comunicación y la aplicación de la sistematización adecuada para la generación de un margen productivo y funcionamiento correcto en de una del departamento de ventas y toda la organización.

Considerando las características todo informe debe ser exacto, que contenga un detalle de que productos son los que están presentando códigos erróneos, cual es el motivo de cálculos inexactos, es decir, ver las bases de datos y formulaciones en cálculos, medir los tiempos oportunos para evitar el atraso de los procesos de datos, establecer procedimientos y políticas para romper con la impuntualidad de información, hacer un estudio de cada persona que tiene acceso a la información determinando que persona deben poseer determinados acceso; no olvidarse que la confidencialidad es importante y debe ponerse llaves de accesos a informaciones que solo debe manejarse a nivel gerencial, considerando que el departamento de ventas es muy importante para medir la productividad de la empresa.

En la empresa que trabajo (holandesa) si existen todas las características aquí mencionadas, mi puesto es ser Control Interno y veo cada proceso de información.

Más sin embargo es importante que cada asociado o empleado tenga la responsabilidad del cumplimiento de la visión de la empresa, la misión, los objetivos, cumplir con los procesos y metas, todo esto es medido mensualmente, se tienen reuniones mensuales de avances de ventas, margen productivo, se ven áreas deficientes proponiendo remediaciones de hallazgos encontrados, se responsabiliza al persona de una correcta optimización de los tiempos, ser eficientes y eficaces.

Toda información es transmitida por gerentes a empleados.

1. Proponga una forma de cómo proteger la información en el departamento de ventas.

• Debe protegerse la información de toda la organización y en este caso específico en ventas porque se ha detectado que hay un fácil acceso a la información.
• Debe monitorearse desde el acceso del personal que ingresa a la organización empezando desde la garita en donde debe identificarse y llevar un registro de personas que han entrado a la organización.
• Debe protegerse la información a través de sistema adecuado con el debido control al acceso a los sistemas de información ya sea computarizados o archivos.
• Para proteger la información debe existir una política y procedimientos que regulen las actividades, el correcto acceso y funcionalidad de los sistemas.
• Hay que tratar de evitar los archivos en papel he ir sistematizando los procesos de reguardo de información en departamento de ventas.
• Debe existir una comunicación responsable de las personas encargadas del resguardo de los sistemas con el personal de ventas a través de formularios autorizados por solicitud de accesos a información como costos, inventarios que afectan las ventas, cada empleado deben ser un especialistas en el tema que es responsable.
• Debe existir un contrato de confidencialidad, responsabilidad y compromiso por la información que manejara en sus labores.
• Debe existir póliza de seguros de la información, proteger al departamento de ventas con sus herramientas hardware, software, toda documentación y a su personal administrativo y operativo.

1. Realice un análisis y proponga que tipos de sistemas de información, permitirían mejorar el manejo de la información, comunicación y elevar la productividad del departamento de ventas.

 

Para este caso específico debe manejarse el tipo “Sistema de procesamiento de transacciones” TPS , porque este administra las actividades rutinarias de la organización para llevar un mejor control no solo en ventas sino en inventarios, provee medio para almacenamiento y recuperación de grandes volúmenes, apoyan las operaciones de información empresarial o de inteligencia empresaria.

 En la empresa donde laboro se utiliza el sistema Oracle que genera información en reportes, registros contables, datos estadísticos en ventas, margen de productividad, costos, inventarios, pero actualmente están trabajando en la implementación del sistema SAP que tiene mayor capacidad en almacenamiento y mejora en generación de reportes. Con este sistema se optimizara el procesamiento de datos y se mejorara la atención al cliente. La productividad es el fin de toda empresa y con un sistema adecuado lograra ir avanzando hacia este objetivo.

TAREA 3

MANUALES ADMINISTRATIVOS Y EQUIPAMINETO

Los manuales administrativos son herramientas esenciales en la sistematización, asimismo los equipos en las organizaciones apoyan en gran manera la automatización de procesos.

Elabore el procedimiento de ingreso de empleados a sus labores de trabajo.

Nombre del procedimiento: INGRESO DE EMPLEADOS A SUS LABORES DE TRABAJO

1 Política Las instalaciones deben ser protegidas, para evitar el ingreso de armas de fuego o personal ajeno a la compañía. También el ingreso puntual a laborar de los colaboradores

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