PRINCIPIO DEPOSITOS DE ARCHIVO

• Principio de independencia

La independencia no es sólo orgánica, funcional o de responsabilidades; en el local de archivo no deben estar otras oficinas o dependencias. Las características de este principio ponen de relieve la importancia de quien se hace cargo del archivo.

En la medida en que se centralice el manejo de la documentación, crece la importancia y la responsabilidad del archivo. Ello asegura el control, la integridad y la seguridad de la documentación que se custodia.

• Principio de amplitud

Se proyecta un depósito lo suficientemente amplio, no sólo para custodiar la documentación que ya se tiene al momento de la instalación del nuevo archivo, sino además con una capacidad de recepción para 20 o 25 años. La adecuada planificación en la edificación de un archivo, evitará improvisar depósitos adicionales y traslados de documentos que implican riesgo para la integridad de los archivo.

• Principio de seguridad

Es un factor de "conservación preventiva". Un depósito de archivo seguro es aquel que está ubicado en el lugar más óptimo para la conservación de su masa documental: un sitio exclusivo, aislado de la acción de agentes físico-químicos.

La seguridad del depósito en gran medida depende de la calidad de su diseño y construcción, del prudente manejo y mantenimiento de instalaciones eléctricas e hidráulicas y de la señalización y avisos de prevención

• Principio de funcionalidad

Cumple la función administrativa de conservar la Memoria Institucional. La ubicación funcional de un archivo permite el fácil acceso de sus usuarios, evitando largos y dispendiosos desplazamientos.

Este principio tiene relación directa con la óptima distribución y aprovechamiento de los espacios físicos para las áreas técnicas, de depósitos, administrativas y de servicio del

archivo. Por lo tanto el lugar de archivadores funcional en la medida en que se puedan aplicar los principios administrativos de la Eficiencia, la Eficacia, la Economía y la Equidad.

• Principio de dignidad

La aplicación de este principio sólo es posible tras un proceso de sensibilización dirigido a las Directivas de la institución, en el cual se les haga ver lo importante que es tener un local dotado para la conservación de la Memoria Institucional, base fundamental en la toma de decisiones.

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