Pasos para organizar un evento

UNIVERSIDAD AUTONOMA DE NUEVO LEON[pic 1][pic 2]

FACULTAD DE CIENCIAS DE LA COMUNICACIÓN

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

M.C. José Díaz Montalvo  

EVICENCIA

“PASOS PARA LLEVAR A CABO UN EVENTO”

Alumno:

Alexis Samuel de la Rosa Pérez- 1685160

                                         Monterrey N.L a 20 de septiembre de 2017      

PASOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO

     Principalmente, para la elaboración de un evento se deben tomar diversos pasos importantes, ya que si no se toman en cuenta puede resultar un evento mal planificado, y esto conlleva a una mala reputación hacia la agencia, organización o comité quienes planean el evento especifico. De lo contrario si se emplean los siguientes pasos el evento no solo será exitoso sino además traerá grandes beneficios y la obtención de mayor porcentaje de clientes.    

     Los principales pasos para la buena organización de un evento son los siguientes:

• DEFINIR LOS OBJETIVOS GENERALES Y ESPECÍFICOS DEL EVENTO:

      Determinar que se quiere alcanzar con la organización del evento.  ¿Qué se quiere obtener con este evento?, ¿Para qué público va dirigido el evento?, dependiendo a lo que se quiere llegar, es el resultado que se obtendrá. Es decir, la finalidad con la que se quiere llegar, puede que el evento este planificado con el fin; financiero, político, social y personal, etc. Si se tiene clara la menta del evento será un éxito.

• ELLECIÓN DE LA TEMÁTICA PARA EL EVENTO

¿Qué nombre se propone para el evento?

     Al elegir el nombre del evento se debe considerar el contexto del mismo para determinar su tipo, bien sea un congreso, un seminario, un simposio u otro. Tal nombre debe ser corto y llamativo, pero sobre todo debe adecuarse al propósito que se busca con la realización del evento.

• SELECCIÓN DE LA FECHA

Para la selección de la fecha del evento se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Si hay suficiente margen de tiempo para la organización requerida

• Evitar que coincida con la fecha de una actividad similar o dirigida al mismo tipo de público
• Asegurarse de que no haya conflicto con las fechas de celebraciones religiosas, fiestas nacionales o regionales.

• NOMBRAR EL COMITÉ ORGANIZADOR

Sus miembros son los responsables de la planeación del evento, su número varía de acuerdo con la magnitud del evento y demás condiciones específicas del mismo:

Coordinador General

• Responsable del desarrollo del evento.
• Supervisa las labores de las comisiones.
• Enlace con la máxima autoridad de la institución responsable del evento.

Comisiones de trabajo

• Equipos de personas que colaboran en la organización del evento sistemáticamente.

Por ejemplo: Coordinación técnica, de administración, comercialización y difusión, de operación, de información y relaciones públicas, de finanzas y de exposiciones.

• FUENTES DE INGRESO Y FINANCIAMIENTO

     Se debe incluir todos los posibles gastos, los ingresos, los patrocinadores e incluso los gastos supeditados. Si no se realiza un presupuesto, terminará con una gran cantidad de facturas sin pagar, una billetera vacía y sin tener idea de lo que sucedió.

• DETERMINACIÓN DEL NÚMERO DE PARTICIPANTES DEL EVENTO

• Expositores o ponentes:

• Participantes

• Acompañantes

• Delegados

• Invitados especiales

• SELECCIONAR LA SEDE

Ciudad sede.

Es la instalación especifica en donde se realizará el evento:

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