Planificacion Archivistica

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN

CORO – ESTADO FALCÓN

Santa Ana de Coro, Julio de 2013

PLANIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA Y SUS ELEMENTOS

Las actividades de un archivo deben ser diseñadas para anticiparnos a problemas que puedan poner en riesgo la estabilidad laboral del mismo, previendo de ser posible en su totalidad los errores. Las actividades a planear en un archivo dependerá de su clase, trámite, concentración o histórico, en cualquier caso la finalidad de la planeación archivística en su conjunto, será el establecimiento de un sistema integral de archivo. Se deben considerar en una planeación elementos como: “Propósitos, Estrategias, Políticas, Procedimientos, Reglas y Programas”. En este orden de ideas, algunas de las actividades que pueden ser sujetas al procesos de planeación archivística serían, en el caso del archivo de trámite; la recepción, gestión, clasificación, glosa, expedientación, catalogación, ordenación, préstamos, y transferencia primaria, en el caso de archivo de concentración; recepción de transferencia primaria, clasificación, ordenación, integración, disposición, consulta, resguardo precaucionar, valoración, depuración, transferencia secundaria. Entre otros y para el archivo histórico de los procesos de recepción de transferencia secundaria, ordenación topográfica, conservación, restauración, consultas, difusión, etc., no obstante la cantidad de procesos archivísticos realizados en un archivo con independencia de su tipo, son susceptibles de ser planeadas en determinado tiempo de acuerdo con la complejidad de cada proceso. De igual forma, la ordenación, ya que esta responde a otro principio archivístico, el principio de respeto al orden original, es por eso que desde la génesis del expediente se debe de planificar, esto se realizará determinando tanto la cantidad de documentos generados por la institución como el tipo documental que genera, igualmente se considerarán elementos internos del documento (fecha, forma, nombres, asunto, etc.), determinando un sistema de ordenación ya sea, numérico,(número simple, numero compuesto, cronológico, topográfico, decimal) alfabético (onomástico, asuntos o materias, geográfico), convencional (cromático), todo con base a las necesidades de la institución, cabe mencionar que determinada la ordenación será adoptada con independencia de cada serie documental. En este sentido, la ubicación topográfica juega un papel importante a planear, pues aquí se deben de considerar los espacios, esto se deberá realizar en

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