Primera entrega trabajo grupal ANÁLISIS DE CASOS OFICINA JURIDICA

Estudio de Caso

        Marzo 2017

Politécnico Grancolombiano.

Postgrados

Habilidades Gerenciales

Abstract

Se estudian dos casos donde se presentan situaciones donde tenemos diferentes tipos de liderazgo, y se presenta una estrategia donde se muestra las habilidades gerenciales que tendríamos como equipo dentro de una organización, se muestra la importancia que tiene ser un buen líder y la capacidad de afrontar los cambios y análisis de las diferentes situaciones que ocurren en el día a día dentro de una empresa.

Tabla de Contenidos

1 La Oficina Jurídica.        1

1.1        Los 5 problemas que se presentan en este caso son:        1

1.2  Como solución a estos problemas podemos decir:        3

1.3        Diagrama de Ishikawa caso oficina jurídica        6

1.4 Conclusiones        7

2        Caso William Guillermo        8

2.1 ¿Qué estilo de liderazgo está aplicando William Guillermo con su equipo de trabajo?        8

2.2 Qué estilo está aplicando el Gerente de Producción con William Guillermo?        8

2.3 Teniendo en cuenta las dos líneas de subordinación, a saber, el gerente hacia William Guillermo y la de William Guillermo con su equipo ¿cuál sería el estilo de liderazgo más eficaz en cada una de ellas, desde la perspectiva del liderazgo situacional?        9

2.4 ¿Si usted fuera el gerente de producción cómo procedería?        9

2.5        ¿Si usted fuera William Guillermo cómo procedería?        10

3 Lista de referencias        13

Lista de figuras

Figura 1. Diagrama de Ishikawa Caso oficina Jurídica        7

1 La Oficina Jurídica.

Se encuentra una problemática en la cual se evidencia que hay muchas reuniones y diferentes situaciones que están generando que la organización no tenga un buen nivel de productividad. Dentro de la situación se exponen los diferentes análisis que se realizan de cada causa y su respectivo problema.

1. Los 5 problemas que se presentan en este caso son:

• Falta de planificación
• Descoordinación entre los miembros del equipo
• Orden del día o cronograma enviado tarde o sobre el tiempo.
• Reuniones largas y sin foco.
• Distracción de los participantes.

A cada ladrón de tiempo se le debe dar su respectiva solución, ““Somos dueños de nuestra productividad en la misma medida en que somos dueños de nuestro tiempo y existen una serie de técnicas que pueden ayudarnos.” (Mancini, 2003. Pag 2).

De acuerdo a la investigación y lecturas que hemos realizado en las primeras dos semanas, sobre la gestión de tiempo y la definición del liderazgo nos enseña la importancia de ser un líder diferente, es decir con un rol de enseñanza y guía hacia los demás; por otra parte, el tiempo es fundamental para planear y organizar todas las actividades que vayamos a ejecutar y así no tener inconvenientes con nuestra salud y con los contratiempos.

Analizando cada ítem es necesario tener una buena organización para el aprovechamiento de las reuniones pues sabemos que gerentes, directivos, ejecutivos, subalternos entre otros tienen su tiempo medido, para esto se hace estrictamente necesario identificar el tipo de reunión que vamos a tener ya que según Ander Egg (2002) “Hay reuniones de grupos pequeños (3 a 9 personas aproximadamente), reuniones de grupos medianos (10 a 20 personas) y reuniones de grupos grandes (20 a 40 personas)”(p.16), identificado este aspecto podremos comenzar a dibujar un mapa mental donde analicemos las diferentes variables de acuerdo al número de asistentes y de esa manera condensar la información necesaria para poderla llevarla a cabo la reunión, generando impactos positivos con respecto a la productividad de la misma, es decir que teniendo claros los puntos a tratar se puede plasmar una orden del día clara y concisa donde todos los participantes tengan un orientación con respecto a su papel en la misma, adicionalmente se hace muy necesario contar con un lugar cómodo y con la infraestructura necesaria para convocar los asistente, adicionalmente consideramos que de cierta manera no se debe caer en lo que algunos autores consideran la “reunionitis” (Ander Egg, 2002, p.19) dado que esto generar mucho malestar entre los participantes, “No es extraño, entonces, que haya gente que rehúya, o al menos no tenga mucho entusiasmo por participar en reuniones” (Ander Egg, 2002, p.19).

Es de vital importancia que las cabezas líderes, jefes, gerentes hagan parte de la reunión y además según afirma Maxwell J. C. (1996) “Un líder sabio (…) preparará una agenda de reuniones para impulsar el proceso”(p.52), es decir que cada uno de los lideres debe mostrar el ejemplo a seguir para sus subordinados, de lo contrario esta perderá fiabilidad de su contenido, y así mismo los asistentes perderán todo interés y se prestara para cumplir únicamente con cumplir con la obligación de asistir y los expositores quedaran a merced de tiempos que no se aprovecharan, pueden ser tiempos muertos que desgastaran el trabajo en equipo. Se han puesto a pensar ustedes si en una reunión como en nuestro caso de la oficina que se tarda 4 horas, si son 25 asistentes y de esta podemos concluir que no es productiva laboralmente, estamos perdiendo 100 horas, lo que corresponde a 2 semanas laborales de un colaborador. Por ende, es importante hacer un alto en el camino en la empresa de consultoría jurídica, ¿con estas reuniones cuantas asesorías y servicios se han dejado de realizar o concretar?, debemos interiorizar este tipo de preguntas y comenzar a hacer cuentas, ya que se están perdiendo oportunidades de negocios y recursos que traducido a un idioma más simple seria dinero, quiere decir que estamos tirando a la basura el dinero de la organización por sentarnos a ver pasar el tiempo en una de tantas reuniones a las cuales nos citan y de las que no se genera ningún tipo de aporte positivo a la organización, para poder llegar a tener reuniones de carácter efectivo es necesario según Ander Egg (2002) “(…) si al final de la misma no se precisan algunas cuestiones muy concretas (…) ¿Cuáles son los acuerdos y decisiones que se han tomado?(…) ¿Cuáles son los pasos, actividades y tareas que hay que realizar para cumplir con los acuerdos y llevar a cabo las decisiones tomadas?”(p.109) dados estos dos cuestionamientos podremos establecer que nuestra reunión ha comenzado a dar frutos aunque esto solamente sería el primer paso para llegar a esa anhelada reunión eficiente, el siguiente paso es “(…) Designar las personas responsables de llevar a cabo lo acordado (…) Asignar los recursos necesarios para concretar las actividades y tareas propuestas (…) Establecer un cronograma de actividades que se derivan de las resoluciones tomadas en la reunión (…)” (Ander Egg, 2002, p.109) ya que si no existe un cronograma definido y dejamos todo al azar, tendremos que improvisar, tocar los temas muy por encima, como quien tiene que ojear rápidamente, permitiendo que el público laboral se disperse fácilmente, una reunión que carecería de visión, de una meta, entrando en un círculo vicioso pues sin llegar a una conclusión se deberá retomar los mismos temas expuestos, la delegación de tareas o funciones no se concientizara como algunos podrán estar comprometidos cumpliendo indicaciones otros estarán perdidos buscando nuevamente información. Patrick Forsy sostiene “Cualquier avance real en la administración del tiempo requiere de un plan, el cual deberá ponerse por escrito para poder ser revisado y actualizado regularmente” finalmente nos aportara para tener un respectivo foco.

...