Resumen Reingeniería en Procesos y Calidad Total

Resumen Reingeniería en Procesos y Calidad Total

¿Qué es la reingeniería?

La reingeniería es un método mediante el cual, en función de las necesidades del cliente, se rediseñan radicalmente los procesos principales de negocios, de principio a fin, con el objetivo de alcanzar mejoras espectaculares en medidas criticas de rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y rapidez.

• La reingeniería cuestiona los principios fundamentales del negocio.
• Se realizan preguntas como ¿Si lo que estamos haciendo es lo correcto?
• El proceso de reingeniería debe seguir una secuencia lógica, buscando el mejor camino para llegar al cliente y luego optimizarlo.

¿Qué no es la reingeniería?

1. No es downsizing → Esto significa reducir trabajo, recursos y personal con el fin de obtener mejores resultados financieros.
2. No es una mera reestructuración → Estos significa la reducción de niveles jerárquicos o la modificación de ciertas áreas de la empresa.
3. No es automatización → No es un nuevo mecanismo para ejecutar un proceso antiguo.
4. No es reingeniería de software→ No es una reconstrucción de sistemas informáticos.
5. No es mejora continua → No implica la realización de mejoras marginales.

Cambios que se pueden realizar con la reingeniería

Sabemos que al realizar una reingeniería, en la empresa se realizan cambios radicales como:

• Combinación de tareas u oficios en unos, disminuyendo el tiempo, los errores y los costos.
• Modificación departamentos de que componen a la organización.
• Lideres que motivan, influyen y refuerzan los valores y creencias de los empleados a través de sus acciones.
• Se ordenan las tareas dentro de los procesos, asignando que tareas se hacen antes y cuales después (Secuencia). Y  además se asigna un individuo que se debe hacer responsable de todos los pasos del proceso, en cambio cuando el proceso es realizado por varias personas, cada una es responsable del proceso que realiza.
• Se desarrollan puestos de trabajo de múltiples habilidades, para formar trabajadores con diversas habilidades, capaces de desempeñar varias labores.
• Se mide el desempeño de las actividades a través de los resultados, por ende la contribución del trabajador y su rendimiento son las bases principales de la remuneración.
• Se fomenta el trabajo en equipo.

Pasos para comenzar una reingeniería

1. Comprender las necesidades de los clientes externos. Es decir es necesario realizar un análisis profundo de estas, para poder tener una visión.
2. Determinar el nuevo papel del negocio en el mercado. Es decir se debe fijar un enfoque al negocio, donde todos los procesos estén alineados con el objetivo que se quiere lograr como entidad.
3. Comprometerse con el cambio requerido.
4. Rediseñar los procesos clave, es decir los procesos que requieren la participación de distintos departamentos de la empresa. Estos procesos son parte vital de la estrategia del negocio y son importantes porque proporcionan la capacidad de otorgarle el producto o servicio al cliente.
5. Comunicar los cambios que se van a realizar y los beneficios que traerán a la organización. Esto va de la mano con la entrega de capacitación y entrenamiento a los trabajadores para que puedan afrontar de la mejor manera los procesos que se rediseñaron.

Beneficios de la Reingeniería

• Procesos sencillos, fáciles de administrar y controlar.
• Menores costos por la eliminación de la duplicidad de funciones.
• Reducción del ciclo de procesos.
• Mayor satisfacción de los clientes.
• Mejor imagen de la empresa en el mercado.
• Oportunidades de aumentar las ventas.
• Mejor clima organizacional.

Calidad Total v/s Reingeniería Total

Calidad Total → Es una estrategia de negocios que busca el mejoramiento integral de la empresa mediante la creación continua de valor para el cliente, la optimización y mejora de los procesos productivos y el desarrollo del potencial humano de la empresa.

Calidad Total se enfoca en la empresa como un todo ≠ Reingeniería se enfoca en los procesos productivos.

BPM (Gerencia de Procesos de Negocios)

Capitulo 1: Definición de Business Process Management (BPM)

BPM → Es un conjunto de métodos, herramientas y tecnologías utilizados para diseñar, representar, analizar y controlar procesos de negocio operacionales.

• Es un enfoque centrado en procesos para mejorar el rendimiento.
• Es una colaboración entre personas de negocios y tecnólogos para fomentar procesos de negocios efectivos, agiles y transparentes.
• Mezcla métodos de gestión de procesos con herramientas tecnológicas como software, con el fin de mejorar el rendimiento del negocio.

El BPM posee tres dimensiones esenciales:

El negocio

Esta dimensión es la de valor y de la creación de valor tanto para los clientes como para las personas interesadas en el buen funcionamiento del negocio (Stakeholders)

• BPM facilita directamente los fines y objetivos de negocio de la compañía, como: crecimientos sostenidos de los ingresos; mejoras en el rendimiento; aumento en la innovación; etc.
• Concentra los recursos y esfuerzos de la empresa en la creación de valor para el cliente.
• BPM permite una respuesta rápida al cambio, fomentando la agilidad para una adaptación continua.

El proceso

Esta dimensión crea valor a través de actividades llamadas procesos. Los procesos operacionales transforman los recursos y materiales en productos o servicios para los clientes o consumidores finales. Esta transformación es el modo en que funciona la empresa.

• Mientras más efectiva sea esta transformación, mayor valor se crea para la empresa.
• Mediante BPM los procesos de negocio son más efectivos, más transparentes y más agiles.

• Efectivos → Procesos coherentes, que generan menos pérdidas y crean valor neto mayor para el cliente y Stakeholders.
• Transparentes → Es decir procesos que pueden ser comprendidos y visualizados por las personas.
• Agilidad → Procesos que minimizan el tiempo y el esfuerzo necesario para su realización.

La gestión

Es la dimensión de capacitación, es decir la gestión pone a las personas y a los sistemas en movimiento y empuja a la correcta realización de las tareas, manteniéndolas alineadas con los fines y objetivos del negocio.

Capitulo 7: Diez practicas recomendadas de BPM

1. Piense en el proceso → Establecer una organización interdisciplinaria que impulse y respalde su orientación de los procesos. Es decir que se planeen los procesos en equipos donde todos participen
2. Sea listo → Analizar y formar a las personas que nos rodean, para que estas tengan las habilidades básicas adecuadas para tener éxito en los procesos.
3. Adopte un ejecutivo → Buscar a los individuos de más experiencia cuya responsabilidad sea resolver los grandes problemas y reclútelos como patrocinadores.
4. Excelentes expectativas → Se debe ser claro en cuanto a la propuesta de valor de los programas y proyectos, para evitar que aumenten las expectativas en las partes interesadas.
5. Seleccione una metodología → Seleccione una metodología de mejora y gestión de los procesos que sea la más adecuada, y conviértala en la piedra angular del diseño de procesos.
6. La tecnología adecuada → Se debe elegir la tecnología que mejor satisfaga sus necesidades y requisitos.
7. Escuche la voz del cliente → La finalidad de BPM es crear valor para el cliente, es por esto que se debe utilizar el BPM para ver el negocio como lo ven los clientes.
8. Seleccione un proyecto → Seleccione el proyecto que proporcione la mayor rentabilidad para el negocio y que pueda completarse en 3 meses o menos.
9. Primero mida → No se debe comenzar a diseñar nuevos procesos hasta que se comprenda lo que ocurre con los actuales.
10. Planee que cambiar → BPM es un sistema para el cambio, ya que nos ayudara a identificar donde se necesita el cambio y para que realice los cambios rápidamente, con el objetivo de aumentar el rendimiento operacional.

Capitulo 8: Los 10 escollos que hay que evitar

1. No entusiasmarse demasiado pronto → Hay que tomarse el tiempo para asentar las dimensiones del negocio, de procesos y de gestión de BPM. Y no tomar decisiones apresuradas.
2. No piense funcionalmente → Se debe pensar de manera integral, acerca de cómo se junta una cadena de valor; cual es el papel que desempeña, el rendimiento y la productividad.
3. Crear un programa RIF → Si utiliza una iniciativa de proceso para justificar una iniciativa de reducción de personal, el proceso morirá. Porque la finalidad de BMP es ayudar a la gente a trabajar de manera más efectiva y generar más valor.
4. Resolver los problemas de manera puntual → Se debe buscar asesoría profesional e información al momento de crear una solución.
5. Usuarios sin apoyo → Se debe acompañar un proceso de cambio, con políticas, autoridad, recompensas y reconocimientos.
6. Ignorar a los usuarios finales → Se debe tratar a los trabajadores como clientes, para que estos sean más productivos y la tecnología que aplican sea más invisible.
7. Definir el marco de forma inamovible → No limitarse únicamente a definir de un modo inamovible la respuesta de hoy a costa de crear la flexibilidad que garantice que la respuesta puede cambiar.
8. Olvidarse de celebrarlo → Se debe celebrar el éxito de una rápida y productiva instalación del proyecto.
9. Utilizar el “Instinto visceral” 
10. Automatizar el Fallo → Plantea de que los procesos solo se deben automatizar cuando su rendimiento sea el óptimo.

Capitulo 15: Administración y Pronostico de la Demanda

Los pronósticos son vitales para toda la organización, principalmente para la toma de decisiones importantes de la gerencia. El pronóstico es la base de la planeación corporativa a largo plazo.

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