Técnicas De Recopilación De Información

UNIDAD 5: TÉCNICAS DE RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN

Existen 3 métodos interactivos que se pueden utilizar para la obtención de los requerimientos de información de los miembros de la organización. Dichos métodos son las entrevistas, el diseño conjunto de aplicaciones y la realización de encuestasmediante cuestionarios. La base de los métodos está en preguntas formuladascuidadosamente.Cada uno de los métodos para la recuperación de información tiene su propio proceso para interactuar con los usuarios. Si se siguen estos enfoques ayudarán a garantizar el diseño y la implementación apropiados de entrevistas y cuestionarios.

ENTREVISTAS

Antes de entrevistar a alguien más, tenemos que entrevistarnos a nosotros mismos. Necesitamos conocer nuestros prejuicios y cómo afectarán éstos nuestras percepciones. Se necesitan pensar detenidamente las entrevistas antes de hacerlas. Asimismo, debemos pensar cómo lograremos que la entrevista sea satisfactoria parael individuo al que entrevistemos. Una entrevista es una conversación dirigida con un propósito específico queutiliza un formato de preguntas y respuestas. En la entrevista necesitamos obtener lasopciones de los entrevistados y su parecer acerca del estado actual del sistema,metas organizacionales y personales y procedimientos informales.Además se debe tratar de captar los sentimientos de los entrevistados, y con ello,poder entender la cultura de la organización de una manera más compleja. Se debe detratar de averiguar lo más que se pueda acerca de las metas de la organización por medio de las entrevistas; y dentro de ella, nosotros debemos de establecer unambiente de confianza y de entendimiento rápidamente, pero al mismo tiempo, llevar el control de la entrevista.Pasos para preparar una entrevista

•

Leer los antecedentes:

El propósito es crear un vocabulario común que en unfuturo le permita expresar preguntas de la entrevista de una maneracomprensible para su entrevistado.

•

Establecer los objetivos de la entrevista:

Debe de haber áreas clavesreferentes al procesamiento de la información y al comportamiento relacionadocon la toma de decisiones acerca de las cuales tendremos que hacer preguntas.

•

Decidir a quién entrevistar:

Se debe incluir a la gente clave en todos nivelesque vayan a ser afectadas por el sistema de alguna manera.

•

Preparar al entrevistado:

Se realiza hablándole por anticipado o enviándoleun mensaje por correo electrónico. Si las entrevistas tienen una larga duración,es posible que los entrevistados se enfaden, pero lo pueden ocultar.

•

Decidir el tipo de preguntas y la estructura:

Se deben de escribir preguntasque abarquen las áreas de la toma de decisiones que haya descubierto laterminar los objetivos de la entrevista. La estructura de las preguntas deben deser como una pirámide (empezar con preguntas a menudo cerradas, ycontinuar con preguntas abiertas y más generalizadas), una estructura deembudo o una estructura de diamante (iniciar con preguntas generales yabiertas, y concluir limitando las respuestas con preguntas cerradas).

CUESTIONARIOS

El uso de los cuestionarios es una técnica de recopilación de información quepermite a los analistas de sistemas estudiar las actitudes, creencias, comportamiento ycaracterísticas de personas importantes dentro de la organización que podrían resultar afectadas por los sistemas actuales y los propuestos.Al usar los cuestionarios, el analista podría estar buscando cuantificar lo que sehaya descubierto con la entrevista. Por otra parte los cuestionarios se pueden usar para encuestar a una muestra considerable de usuarios de sistemas con el fin dedetectar problemas o poner de manifiesto cuestiones importantes. La plantación de loscuestionarios implica una considerable cantidad de tiempo de planeación.Se tienen que considerar los cuestionarios si:

•

Las personas que se necesitan encuestar se encuentran en ubicacionesdispersas.

•

Una gran cantidad de personas están involucradas en el proyecto de sistemas,y es importante que porción de un grupo dado aprueba o desaprueba unacaracterística específica del sistema propuesto.

•

Se está haciendo un estudio preliminar y se desea medir la opinión generalantes de que se determine el rumbo que tomará el proyecto de sistemas.

•

Desea tener la certeza de que en las entrevistas de seguimiento se identificaráy abordará cualquier problema relacionado con el sistema actual.

TIPO DE PREGUNTAS:*Preguntas abiertas:

La respuesta puede ser de dos palabras o de dos párrafos.Describen las opciones del entrevistado para responder.*

Preguntas cerradas:

Se consideran preguntas básicas debido a que se puedencontestar con un número finito de respuestas.

RECOPILACIÓN Y ANÁLISIS DE DOCUMENTOS

Es importante la adopción de un método mediante el cual se registrarán loshechos del estudio. Registrar ordenadamente la información recopilada de cualquier investigación que se realice, es de exigencia general.Una regla general que debe tomarse en cuenta al realizar los registros, eshacerlo con la debida calidad para que cualquier persona pueda entenderlos. Esesencial obtener copias de los documentos utilizados en el sistema.Durante el curso de investigación, el analista deberá auxiliarse del uso dediagramas para el registro de las actividades. Existen fundamentalmente tres tipos dediagramas:

•

Organigramas:

Muestran la estructura orgánica y/o funcional de

...