Unidad De Corres

14. Averigüe el proceso (paso a paso) que se lleva a cabo para realizar el recibo y despacho de correspondencia) y cuáles son los formatos que utilizan.

El Ministerio de Minas y Energía cuenta con el centro de radicación de documentos y archivo CADA, como la unidad de correspondencia que gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.

Todas las dependencias del Ministerio deberán preparar los documentos a transferir al Archivo Central de acuerdo a las series y tiempos de retención previstos en las tablas de retención documental vigente, y se realizará de acuerdo a la programación establecida por el grupo de administración documental.

Paso 1: Se recibe comunicaciones oficiales, todas las comunicaciones oficiales recibidas en el Ministerio de Minas y Energía, se revisan por el funcionario encargado del centro de radicación, quien determina el asunto al cual corresponde.

Paso 2: El funcionario encargado del centro de radicación radica y registra en la planilla para luego seguir con su distribución y entrega a la dependencia correspondiente por los funcionarios oficiales establecidos. Toda la información que ingrese se radica, registra y se asigna un número consecutivo, al comenzar cada año, se inicia la radicación consecutiva a partir de uno y el horario de atención es en jornada continua de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:45 p.m.

Paso 3: Todas las dependencias entregan las comunicaciones oficiales para ser enviadas por el centro de radicación a sus destinatarios externos ya sea por ADPOSTAL o por nuestro propio servicio.

Los recorridos internos de distribución y recogida de comunicaciones oficiales son: 9:00 a.m. y 11 a.m. de 2:00 p.m. y 4:00 p.m.

Los recorridos de mensajería externa cuentan con dos turnos, uno a las 9:00 a.m. y otro en la tarde a las 2:30 p.m.

FORMATOS

Los siguientes son los formatos que deben ser utilizados para la gestión documental

• FORMATO UNICO INVENTARIO - GD-AD-P-01-F-02

• FORMATO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GD-AD-P-02- F02

• FORMATO RECORRIDOS PISOS GD-AD-P-02-F-02

• PLANILLA CORREO GD-AD-P-02-F-02

• PLANILLA PASES ENTRE OFICINAS GD-AD-P-02-F-06

• PLANILLA CORREO DEVUELTO GD-AD-P-02-F-05

• PLANILLA CORREO POST EXPRESS GD-AD-P-02-F-04

• PLANUILLA ENTREGA CORREO A LA MANO GD-AD-P-02-F-03

• FORMATO CONSULTA Y PRESTAMO GD-AD-P-02-F-01

• FORMATO DOCUMENTO AFUERA GD-AD-TR-P-02-F-02

• FORMATO TABLA VALORACION DOCUMENTAL GD-AD-TR-P-01-F-01

15. Mediante un ejemplo práctico explique las funciones de dicha

Recepción: las Unidades de correspondencia, elaboran planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas.

Ejemplo: Cuando se recepcionan. Catálogos comerciales, folletos, revistas, publicaciones, periódicos se imprime el “sello de identificación” para indicar que son propiedad de la misma y se envían al interesado, quien a su vez debe devolverlo al Centro de documentación en el Archivo Central, si pertenece a dicha colección.

Clasificación: las transferencias documentales de cada dependencia deberán ser recibidas y cotejadas por los funcionarios del Archivo Central, se ubicaran en cajas de archivo, las cuales, se numeraran consecutivamente, respetando la estructura orgánica funcional y los principios archivísticos, posteriormente deberán ser ubicados en la estantería correspondiente. Con el fin de facilitar las consultas en el archivo central y ejercer el control de la documentación, se tendrá como instrumento descriptivo un inventario general manual y automatizado, compuesto por los inventarios de cada dependencia a los cuales se le hacen las modificaciones y correcciones necesarias y se les da la signatura topográfica.

Ejemplo: Separar revistas folletos, invitaciones en formato de tarjetas, planos; Al momento de clasificar la correspondencia, estas No se radican y cada uno de ellos es remitido al funcionario destinatario.

Distribución: entregar por Gerencia la copia de la relación de la Correspondencia Recibida a la Asistente de la respectiva Gerencia con los documentos allí consignados y hacer firmar el Original como constancia de recibido.

Proceso: los procesos de organización de los archivos de gestión y transferencias primarias de documentos al archivo central se efectuaran por series y/o subseries documentales de acuerdo con los tiempos de retención establecidos en las tablas de retención documental y con los criterios previstos en el acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación; además las transferencias se deberán diligenciar en el formato único de inventario documental, de acuerdo con las instrucciones dadas por el grupo de administración documental.

Salida: la salida temporal de documentos, sólo se hará en casos imprescindibles. El coordinador del grupo de administración documental autorizará la salida temporal de documentos originales, copias o expedientes del archivo central y sólo en los siguientes eventos:

Ejemplo: Por motivos técnicos como la reprografía o procesos de restauración.

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