12.4 EL PLAN ESTRATÉGICO DE GESTIÓN DE EVENTOS (PEGE)

12.4 EL PLAN ESTRATÉGICO DE GESTIÓN DE EVENTOS (PEGE)

Los planes estratégicos son indispensables en cada una de las tareas que desempeñamos dentro de nuestra compañía, debemos contar con un esquema que nos sirva de guía ya que nos permitirá planear y organizar el desarrollo de un evento así como para definir las responsabilidades que se deberán asumir por cada uno de los colaboradores, con lo que pretendemos establecer una comunicación con el público y transmitir una buena imagen de nuestra agencia.

Un plan estratégico de eventos tiene la misma finalidad, busca las formas que se adecuen para cumplir con objetivos planteados por nuestros clientes.

Para poder realizar un evento exitoso, es necesario e importante, que esté anticipadamente planeado y estudiado, para ello, se lleva a cabo una estructura, la cual comprende:

• La definición del evento: Que es la descripción de en lo que consiste, cuál es su finalidad y cuáles son sus objetivos. Aquí redactamos que tipo de evento es, en donde se va a realizar, es decir la ubicación, Cual será la fecha en la que se llevará acabo y finalmente cual fue la agencia organizadora.
• Definición de los objetivos: Aquí describimos cual es la finalidad que perseguimos, a donde se pretende llegar con la realización de dicho evento.
• Identificación del público: Establecer que segmento de mercado estarán dirigidas las actividades.
• Cronograma: La realización de un cronograma, ayuda a mantener un orden, que en el detallamos uno a uno los puntos que se realizarán antes, durante y después del evento, identificando tiempos y lugares y, se especifica que personas o grupo de personas intervendrán en el evento así como las acciones que deberán realizar.
• Documentación necesaria: Es la documentación que sirve para dar a conocer el evento que se llevara a cabo como las invitaciones, los boletines los programas, el saluda etc.
• Medios Personales: Es todo el personal que colabora en la realización del evento, suele ser el personal de la organización o en ocasiones las empresas que ayudan en la planificación del evento.
• Recursos Materiales: Son todos los recursos de los que nos valemos las agencias para la realización del evento, desde las instalaciones en donde se llevara a cabo el evento, los vehículos necesarios para transportar lo necesario, el mobiliario entre otros.
• Y finalmente el Presupuesto: Que son todos los gastos e ingresos que propiciara el evento, lo que se busca es satisfacer al cliente con un presupuesto adecuado sin salir perjudicado al reducir dicho presupuesto.

Elaborar dicho plan hará más fácil el desarrollo del evento, implementando cada una de las actividades que se establecen en él, prevé y supone el cumplimiento de los objetivos para presentar de manera correcta y adecuada una estrategia para nuestros clientes, quienes son los encargados de tomar la decisión final de acuerdo a los costos y resultados que nosotros ofrecemos.

Como una de sus cualidades esta la identificación y asignación de labores para cada persona en la cual será indispensable el cumplimiento de la tarea establecida ya que para poder concluir con éxito el evento será necesario la integración en conjunto de todas las actividades.

Uno de los principales aspectos que toman en cuenta las empresas para hacer la elección de quien elaborará su campaña es identificar el servicio post venta que se ofrece,  asegurado el último proceso del plan estratégico donde se evaluaran los resultados y se cerciorara si lo estipulado en el plan se llevó a cabo. Si las metas fueron alcanzadas y gracias a la campaña la empresa obtuvo resultados.

EJEMPLO

CORONA CAPITAL

DEFINICIÓN DEL EVENTO

Tipo de acto: Festival de rock y música alternativa

Ubicación: Autódromo Hermanos Rodríguez en la Ciudad de México

Fecha: 11 y 12 de octubre del  2014

Asistentes: Bandas de  rock, música  alternativa, espectadores, medios de comunicación

Agencia Organizadora: Algiz y Ocesa

OBJETIVOS

A través del evento musical corona capital se quiere llegar no solo a fans de la música alternativa y rock, sino también a personas que buscan descubrir nueva música personas que buscan vivir la experiencia de un festival de música y mucha otras que solo van a ver qué sucede en un festival.

Fomentar la accesibilidad a diferentes géneros musicales y se busca ser un festival de música diferente y con un concepto fuera de lo común.

OPERATIVA O CRONOGRAMA

• Antes

-Planeación del evento

-Presupuestos

Conocer con qué capital contamos y cuánto será el costo del evento

-Fecha

Definir el día en que se llevará a cabo el evento

-Definición de local

 Estudiar las propuestas de todos los lugares que hay para hacer el concierto y escoger el más apropiado.

-Publicidad

 Definir la publicidad que vamos a utilizar. Si vamos a publicitarnos en medios online y offline, en que medios. Si vamos a hacer uso de carteles y donde los vamos a colgar;  flyers, donde los repartiremos. También es necesario, una vez tengamos definido que publicidad utilizaremos, realizar el diseño y la impresión de esos banners, flyers, carteles, etc.

-Elaboración y venta de tickets o entradas

Diseñar y distribuir  las entradas, es necesario también el definir en donde se distribuirán dichos boletos.

-Búsqueda de patrocinadores:

Elaboración y envío de propuestas de patrocinio a empresas, cierre de ofertas.

-Producción

Definir las empresas encargadas de la iluminación y el sonido. Personal de las puertas que controlará a la gente en las entradas al concierto. Coordinación del transporte de los grupos.  Su estancia en el lugar si vienen de otra ciudad o país y su salida del mismo.

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