ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL. ACTIVIDAD DE EVALUACION 3

ACTIVIDAD DE EVALUACION 3

JUAN GABRIEL PENAGOS CORREA

ADMINISTRACION DOUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

VILLAVICENCIO

2017

TABLA DE CONTENIDO

                                                                                        Pag.

INTRODUCCION                                                                                  3.

1. Reflexión video Acuerdo 060                                                4.

1. Ideas claves del Acuerdo 060 y procedimiento gestión                4.

1. Información de la empresa                                                5.

1. Foro temático unidad 3                                                        6.

CONCLUSION                                                                        7.        

BIOGRAFIA                                                                                8.

INTRODUCCION

La importancia de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas, ya que cumplen funciones especiales para el manejo de documentos desde la recepción, radicación, distribución, seguimiento, conservación, eliminación de las solicitudes enviadas y recibidas para su posterior consulta.

ACTIVIDAD DE EVALUACION 3

1. REFLEXION VIDEO ACUERDO 060

Es importante apenas se reciba el oficio identificar y revisar que contenga toda la información requerida como:

-Código de la dependencia

-Serie

-Sub serie

-Consecutivo

-Información destinatario completa y demás

Es de atención revisar los anexos que dice el oficio que trae, se debe revisar detalladamente ya sea si trae más documentos o CD u otros.

Se radica el documento dándole recibido y se prosigue a radicarlo en el sistema, si el documento trae toda la información al ingresarlo al sistema es muy fácil, pero hay veces que le falta algún dato como nos ha pasado como hacía que dependencia exactamente desea que llegue el oficio y así se dificulta mas el proceso de clasificación y así mismo de distribución; por ello es importante revisar que el oficio traiga toda la información requerida.

Así mismo también es importante llevar la planilla tabla de retención y llevar un control sobre ella para finalmente llegar a la distribución a cada uno de los mensajeros.

1. IDEAS CLAVES ACUERDO 060

• Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones.
• Se debe hacer un adecuado plan de conservación de los documentos que aseguren la integridad.
• Todas las oficinas deben tener publicado un horario de atención al público para la radicación de oficios.

• Tener una ventanilla única de archivo de correspondencia para llevar un orden y que esta contribuya al desarrollo del programa de gestión documental que se lleva en la empresa.
• Identificar cuando es una comunicación interna o externa y así mismo cuando nos radican otros tipos como documentos contables o publicitarios.
• Al oficio recibido se le asigna siempre un número de consecutivo dejando constancia de fecha y hora.
• Los oficios o documentos a radicar se deben presentar en original y copia
• Se debe llevar un formato para cuando se reciben radicaciones vía email o fax y llevar un control sobre ellas

1. INFORMACION DE LA EMPRESA

Cómo se realiza el proceso desde la recepción hasta la distribución de un documento

El proceso de radicación de un documento en la empresa es:

Se recibe el documento de revisa, se firma el recibido, luego se ingresa al sistema y luego a la tabla de retención, se prosigue a la distribución que es llevándolo a su respectiva oficina o dependencia.

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