ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

Capítulo II

De la Administración de los Archivos

Articulo 18. Todo documento de archivo en posesión de los sujetos obligados formará parte de un sistema institucional de archivos. Dicho sistema incluirá al menos los siguientes procesos relativos a documentos de un archivo.

I. Registro de entrada y salida de correspondencia;

II. Identificación de documentos de archivo;

III. Uso y seguimiento;

IV. Clasificación archivística por funciones;

V. Integración y ordenación de expedientes;

VI. Descripción a partir de sección, serie y expediente;

VII. Transferencia de archivos;

VIII. Conservación de archivos;

IX. Pre valoración de archivos;

X. Criterios de clasificación de información; y

XI. Auditoria de archivos.

SECCION IX

DE LA SECRETARIA TECNICA DE LA COMISIÓN CALIFICADORA DE PUBLICACIONES Y REVISTAS ILUSTRADAS

ARTICULO 82. La comisión calificadora de publicaciones y revistas ilustradas contara, para el desempeño de sus funciones, con un órgano administrativo desconcentrado de la Secretaría de Gobernación denominado Secretaria Técnica de la Comisión Calificadora de Publicaciones y Revistas ilustradas, que estarán a cargo de un Secretario Técnico quien será nombrado por el Presidente de la Comisión y cuyas funciones serán;

I. Levantar las actas de las sesiones de la Comisión;

II. Participar en las sesiones de la Comisión, con voz pero sin voto;

III. Llevar el registro actualizado de los acuerdos que dice la Comisión

IV. Notificar oficialmente los acuerdos de la Comisión a quienes deban conocerlos, en los términos del Reglamento respectivo;

V. Llevar a cabo los trámites administrativos que sean necesarios para el desarrollo y cumplimiento de las funciones de la Comisión, Y

VI. Las demás que le encomienden la Comisión, su Presidente o las disposiciones normativas aplicables.

OBJETIVO

Objetivo General

Establecer lineamientos generales destinados al manejo y flujo eficiente de los documentos y expedientes que conforman los archivos en cuanto a su descripción, registro, clasificación y organización, así como determinar vigencias y transferencias de archivos que se conservan en unidades administrativas y mecanismos para disponer de otros materiales documentales como los de apoyo informativo o documentos de comprobación administrativa inmediata.

Objeticos Específicos

 Definir el esquema básico de organización y funciones de las áreas responsables del manejo de archivos en las unidades administrativas de la Secretaría de Gobernación.

 Establecer las vigencias documentales para los archivos de la Secretaria de Gobernación de acuerdo con sus valores primarios a fin de que éstos puedan transferirse el Archivo de Concentración cuando su consulta es esporádica.

 Instrumentar la elaboración de un inventario de archivos para conocer su ubicación.

 Determinar las actividades a realizar en las transferencias primarias de Archivos de Concentración.

POLÍTICAS GENERALES

 El titular de cada unidad administrativa u órgano desconcentrado designara a un coordinador de archivos y al responsable(s) de archivos que sean necesarios.

 El responsable del archivo de trámite de la unidad administrativa u órgano desconcentrado será el encargado de coordinar el cumplimiento de las acciones que se deriven de la instrumentación del Manual.

 La Coordinación de Archivos de la Secretaria de Gobernación es el área responsable de instrumentar las acciones destinadas a coordinar, promover, asesorar a las unidades administrativas y órganos desconcentrados en la instrumentación de este Manual.

 Los archivos deberán estar identificados y preservados. No deberán mezclarse con otros materiales.

 Cada unidad administrativa determina y registra ante la Coordinación de Archivos

...