ADMINISTRACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

GUIA

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

BOGOTÁ D.C.

2015

Contenido

1.        OBJETIVO.        3

2.        ALCANCE.        3

3.        ÁMBITO DE APLICACIÓN        3

4.        REQUISITOS DE CALIDAD APLICABLE        3

5.        DEFINICIONES.        3

6.        GENERALIDADES DE LAS TRANFERENCIAS.        4

6.1          PASO A PASO PARA LA PREPARACIÓN DE LA TRANSFERENCIA PRIMARIA:        5

6.2         BENEFICIOS Y REQUERIMIENTOS DE LAS TRANSFERENCIAS:        8

7.        REFERENCIA BIBLIOGRAFICA.        8

1. OBJETIVO.

Establecer los conceptos básicos y metodológicos para el alistamiento de los documentos que han cumplido su periodo de retención para ser transferido al archivo central o archivo histórico según sea el caso.

1. ALCANCE.

Inicia con la identificación de los tiempos de retención definidos para cada serie /subserie de las Tablas de Retención Documental/Tablas de Valoración Documental, continua con el alistamiento de los documentos identificados que se deban transferir y termina con la entrega de los documentos al responsables del archivo central e histórico.

1. ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente guía aplica a todos los funcionarios, contratistas y responsables de las diferentes dependencias de la Superintendencia Nacional de Salud en desarrollo del proceso de Administración de Gestión Documental y el procedimiento Administración de Archivo.

1. REQUISITOS DE CALIDAD APLICABLE

Está guía da cumplimiento a lo establecido en los procedimientos del proceso archivístico de organización documental establecido en el Programa de Gestión Documental (PGD),  igualmente a los lineamientos señalados en la Norma Técnica de la Calidad para la Gestión Pública –NTC GP 1000:2009, numeral 4.2 Gestión documental y 4.2.3  Control Documental.

1. DEFINICIONES.

Archivo: 

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

Expediente: Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por una persona, dependencia o unidad administrativa, vinculados y relacionados entre sí y que se conservan manteniendo la integridad y orden en que fueron tramitados, desde su inicio hasta su resolución definitiva.

Foliación: acto de enumerar el folio recto de la hoja “//” Operación incluida en los Trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental.

Folio: Hoja.

• Folio recto: Primera cara de un folio.
• Folio vuelto: Segunda cara de un folio.

Serie: (Tema) Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplo: Historias laborales, Contratos. Actas, Informes, entre otros.

Subserie: (Subtema) Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto Ejemplo. Actas Comité de Dirección, Contratos de prestación de Servicios.

Tipo documental (documento): Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.

Transferencia documental: Es la remisión de los documentos del archivo de gestión al central (Transferencia Primaria), y de este al histórico (Transferencia Secundaria), de conformidad con las Tablas de Retención y de Valoración Documental vigentes.

Unidad de conservación: Cuerpo que contiene, en forma adecuada, un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.

Unidad documental: Unidad archivística constituida por documentos del mismo tipo formando unidades simples o por documentos de diferentes tipos formando un expediente (unidad documental compleja).

1. GENERALIDADES DE LAS TRANSFERENCIAS.

Proporcionar los lineamientos para transferir los documentos y reducir el espacio que las dependencias dedican a la conservación de los documentos y mejorar la eficacia de la gestión de los documentos de uso poco frecuente, inclusive mientras aquellos  mantienen su valor administrativo.

¿Qué es una Transferencia de Documentos?

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