ADMINISTRACIÓN EFICIENTE Y AUTOMATIZADA DE LOS CONTRATOS DE TRABAJO

ADMINISTRACIÓN EFICIENTE Y AUTOMATIZADA DE LOS CONTRATOS DE TRABAJO

Desarrollo

Vivimos en un mundo cada vez más complejo, en donde la digitalización y la rapidez son parte del día a día.  Por ello, es tan relevante contar con una eficiente administración de los contratos, sobre todo en contextos como los actuales, donde la automatización y optimización de los procesos son factores importantes para toda organización.

Una adecuada gestión contractual, es capaz de convertir este proceso en una verdadera herramienta estratégica beneficiosa para la compañía. Los contratos laborales están pensados para dar seguridad a las empresas y colaboradores, en medio de negociaciones donde existe incertidumbre y desacuerdos. Por ello, si estos documentos no son administrados correctamente pueden terminar como un elemento de riesgo para ambas partes.

Con el propósito, de contribuir en la implementación de buenas prácticas y diligencia en  la gestión contractual, realice lo siguiente:

1. ¿Cuáles son los errores comunes en el planeamiento contractual laboral? Detalle al menos 3 situaciones y proponga una alternativa de solución.

Respuesta:

Los errores comunes en el planeamiento contractual laboral son:

• Considerar que los contratos de locación de servicios son menos costosos que un contrato de trabajo: 

La utilización masiva de contratos civiles para vincular a los trabajadores sigue siendo hoy en día el error más común en la contratación laboral. Asumir que resulta más eficiente contratar a un trabajador sin tener que asumir cargas sociales (beneficios sociales y tributos de la seguridad social) puede generar trabas a corto plazo. Cuando pese a vincular trabajadores  con contratos civiles, se pretende ejercer las funciones naturales de todo empleador (organización del trabajo, fiscalización y sanción del mismo) en la práctica lo que tenemos es un contrato de trabajo. Así, en caso de una fiscalización o una demanda judicial podríamos vernos enfrentados a regularizar ingentes sumas de dinero correspondientes a los beneficios sociales y tributos a la seguridad social que en su momento no se pagaron, con la consecuente posibilidad de reconocer estabilidad laboral a un colaborador con quien quizá ya no pensábamos contar en un futuro próximo.

• No realizar una adecuada calificación de los puestos de trabajo:

Con frecuencia se olvida la importancia de contar en la organización con un organigrama de puestos de trabajo, así como de los perfiles y funciones inherentes a dichos puestos. Una herramienta de gestión es fundamental para poder calificar en seguida si los puestos a ser ocupados han sido calificados como de dirección, de confianza, sujetos o no sujetos a fiscalización e incluso analizar la posibilidad de contar con tele- trabajadores y trabajadores a part – time. Una adecuada calificación de puestos de trabajo permite administrar de manera más eficiente los costos laborales y salariales, por ejemplo, los trabajadores que ocupan puestos de dirección o de confianza tienen derecho a la indemnización en caso de retiro de confianza, mas no a la reposición, en forma adicional no están sujetos a la jornada legal máxima por ende no generan trabajo en sobretiempo, no pueden sindicalizarse y en caso del personal de dirección no tienen derecho al pago de la indemnización vacacional en caso no gocen de su descanso físico de manera oportuna.

• No adecuar los contratos de trabajo a las situaciones particulares de cada colaborador:

La utilización de formatos o modelos creados por terceros y a veces obtenidos en redes sociales puede traer costosas consecuencias. La más común de todas es que una indebida utilización del tipo de contrato podría acarrear la desnaturalización del mismo. Por otro lado, al utilizar modelos muchas veces olvidamos que para ciertos puestos de trabajo las exigencias del mismo pueden exigir contar con cláusulas de: a) autorización para el tratamiento de datos personales, b) de exclusividad, de no competencia y confidencialidad; c) obligaciones en materia de seguridad y salud en el trabajo; d) jornadas de trabajo atípicas, e) periodos de prueba extendidos entre otros.

 Otros errores son:

• Utilizar el outsourcing o la intermediación laboral de manera masiva.
•  Utilización masiva la contratación a plazo fijo:

1. ¿Cómo se puede agilizar el proceso de revisión y seguimiento de los contratos de una empresa al automatizar estas actividades? Describa al menos 3 funciones que se podrían automatizar y cuál sería el beneficio para la organización.

Respuesta:

La mayoría de las empresas administran sus contratos manualmente, lo que hace que el ciclo de vida de un contrato sea incierto; puede ser rápido porque no hay tiempo para revisar exhaustivamente el contenido lo que puede inducir errores o bien, tardar mucho porque las cláusulas, roles y objetivos no son claros. El proceso de revisión y seguimiento de los contratos de una empresa se puede agilizar mediante el uso de un software de gestión de procesos para automatizar los procesos de contratación.

Con el uso de un software de gestión de contratos se podrían automatizar:  

• Manejo de información: Los datos de los procesos pueden ser extraídos de los mismos a herramientas de reporte como Excel, permitiendo a los usuarios ver las tendencias de precios, gastos, etc.
• seguridad: El software de gestión de procesos mantiene todos los datos almacenados de forma segura, protegiendo los datos de la empresa y de los clientes. La visualización del proceso/contrato está restringida al personal con los permisos adecuados.
• accesibilidad Todo el personal autorizado puede acceder inmediatamente a los documentos del proceso, lo que facilita la comunicación entre los departamentos y permite realizar ajustes en tiempo real.

El beneficio para la organización al manejar un software de gestión de contratos es que hay menos probabilidades de caer en el error humano

Con una herramienta de automatización de contratos, la información se completa prácticamente de forma automática, por lo que hay menos posibilidades de que se generen errores costosos o que falte información en los contratos. 

1. Nombre 5 indicadores relevantes en la administración de contratos y especifique cómo estos KPIs colaborarían en conseguir una mejora continua de los procesos.

Respuesta:

Los indicadores indicadores relevantes en la administración de contratos son:

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