AGENCIA DE VIAJES: ACTIVIDAD PRINCIPAL : " RECEPTIVA"

PRACTICA PROFESIONAL

TP Nº 1 : AGENCIA DE VIAJES: ACTIVIDAD PRINCIPAL : " RECEPTIVA"

1. Distribuir funciones en el organigrama ideal

2. Relaciones entre los distintos departamentos

3. Armar manual de calidad ( elaborar los Principios que regularan la Actividad dentro y fuera de la Empresa )

4. Armar manual de procedimientos ( elaborar las formas de desarrollar la Actividad siguiendo y aplicando las normas de Calidad )

5. Conclusión

INTRODUCCION:

Definimos la Agencia de viajes como la empresa que se especializa en diferentes tipos de servicios en beneficio del viajero, tales como reservaciones de pasajes y alojamiento en hoteles, programación de excursiones, alquiler de autos sin chofer, etc.

En términos del proceso de comercialización del turismo, las agencias de viajes son negocios minoristas, que suelen trabajar estrechamente vinculadas con las empresas transportistas, de las cuáles reciben una determinada comisión por concepto de tickets vendidos, de los hoteles, que también les reconocen un pago y, en general, de todos los operadores.

Dependiendo del tamaño, de sus mercados objetivos y su operatoria, la Agencia de Viajes se organizará en forma societaria y administrativa de diferentes maneras. Cuanto mayor sea el movimiento previsto o estimado, mayor será la cantidad de departamentos en los cuáles se dividirá y los cargos directivos necesarios para coordinar y controlar la Agencia, así como la subdivisión en áreas de trabajo que coordinen las tareas en común entre los distintos departamentos.

Tomando el caso de una agencia receptiva que recién inicia la actividad, algunos de los puestos serán cubiertos por la misma persona hasta que el volumen de movimientos haga imprescindible la contratación de personal extra.

Al estar ubicado en un centro de turismo receptivo, se ocupan de atender o traer turistas de otras áreas geográficas y orientarán su gesto publicitario hacia la información y venta de aquellos servicios que le serán de utilidad al viajero mientras visita el punto de destino. Es decir, es tratar de hacer su estadía lo más cómodas e interesantes posible, ofreciéndole la oferta disponible y el diseño de excursiones facilidades de cambio de moneda, venta de entradas para eventos locales, alquiler de autos, etcétera.

ORGANIGRAMA

Tareas de la Gerencia :

• Dirigir de forma correcta a el resto del personal.

• Planificar con ayuda de todos los departamentos, los objetivos de la empresa .

• Controlar los resultados obtenidos.

• Coordinar y colaborar con el Área financiera

• Supervisar el diseño y la confección de los distintos viajes y paquetes.

• Seleccionar , negociar y contratar los servicios de los proveedores.

• La investigación permanente de los mercados para conocer las tendencias y necesidades de los clientes, así como las ofertas de la competencia.

• La creatividad o imaginación para diseñar nuevos productos que permitan a la agencia diferenciarse frente a la competencia.

• Ampliar constantemente sus actividades, para ello puede pasar a organizar congresos, ferias, cruceros, prácticas deportivas

Tareas de Ventas / Marketing :

• Informar al viajero sobre las características de los destinos, servicios, proveedores y viajes existentes. Pueden ofrecer al cliente servicios sueltos ofertados de forma aislada como puedan ser tickets de un determinado medio de transporte, alojamientos en establecimientos hoteleros, alojamientos en establecimientos extrahoteleros, entradas para espectáculos culturales o deportivos, alquiler de vehículos, alquiler de salones para banquetes o congresos, pólizas de seguro de viajes, etc

• Ayudarle en la selección de lo más adecuado en su caso concreto.

• Detectar posibles nichos de mercado y necesidades desde las consultas de los pasajeros.

• Detectar posibles ventas adicionales dependiendo de los receptivos realizados.

• Conocer y aconsejar sobre los muchos detalles implicados en los viajes actuales, tales como el seguro del equipaje y el de viajes, material de estudio de idiomas, cheques de viajes, cambio de moneda extranjera, documentos necesarios (visados y pasaporte) y requisitos médicos (inmunizaciones y vacunas

• Conocer desde los horarios de conexiones entre trenes, precios de hoteles, su calidad, si poseen habitaciones con baño, si sus precios incluyen los impuestos y descuentos locales.

Tareas de Operaciones :

Conexión con Administración y con Ventas :

• Planificación de los programas que se pretenden poner en marcha

• Control de las operaciones : llevar un control según vaya saliendo el viaje para ver si va bien o no.

• Organizar el día a día de cada uno de los itinerarios vendidos, ocupándose del seguimiento y preparación de las órdenes de servicio, de coordinar los guías y coordinadores y asegurarse que los pasajeros se encuentren a gusto.

• Control de liquidaciones

• Hacer las reservas para actividades de interés especial, tales como peregrinaciones religiosas, convenciones y viajes de negocios, viajes gastronómicos y deportivos.

• Gestión de costos.

• Tener siempre presente fechas de vencimiento de pagos de servicios ó señas

• Chequeo de facturas -posterior resultado : precio final – costos totales -información a Ventas

• Hacen las reservas necesarias en hoteles, moteles, alojamiento en zonas de veraneo, comidas, alquiler de coches, visitas turísticas, traslado de pasajero y equipajes de las terminales a los hoteles y entradas a espectáculos especiales, como festivales de música y teatro.

El ciclo operativo no termina nunca, sigue siempre en actividad, las 24 hs. Por eso debemos tener cuidado en cuanto a la presión y tensión que sufren las personas que están en este sector.

Cuando comenzamos la actividad con algunas cuentas clientes, y la estructura es pequeña, la tendencia es que el vendedor que atiende la cuenta realice su propia operatoria: reservas de hoteles y servicios, carga de la información en el sistema de control que utilicemos, comunicación del estado de la reserva, control de pagos y vencimientos, control de satisfacción del pasajero. Pero tantas actividades muchas veces no son compatibles o no alcanza el dia

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