AQUISICIONES Y MANEJO DE MATERIALES

AQUISICIONES Y MANEJO DE MATERIALES

Para el desempeño de las entidades se contar con recursos físicos de nueva de calidad y provistos en un tiempo prudencial; una buena definición de la adquisición de estos recursos asegurará que se obtengan los elementos o bienes apropiados.

Una forma de adquisición es por medio de las compras, las cuales se definen como una operación mercantil donde las entidades adquieren elementos o bienes a través de un contrato u orden de compra, estas se deben basar en las necesidades de la entidad y que se encuentren estipulados en el plan de compras.

Entre los costos de las compras encontramos: el costo del elemento, el cual es valor del elemento más el impuesto de valor agregado; el valor del transporte y el valor del almacenamiento.

Las compras se pueden clasificar en los siguientes tipos:  Las compras normales de esta hacen parte la adquisición de suministros y que son fáciles de predecir, las compras de elementos menores los cuales son imprevistos y que en su mayoría de ves son adquiridos con caja menor; las compras de activo de fijos estas no son rutinarias y deben asesoría especializada ya en la transacción se puede presentar procedimientos como pago de impuestos o de escrituración; el otro tipo de compras son las efectuadas en el exterior.

Para la ejecución las compras existen dos posibilidades, comprar directamente la entidad, para ellos es necesario tener funcionarios para controlar los recursos físicos adquiridos y sitios de almacenamiento. La otra  la posibilidad es contratación de outsourcing, con esta el contratista se encarga de todo y la entidad dedica más sus esfuerzos a la misionalidad disminuyendo la carga administrativa.

Una vez los elemento están a disposición de la entidad se debe contar con procedimiento que establezcan el control, ubicación, traslado y entrega de bienes.

El manejo y manipulación de materiales contemplan procedimientos que determinan la forma de almacenaje, la forma de traslado, como debe ser la manipulación por parte de los usuarios finales.

Para el manejo de los materiales se deben tener en cuenta los siguientes principios:

• Principio de Planeación: se debe contar con planes que definan como deben ser almacenados los materiales, el tiempo de disposición y como pueden ser traslados, así como aprovechar el espacio de almacenamiento.
• Principios de explotación: hace referencia a la seguridad de los materiales y como aumentar su eficiencia a la hora de administrarlos.
• Principio de equipos: con este principio se establecen o se eligen los equipos y maquinaria adecuados para la entidad.
• Principios de costos: establece acciones para reducir los costos de mantenimiento, de trasporte y de almacenamiento.

Mantenimiento de maquinaria y equipo:

En la administración de los bienes y elementos se debe contar con un programa de mantenimiento, el cual se establece el mantenimiento preventivo  este se hace antes de que los equipos presentan fallas; y el mantenimiento correctivo en cual  se realiza cuando se presenta una falla en el equipo. Existe otro tipo de mantenimientos como el reacondicionamiento que basa en reparar o cambiar piezas de un equipo después haber presentado una falla, la mayoría de veces este tipo de mantenimiento es costoso, por eso en algunos casos es mejor optar por reponer la máquina o equipo.

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