Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización)

Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización)

Descripción: Además de conocer conceptos relacionados con Administración Documental en la Archivística, es indispensable saberlos aplicar, de forma adecuada, en el entorno laboral. Teniendo en cuenta las lecturas indicadas anteriormente, así como los conceptos de la Administración Documental en la Archivística, es momento que usted emplee los conocimientos adquiridos hasta el momento para identificar y analizar diferentes procesos de un contexto laboral, a través del siguiente ejercicio: Inicialmente, seleccione una empresa que tenga bien definida la unidad de archivo o una oficina que se encargue específicamente de la clasificación documental, de acuerdo a las áreas que constituyan la empresa. Tenga en cuenta que la empresa puede ser su propio lugar de trabajo o una entidad cercana a la cual tenga acceso o conozca. Cuando haya seleccionado la empresa determine los siguientes aspectos:

Seleccione la empresa donde actualmente trabajo Teleperformance S.A.

∙ Basado en la terminología del proceso administrativo mencionado en el primer contenido de estudio, es momento que usted indague en la oficina o unidad que seleccionó, acerca de cómo se aplican las funciones para administrar los documentos, cumpliendo con la normatividad vigente.

PROCESO ADMINISTRATIVO

Planeación

Dentro de la planeación se identificó una persona encargada del área que es el Jefe de gestión documental el cual planifica que información debe ser almacenada en medio físico y que información en medio virtual. Planifica los recursos necesarios para esto anualmente.

Organización

En la organización tiene en cuanta las personas que van hacer parte de este proyecto y los directamente afectados, actualmente por seguridad informática se está implementando el programa de cero papel en la empresa, por lo que los procesos que elabora son encaminados a medio electrónico.

Ejecución

En la ejecución dispone de un personal conformado por auxiliares e ingenieros de sistemas donde lleva a cabo el plan propuesto, digitalización de documentos y destrucción de archivo.

Control

Para el control dispone de auditores internos que van por todas los operaciones en un auditoria mensual de control de información, donde revisan las carpetas compartidas de los ordenadores y que se cumpla en cero papel propuesto para este año.

Almacenamiento de documentos

Actualmente el almacenamiento de documento se lleva a cabo en una bodega de gestión documental y en una sala de Data Base.

Descarte de documentos (comité)

Para esto se tiene un tiempo de vigencia de los documentos en donde los documentos contables deben ser almacenados por más tiempo que los de seguimiento interno como evidencias de auditorías internas.

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