Activos Fijos

1) ACTIVOS FIJOS. DEFINICIÓN

Los activos fijos se definen como los bienes que una empresa utiliza de manera continua en el curso normal de sus operaciones; representan al conjunto de servicios que se recibirán en el futuro a lo largo de la vida útil de un bien adquirido. Se componen por todas aquellas cuentas que representan recursos, con que cuenta la empresa para el desempeño de sus actividades típicas, pero que además deben tener las siguientes características:

1. Ser físicamente tangibles.

2. Tener carácter de perdurabilidad, es decir, tener una vida útil relativamente larga (por lo menos mayor a un año o a un ciclo normal de operaciones, el que sea mayor).

3. Deben tener un valor notorio y sus beneficios deben extenderse, por lo menos, más de un año o un ciclo normal de operaciones, según el que sea mayor. En este sentido, el activo fijo se distingue de otros activos, como los útiles de escritorio por ejemplo, que son consumidos dentro del año o ciclo operativo de la empresa.

4. Ser utilizados en la producción o comercialización de bienes y servicios, para ser alquilados a terceros, o para fines administrativos. En otras palabras, el bien existe con la intención de ser usado en las operaciones propias y naturales de las actividades de la empresa de manera continua y no para ser destinado a la venta en el curso normal del negocio aun cuando la propiedad no sea plena por no haberse cancelado totalmente.

Es importante aclarar que la clasificación de un bien como activo fijo no es única y que depende del tipo de negocio de la empresa. Así se puede observar como algunos bienes pueden ser considerados como activos fijos en una empresa y como inventarios en otra. Por ejemplo, un camión es considerado como activo fijo para una empresa que vende artefactos eléctricos siempre que lo utilice para entregas de mercadería, pero a cambio es considerado como parte de un inventario, si está destinado a la venta en una empresa distribuidora de camiones.

2) Normas de control interno de los activos fijos.

El Control Interno en un sistema contable comprende el conjunto de métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad, para seguir la huella de las actividades financieras y resumirlas de forma útil para quienes toman las decisiones. El control interno está directamente relacionado con la contabilidad, pues quienes gerencian necesitan estar seguros de que la información contable que reciben sea exacta y confiable, lo que se logra mediante la utilización del sistema de Control Interno de la entidad.

Un sistema de control interno es el conjunto de medidas que toma la organización con el fin de:

• Proteger sus recursos contra el despilfarro, el fraude o el uso ineficiente.

• Asegurar la exactitud y la confiabilidad de los datos de la contabilidad y de las operaciones financieras.

• Asegurar el cumplimiento de las políticas normativas económicas de la entidad.

• Evaluar el desempeño de todas las divisiones administrativas y funcionales de la entidad.

Los sistemas de control interno pueden ser:

Administrativos.- Compuestos por el conjunto de medidas diseñadas para mejorar la eficiencia operacional y que no tienen relación directa con la confiabilidad de los registros contables. Un ejemplo de un control administrativo, es el entrenamiento obligatorio de los trabajadores en cuanto a normas de seguridad y salud de los puestos de trabajo, o la restricción de acceso a determinadas áreas de una empresa.

Contables.- Compuestos por el conjunto de medidas que se relacionan directamente con la protección de los recursos, tanto materiales, como financieros. Autorizan las operaciones y aseguran la exactitud de los registros y la confiabilidad de la información contable. Un ejemplo de éstos podría ser el realizar un conteo físico parcial, mensual y sorpresivo de los bienes almacenados.

Con la finalidad de evitar actos mercantiles ilegales, malversaciones y otras prácticas delictivas, se han aprobado normas que exigen a las entidades un adecuado control interno y contienen prohibiciones especificas y exigen mantener registros contables con un detalle y exactitud razonables.

Para el logro de un buen control interno se pueden tomar medidas o normas como:

• Establecer líneas claras de responsabilidad

• Establecer procedimientos de control, para procesar cada transacción, de manera que cada una deba pasar por 4 etapas separadas y ser: autorizada, aprobada, ejecutada y registrada.

• Subdivisión de funciones, que es, quizás, el elemento más importante para el logro de un adecuado control interno.

• Separación de las tareas, lo que limita las posibilidades de fraude y mejora también la exactitud de los registros contables. este componente a pesar de ser crucial, es con frecuencia descuidado. Se puede subdividir en cuatro partes:

a. Separación de las operaciones de la contabilidad. Esto es, la función contable debe estar totalmente separada de los departamentos operativos, con el fin de poder mantener registros objetivos.

b. Separación de la custodia de los activos y de sus registros en la contabilidad.

c. Separación de la autorización de las operaciones de la custodia de los activos correspondientes. siempre que sea posible.

d. Asignación parcial de las responsabilidades, de forma tal que ninguna persona o departamento maneje una transacción completa, de principio a fin.

• Realización de auditorías o comprobaciones internas

• Diseño adecuado de documentos y registros: Existe una amplia variedad en los documentos y los registros, desde documentos primarios, como es el caso de las facturas de ventas y las ordenes de compras, hasta la confección de registros especiales y submayores. lLos registros y documentos comerciales (órdenes de compra o de entrega, facturas, informes de recepción, etc), deben ser cuidadosamente diseñados.

• Enumerar los documentos. Una falla en el orden consecutivo atrae la atención hacia el documento faltante.

• Imponer una política claramente definida sobre quien es la persona, personas o comité, autorizado para determinar la adquisición o remplazo de un activo fijo y el retiro y venta del mismo.

• Comunicar, por escrito a las personas que tienen bajo su responsabilidad cualquier hecho que pueda afectar los bienes bajo su responsabilidad como podía ser: roturas, traslados obsolescencias, ventas, etc. Con objeto de que usted pueda ajustar sus registros como consecuencia de estos cambios.

• Revisar periódicamente la tasa o cuota de depreciación para determinar si son razonables y no se han efectuado depreciaciones en exceso o en defecto.

• Imponer

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