Administracion De Documentos Comerciales

Control de documentos comerciales

Los sistemas de control de documentos se utilizan para rastrear y controlar las revisiones a los mismos y se pueden encontrar en una amplia gama de aplicaciones, incluyendo el software y la legislación. El diseño de un sistema de control de documentos depende del tipo de documento que se manipule y las funciones de control deseadas. La selección de una opción de almacenamiento y un tipo de método es fundamental en el proceso.

Existen muchos tipos de sistemas, como por ejemplo:

Sistema alfabético: Consiste en hacer una carpeta por cliente, empresa, persona, etc., y después colocar las carpetas en orden alfabético. La principal ventaja es que resulta muy sencillo de colocar y puede manejarse sin ningún tipo de formación especial. La desventaja de este sistema, es que podrían surgir problemas si el archivo lo maneja mucha gente, y por tanto, la única solución a este problema es que se encargue del archivo una sola persona y que sea esa persona quien escriba las normas adaptadas.

Pasos:

1) inspeccionar: se revisan los documentos o papeles para comprobar si ha sido autorizado el archivo.

2) clasificación: se determina el título bajo el cual será archivarán los documentos, esto dependerá de la frecuencia que se le conceda, bien al nombre del remitente de la correspondencia, al asunto de que se trata, al nombre del destinatario y nombre de la localidad donde provienen o hacia donde se envía.

3) macar o codificar: se procederá a señalar el título bajo el cual se habrá que archivar la correspondencia, este paso se realiza subrayando el título seleccionado.

4) distribuir: consiste en separar alfabéticamente los títulos marcados.

5) archivar: se procede a colocar los papeles o documentos en sus respectivas carpetas, para luego proceder a archivarlos en su estricto orden alfabético.

Sistema numérico: Consiste en asignar números consecutivos a las personas o empresas que escriben, numerando consecutivamente las carpetas, para después archivarlas por orden numérico. Se hace una ficha con el nombre de cada una y el número asignado. Las fichas se archivarán en orden alfabético en un cajón o fichero. Las ventajas de este sistema son: es más sencillo encontrar las carpetas, los números de la carpeta se pueden utilizar para cartas, el archivo se puede aumentar indefinidamente (sólo será necesario añadir nuevas carpetas) y las fichas pueden utilizarse para otros fines.

Pasos:

1) Asignar números consecutivos a las personas y/o empresas que escriben, numerando consecutivamente las carpetas, para después archivarlas por orden numérico.

2) Se hace una ficha de cada una y el número asignado. Las fichas se archivarán en orden alfabético en un cajón o fichero.

Sistema geográfico: Consiste en agrupar las carpetas en orden geográfico, por

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