Administracion De Proyectos

Administración de Proyectos

Es la aplicación de conocimientos, habilidades herramientas y técnicas, a las actividades de un proyecto a fin de satisfacer los requerimientos del mismo. Su gestión puede hacerse a través de una oficina de proyectos, la cual facilita la toma de decisiones.

Proyecto: Cualquier esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto o servicio único que tiene un plan y productos a entregar, que tiene restricciones de compromisos de tiempo, requerimientos de recursos y limitaciones de presupuesto y que puede ser definido por una serie de actividades concurrentes. Es un emprendimiento temporal creado para realizar un producto o servicio particular y con objetivos definidos. Tiene la particularidad de ser único y por ello, es fundamental la rigurosidad de una metodología o disciplina que nos auxilie a abordar algo que lo estamos haciendo por primera y única vez

Considerar a una empresa como el organismo de un ser humano implica que, para que un negocio pueda sobrevivir y prosperar, todas sus piezas funcionales deben trabajar en conjunto hacia objetivos o proyectos específicos. En las décadas posteriores a los años sesenta, este enfoque hacia la administración de proyectos comenzó a afianzarse en sus formas moderas. Aunque varios modelos empresariales distintos evolucionaron durante este período, todos comparten una estructura subyacente común: un administrador del proyecto administra el proyecto, reúne un equipo y garantiza la integración y comunicación horizontal del flujo de trabajo en los diferentes departamentos.

El administrador de proyectos opera independientemente de la cadena de mando normal dentro de la organización. Debe dirigir y evaluar el proyecto; también planear, proponer e implementar políticas de administración de proyectos, asegurar la finalización del proyecto mediante compromisos contractuales.

Otras tareas que debe cumplir son desarrollar y mantener los planes del proyecto, darle una calendarización y financiamiento adecuados al proyecto y evaluar y reportar su avance.

Debe resolver los problemas a través de decisiones orientadas al objetivo.

Además, el administrador de proyecto debe resolver las siguientes preguntas:

* ¿Qué se va a hacer?

* ¿Cuándo se va a hacer?

* ¿Por qué se va a hacer?

* ¿Cuánto dinero está disponible para hacerlo?

* ¿Qué tan bien se está haciendo el proyecto?

Durante los últimos diez años, la administración de proyectos no ha dejado de evolucionar. Existen dos tendencias importantes emergentes:

• Planeación ascendente Esta tendencia enfatiza el uso de diseños de proyectos más sencillos, ciclos más breves, colaboración eficiente entre los miembros del equipo, participación más sólida de los miembros del equipo y toma de decisiones. Este enfoque se conoce ampliamente como administración de proyectos ágil e incluye varias metodologías relacionadas, como Scrum, Crystal, Extreme Programming, Unified Process y muchas otras.

• Planeación descendente y revisión Esta tendencia se caracteriza por la toma de decisiones en toda la empresa sobre la cartera de proyectos que una organización debería tener y por permitir que las tecnologías de minería de datos hagan más transparente la información de la cartera.

Uno de los postulados en los que se basa la disciplina es que la rigurosidad no sólo es posible en un contexto de cambio e incertidumbre, sino que a través de ella guiamos y generamos el accionar que nos llevará a cumplir con los objetivos.

La aplicación de la Disciplina de Administración de Proyectos es uno de los medios para salir de la crisis, pues imprime método, seriedad, un lenguaje común entre los miembros del equipo y objetivos conocidos y claros.

Según el PMI, todo proyecto se compone de cinco grupos de procesos, a saber:

Inicio, Planeamiento, Ejecución, Control y Cierre.

Estos grupos de procesos son temporales. En cada uno de ellos, la disciplina propone acciones que giran en torno a nueve áreas de conocimiento.

Es decir, en todo momento en el proyecto se deben abordar tareas en forma metódica en torno a estas nueve áreas de forma tal de mantener bajo control el proyecto en curso. La mencionada disciplina establece detalladamente todos los procesos incluidos en cada área de conocimiento: qué hacer, qué información utilizar como “input” y qué “output” generar.

La Administración de proyectos ha ganado popularidad últimamente debido a los cambios en las organizaciones y en el mercado: downsizing, crecimiento en complejidad de proyectos y servicios, competencia global, establecimiento de prácticas uniformes para manejar proyectos en organizaciones multinacionales.

Habituarnos al cambio es una necesidad. También, el nivel de complejidad que nos enfrentamos en la vida diaria es abrumador. La complejidad está dada por el tamaño de los emprendimientos, por la tecnología, por las dificultades, por el cambio. Parece ser que el manejo de la complejidad viene de la mano de la disciplina y la rigurosidad en nuestro accionar.

La Administración de proyectos puede ser encontrada en muchas industrias actualmente, desde el desarrollo de sistemas informáticos a la atención de la salud, servicios financieros, educación.

Beneficios de implementar una solución de Administración de Proyectos en su organización:

• Prioriza los proyectos y mejora la productividad de sus recursos

• Disminuye costos gestionando los proyectos de manera efectiva

• Asegura la generación de valor de los proyectos realizándolos en tiempo y forma

• Incrementa el retorno de inversión

• Da visibilidad del comportamiento y tendencias en los proyectos

• Facilita la toma de decisiones de manera oportuna

• Garantiza la alineación estratégica y el cumplimiento de los objetivos

La aplicación de conceptos de administración de procesos y mejora de calidad para el desarrollo y mantenimiento de sistemas

Todos los proyectos suponen cambios, por lo tanto todos los integrantes del equipo se ven involucrados en un cambio organizacional.

Entender los roles que cada uno de éstos juegan dentro del proyecto servirán como guía para comprender y optimizar su desempeño. Con el fin de homologar términos a continuación se definen los roles y responsabilidades para cada uno de éstos.

...