Administración Proyectos

Los proyectos están compuestos de procesos. Un proceso es una serie de acciones desarrolladas por personas y que generan un resultado y se categorizan en:

– Procesos de Administración de Proyectos: Se relacionan con la descripción y organización del trabajo del proyecto y son aplicables a la mayoría de los proyectos

– Procesos orientados al producto: Se relacionan con la especificación y creación del producto del proyecto. Son definidos típicamente por el ciclo de vida del proyecto y varían dependiendo del área de aplicación

Los procesos administrativos y los procesos orientados al producto se mezclan e interactúan en el desarrollo del proyecto por lo que el alcance de un proyecto no puede ser definido sin el entendimiento de cómo se crea el producto deseado. Es en este concepto en donde se establece que además de las metodologías para realizar un producto, deben considerarse los proceso para el desarrollo del ciclo de vida.

En este tema se analizarán los grupos de Procesos establecidos en la guía del PMI (PMBOK guide):

Los procesos de la administración de proyectos pueden ser organizados en cinco grupos de uno o mas procesos:

– Iniciación. Reconocimiento de que el proyecto o fase debe iniciar por lo que se establece un compromiso para hacerlo

– Planeación. Establecimiento de un esquema de trabajo para cumplir con las necesidades del negocio

– Ejecución. Coordinación de las personas y otros recursos para cumplir con el plan

– Control. Aseguramiento de que los objetivos del proyecto sean logrados, medición del avance y establecimiento de medidas correctivas

– Cierre. Formalización de la aceptación del proyecto o fase para terminar el proyecto

Cada uno de estos procesos establece actividades para el cumplimiento de la etapa y se interrelacionan entre ellos a medida que se avanza en el desarrollo

Los grupos de procesos se ligan a través de sus resultados de una manera iterativa, tal como se muestra a continuación en donde los procesos de iniciación generan resultados que se utilizarán en la etapa de planeación.

Cuando se planea el proyecto, se establecen las bases para la ejecución , es decir para el desarrollo de todas las actividades que permiten el logro del producto final.

Cuando se lleva a cabo el desarrollo, se establecen proceso de control que determinan cambios o actualizaciones que a su vez originan que se modifique el plan del proyecto.

Este ciclo de planeación, ejecución. control y nuevamente la planeación para contemplar cambios, continua hasta que se presentan las condiciones de terminación que dan lugar al proceso de cierre que finaliza el proyecto.

A continuación se presenta en forma gráfica la interacción de los procesos:

Derivado de "A Guide to the Project Management Body of Knowledge" Project Management Institute, 1996

Los procesos de administración de proyectos no son discretos sino que mezclan actividades que ocurren en diferentes niveles de intensidad a través de cada fase del proyecto. Es decir, cada uno de los grupos de procesos presentan actividades en diferentes momentos del Tiempo:

Derivado de "A Guide to the Project Management Body of Knowledge" Project Management Institute, 1996

En la gráfica puede observarse que, por ejemplo, los procesos de control, que consisten en verificar que se cumpla con los objetivos del proyecto, se realizan desde la etapa de iniciación en donde se definen los requerimientos para lograr el producto final. El control aplicado en este momento, sería la verificación de los objetivos y el alcance del proyecto con todos los stakehokders.

De igual manera, en la etapa de cierre, deben establecerse actividades de control para lograr la aceptación del cliente y la entrega del proyecto satisfactoriamente.

Además, estos grupos de procesos se establecen en cada una de las etapas del ciclo de vida de los proyectos, interactuando a través de las fases, de tal manera que el cierre de una fase provee una entrada input para iniciar la siguiente:

Derivado de "A Guide to the Project Management Body of Knowledge" Project Management Institute, 1996

Puede observarse que el desarrollo del proyecto se realiza en forma progresiva y el avance del plan de proyecto en esta forma es llamado rolling wave planning

Las etapas que se describen en este diagrama muestran las primeras fases de desarrollo de un producto de software en donde la fase de diseño produce entradas para la fase de implantación, pero para hacerlo, se llevan a cabo los procesos en la misma fase.

Áreas de conocimiento en la Administración de Proyectos

Las áreas de conocimiento de la Administración de Proyectos describen los procesos utilizados en las actividades administrativas. Se organizan en nueve áreas principales:

Administración de la Integración del proyecto

Son los procesos requeridos para asegurar la coordinación de los elementos del proyecto, consiste en el desarrollo

...