Administracion Del Tiempo

administrar eficazmente el tiempo es vital para el ejercicio de la función directiva, pues atraves de la misma podremos facilitar que otras tareas de un directivo se efectúen con éxito. Asi, por ejemplo, la tarea de elaborar una estrategia empresarial tendrá mas vicios de cumplir su objetivo fina si desarrollamos una buena gestión del tiempo.

Asi mismo, el proceso de toma de decisiones puede verse perjudicado por una inexistente o ineficaz administración del tiempo , con todos los risgos que conlleva para la empresa y para el cumplimiento de un plan estratégico marcado.

Asi podremos saber cual es la falla en nuestra asignaciones de tiempo y comprenderemos el beneficio que la delegación supone para el conjunto de la empresa.

El tiempo como recurso

Muchos de nosotros nos hemos sentido a menudo agobiados por lo que llamamos falta de tiempo. Expresiones como “no tengo tiempo” o “necesito mas tiempo” son comunes en nuestro vocabulario, no solo en el ambiente laboral si no también en nuestra vida diaria.

¿Quién no a sentido la necesidad de alargar su jornada laboral para finalizar una actividad programada? . sin embargo son principalmente aquellos que desarrollan actividades directivas y desempeñan tareas que suponen ejercicio de responsabilidad los que perciben de manera mas clara el recuros del tiempo como un bien escaso.

Si havemos un mal aprovechamiento del mismo aparecerán los síntomas de estrés, los agobios y la apariencia de contarcon menos tiempo. Sin embvargo conviene citar ciertas características del recurso “tiempo” que nos harán reflexionar y nos llevaran a buscar formulas para administrar de una manera mas útil este bien escaso:

• No es almacenable

• Es equitativo, todos contamos con el mismo tiempo

• Es limitado y limitante

• Es indispensable, insustituible, irreversible inexorable y no se puede detener

Habitualmente percibimos el tiempo de una manera imperfecta, tenemos un sentido del tiempo subjetivo. Cuando el caudal de actividades por desarrollar es pequeño parece que contamos con mucho tiempo. Pero cuando las actividades que tenemos que realizar son muchas parece como si el tiempo fuese elástico y tuviésemos menos.

Partiendo de esta reflexión, y teniendo en cuenta las carecteristicas del recurso tiempo, nos vemos en la necesidad de administrarlo para obtener mejores resultados.

Todas y cada una de las actividades que realizamos, tanto en nuestra vida personal como profesional, se presuponen como importantes para nosotros, pero hemos de aprendir a discenir entre las mas y las menos importantes. También es necesario recordar que existen actividades que consideramos urgentes y que tenemos que realizar de manera inmediata. Muchas de las veces se convierten en urgentes debido a una mala administración del tiempo por venir rebotados de nuestros compañeros de trabajo o incluso a las relacionadas que mantenemos con nuestros clientes ya sean internos o externos.

Casi todas nuestras actividades mas importantes están relacionadas con las oportunidades, mientras que las actividades urgentes guardan relación con los problemas. Tal es asi que podríamos decir que las actividades urgentes nos impiden llevar de manera eficaz lo que consideramos mas importantes.

Analisis y Diagnostico sobre el uso o administración del tiempo.

A la hora de administrar nuestro tiempo es fundamental realizar un análisis y diagnostico sobre el uso del mismo que consta principalmente de tres pasos:

1. Conocer el uso que hacemos del recurso del tiempo

2. Analizar ese empleo del tiempo

3. Hacer un diagnostico de la situación en que estamos

Para conocer el uso que estamos haciendo del recurso tiempo deberíamos reflexionar sobre tres aspectos fundamnetales

1. Lo que creemos que hacemos

2. Lo que creemos que deberíamos de hacer

3. Lo que creemos que realmente estamos haciendo bien

Ya se a hecho referencia a que tenemos una percepción del tiempo subjetiva. Para objetivizar el uso de nuestro tiempo únicamente podremos hacerlo a través del registro por escrito:

• Registro habitual atraves de las agendas

• Registro detallado, que se realiza una semana de cada semestre o cuando se produce un cambio de funciones o se incrementan los problemas con el recursos del tiempo

Para analizar el empleo que damos a nuestro tiempo es fundamental ahondar en el problema que nos surge del mismo, ¿Cuál es el problema? ¿donde surge? ¿Cuándo surge? y ¿Cómo surge?

Asi mismo, deberíamos si el problema aparece durante todo lo que hacemos o solo en una parte de nuestra actividad.

Resulta fundamental obtener información detallada sobre nuestros problemas con el tiempo, en que lo perdemos y que periodos de tiempo están optimizados.

Una ves realizado el análisis será posible efectuar un diagnostico sobre la situación. Asi podremos saber dos cosas fundamentales:

• La dirección o rumbo que tomara el problema y si perdurara en el tiempo y las exigencias que el propio tiempo y la exigencias que el propio tiempo nos creara en el futuro.

• Los efectos positivos y negativos que este problema ha generado.

Una vez llevado a cabo este análisis y diagnostico de nuestro problemas con el tiempo, será posible efectuar un plan de mejora para optimizar el uso de este recurso.

Herramientas de la administración del tiempo

Para elaborar un plan de mejora debemos utilizar herramientas que nos faciliten la consecución de los objetivos de un

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