Administracion. Principios en los que se basan los Sistemas

PRIMER PARCIAL

Sistemas Administrativos: Es el conjunto de sistemas que actúan como medio y soporte de la gestión administrativa de la organización. Permiten que las definiciones estratégicas y políticas establecidas en el nivel superior, se implanten y concreten en una serie de múltiples acciones y decisiones en el nivel medio y operativo. Establecen formas de organización y de ejecución de las actividades, sustentada por una red de decisiones y de información, configurando así el sostén de las funciones administrativas de la organización.

Principios en los que se basan los Sistemas

SUBSIDIARIEDAD: Ningún sistema está completo en sí mismo

INTERACCIÓN (o globalidad o recursividad): Todos los sistemas están mutuamente relacionados / Trascienden los efectos del mismo a lo largo de todo el Sistema

DETERMINISMO: Todo fenómeno de conjunto que actúe en, o a través de los sistemas, es resultado de causas definidas y constatables.

EQUIFINALIDAD: Diseño - un mismo objetivo a través de medios y acciones diferentes entre sí.

ESTABILIDAD (homeostasis): sistema permanece en funcionamiento eficiente a pesar de los factores externos.

ADAPTABILIDAD: Capaz de evolucionar de acuerdo al entorno /conserve su eficacia y su orientación al objetivo.

INTERDEPENDENCIA: SUPRA-SISTEMA / SUB-SISTEMAS

INTERRELACIÓN (orientación al objetivo): Componentes y relaciones / actúan y operan

ENTROPÍA: Desgaste / generar corriente de neguentropía

SINERGIA: Es el resultado del sistema en su conjunto, el cual siempre será superior que la suma del o los resultados de sus partes (el todo es mayor que la suma de sus partes).

Estudio preliminar

El estudio preliminar hace referencia a ese primer contacto o aproximación que el consultor o especialista realiza en la organización, a fin de obtener una idea de cuál es el problema que enfrenta la organización y que, por lo tanto, permite determinar sobre cuál o cuáles sistemas de la organización serán objeto del trabajo a realizar en las siguientes etapas:

TÉCNICAS DE RELEVAMIENTO:

• Entrevista

• Observación personal y directa

• Estudio de documentación y antecedentes

PERMITE

•Aislar los problemas y clasificarlos, establecer un orden de importancia

•Indicar el alcance de las indagaciones

•Determinar de forma clara y precisa el objetivo del estudio

•Prepara el camino para el planeamiento del proyecto

Contenido del mandato

• Los procesos a seguir

• Los pasos a dar

• Las actividades a realizar

• Los acontecimientos intermedios a alcanzar

• Los tiempos disponibles y los a utilizar

• La fuerza laboral requerida, insumos, costos, beneficios y demás componentes requeridos para elaborar y estar en condiciones de presentar un PLAN DE TRABAJO con sus correspondientes especificaciones, términos de referencia y presupuesto.

a) Su objeto y objetivo. ¿Qué estudiar y por qué?

b) Su alcance. ¿Hasta dónde?

c) Su límite. ¿Dónde?

Planeamiento del Proyecto

El planeamiento persigue el propósito de lograr el mayor aprovechamiento de los recursos humanos y

materiales con que se desarrollará la actividad de análisis. Procura definir la duración de las distintas

etapas que le continuarán y concretar una fecha de puesta en marcha del sistema que se formule.

Contenidos del Planeamiento

•Por dónde comenzaremos a trabajar

•Cuál será el contenido del trabajo

•Si hay que tener un equipo de trabajo y en cuyo caso, cómo estará constituido

•Cuáles son las etapas

•Cuáles son los recursos necesarios

•Cuánto costará el trabajo, etc.

Relevamiento de Información

La etapa del relevamiento tiene como propósito recolectar datos y hechos sobre el objeto de estudio.

El relevamiento se fundamenta en dos razones:

•No es posible realizar análisis si no se cuenta con información que sea suficientemente

descriptiva sobre el objeto de estudio y su funcionamiento.

•La información que se utiliza para hacer análisis, luego será sustento para obtener conclusiones que darán lugar a propuestas referidas a mantener o modificar el sistema en estudio.

Características del relevamiento

Selectivo: seleccionar la información a recolectar aquella información que sea pertinente y esté vinculada con el sistema en estudio.

Completo: la información que se obtenga sea descriptiva del objeto de estudio en forma total, sus componentes, las relaciones, el funcionamiento, etc.

Precisa o exacta: relevar la información en el lugar adecuado, atendiendo especialmente la elección de la fuente de la información.

Métodos de relevamiento

•La entrevista

•La observación personal y directa

•La revisión y estudio de documentación o antecedentes

•El cuestionario

•El muestreo

•Medición del trabajo administrativo

Entrevista

Elementos estratégicos

•El analista, debe averiguar si la Dirección de la organización comunicó a su personal sobre la

realización de la entrevista, en cuyo caso, deberá analizar los términos en que se hizo y la

reacción que produjo, con el fin de compatibilizar esos términos y su actitud como

entrevistador.

•El analista debe saber con anticipación, el nombre de los titulares de cada unidad de

trabajo y de las personas que ha de entrevistar. Información de cada uno en la organización

•Los temas a tratar deben ser previamente listados con indicación de las preguntas

concretas a formular al entrevistado.

•Programar la duración de la entrevista

Elementos tácticos

•Atmósfera: El analista debe adaptar su conversación, sus palabras y el ritmo de la entrevista

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