Administración Por Objetivos APO

APO es una forma de pensar.

Un objetivo para la APO, es: un propósito, una misión para un periodo determinado, definido de tal forma que pueda ser medido bajo parámetros cuantitativos (tiempo, dinero, unidades, porcentajes, etc.), que se pueda controlar para replantear las acciones de futuras metas, propósitos o misiones administrativas.

Más que un sistema nuevo de administrar, es una forma de pensar que requiere que muchos de los que ejercen el mando cambien radicalmente sus estilos, prácticas y valores de supervisión, y permitan que cada subordinado participe en la fijación de los objetivos del trabajo que realiza y se autosupervise y se autocontrole.

• Coordinación de objetivos.

Bajo el principio de unidad de dirección, debe haber coordinación de objetivos, es decir, todas las acciones individuales deben ir encaminadas hacia las metas de la organización.

• Deben ser cuantificables.

Los objetivos deben estar redactados en tal forma que puedan ser controlados fácilmente por medios cuantitativos, esto es necesario para conocer el grado en que se logran los planes, y aplicar las correcciones necesarias.

• Redactados debidamente.

Uno de los aspectos más importantes para el éxito de la APO es la redacción de los objetivos, que serán las guías de acción y la verificación .Los objetivos deben escribirse tomando en cuenta lo siguiente:

• Que el objetivo pueda ser controlable y observable por medios cuantificables, incluyendo de preferencia los siguientes elementos: tiempo, calidad y cantidad.

• Debe estar redactado con sencillez y con términos utilizados en la organización.

• Debe estar redactado con brevedad.

• Se deben considerar los elementos con que se cuenta.

Clasificación de los objetivos

Los objetivos se clasifican por diferentes enfoques a alcanzar. Se pueden clasificar de la siguiente forma: , de acuerdo con lo que se desea

a. Por su origen y tiempo.

Institucionales . Son aquellos que están en la esencia y naturaleza de la organización. Hasta cierto punto son razón de ser de la organización, se parece a la misión. Sin embargo este último término es más amplio, pues abarca el servicio que se da al consumidor tanto interno como externo.

Las organizaciones no tienen un solo objetivo institucional. Regularmente tienen varios y en ocasiones en conflicto. Todos deben ordenarse según su importancia. George Odiorne presenta los siguientes objetivos institucionales :

• Elaborar productos y dar servicios de buena calidad

• Pagar salarios justos

• Pagar impuestos

• Enseñar a sus trabajadores a ser hombres libres

• Inventar e innovar proporcionar ocupación

• Fijar precios que correspondan a sus costos.

Cíclicos o por metas. Los objetivos se deben traducir en metas para poder medirlos, saber cómo va la organización y reorientar en su caso las acciones por medio de nuevos planes. Las metas se han clasificado así:

• A largo plazo (de más de 5 años)

• A mediano plazo (de 1 a 5 años)

• A corto plazo (de menos de un año)

Las metas deben basarse en objetivos, por lo que es necesario analizar los objetivos de acuerdo con los plazos para los cuales se fijan.

A largo plazo o estratégicos. Los objetivos a largo plazo o estratégicos generalmente abarcan plazos mayores a cinco años e involucran a toda la organización, su cumplimiento se relaciona con el de la estrategia .

A mediano plazo o tácticos. Estos objetivos cubren un plazo de uno hasta 5 años, pueden llamarse también objetivos tácticos. Sirven de base a una planeación más detallada , e involucran sólo a determinadas áreas organizacionales , pero cumplirlos es importante para el logro de los objetivos estratégicos que persigue la organización. Son un medio de enlace entre las operaciones normales y la estrategia.

A corto plazo u operativos. Comprenden plazos de hasta un año, también conocidos como objetivos operativos. Se fijan para unidades organizacionales y son la base de programas de acción para las operaciones cotidianas de la organización.

b. Por su jerarquía y función.

Como las empresas están estructuradas jerárquicamente, con división del trabajo por áreas de funciones, los objetivos se pueden clasificar por el nivel de jerarquía y área donde se establezcan, para su debida coordinación. La clasificación de los objetivos por su jerarquía se hace para conocer el nivel del establecimiento y el área funcional a la que corresponde. Cada nivel tiene sus objetivos y debe, a su vez, establecer metas que sirvan de guías de los otros niveles.

c. Por los objetivos del puesto.

En cada puesto se distinguen tres tipos de acciones básicas relacionadas con la eficiencia:

Acciones formalizadas, que se desprenden de la delegación formal y que son la base de las metas para medir eficiencia y dar retroalimentación. Toda organización que ha dividido el trabajo en partes, permitiendo unja especialización, tiene asignadas determinadas tareas a cada miembro, formalizadas rutinariamente.

Acciones no formalizadas, que se refieren a actividades que no corresponden a los objetivos vitales del puesto pero que son eventualidades indispensables para el buen funcionamiento de la organización. Estas actividades no están formalizadas como funciones básicas, absorben mucho tiempo e interfieren con el cumplimiento de los objetivos. Estas acciones son en muchos casos indispensables y no atenderlas puede producir ineficiencia o generar problemas. No se pueden prever y son ocasionales.

Acciones creativas. Los puestos no son laberintos sin salida y estáticos, siempre requieren creatividad para lograr eficiencia. Si una organización no innova, al cabo de unos cuantos años estará sin capacidad de competencia. Ésta obliga a las organizaciones a renovarse constantemente y hace que de manera permanente lleguen al mercado nuevos productos .

d. Por su relación con le desarrollo personal.

Estos son objetivos individuales inherentes ya no al puesto (como en los tres anteriores) sino a la persona.

Una APO congruente debe incluir no sólo las metas que benefician a la organización, sino buscar un desarrollo del individuo en una forma más particular , permitiendo que este alcance otras habilidades personales, aunque no estén relacionadas directamente con su puesto. El hombre necesita escoger lo que sea necesario para su desarrollo , el individuo desea ascender jerárquicamente, tener otras oportunidades , por lo que se le deberá capacitar permanentemente. Se debe buscar una congruencia de metas entre lo que desea el individuo

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