Adminitración Documental En El Entorno Laboral

San Vicente de Chucuri (Santander) 17 Junio 2014

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Curso

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL No.

Tutor

Correo electrónico

Oficina

Regional Antioquia

Complejo Tecnológico Minero Agro empresarial.

Ciudad

Oficina Calle 50 Barrio La Malena Puerto Berrio

ACTIVIDAD SEMANA 3

Desarrollo:

ADMINISTRAR LAS COMUNICACIONES OFICIALES PRODUCIDAS Y RECIBIDAS EN RAZÓN A LAS ACTIVIDADES, APLICANDO LA NORMATIVIDAD VIGENTE Y LA GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA 185 – ICONTEC

La aplicar la NORMA GTC 185 para la gestión de documentos formales en las compañía etc., en esta se establecen los lineamientos para la gestión de documentos organizacionales, basados en normas ICONTEC; la cual contiene diferentes herramientas, que nos sirven de soporte para dar una mejor presentación y formalidad. Esto con el fin de facilitar las comunicaciones escritas y tecnológicas en Trabajando Juntos SAS optimizando así los recursos y el tiempo, teniendo en cuenta la calidad en cada uno de los procesos internos en las áreas de trabajo. Estas orientaciones permiten el desarrollo y comprensión de la información que se transmite en la compañía etc., de una manera organizada y completa.

COMUNICACIONES OFICIALES

Son todas aquellas comunicaciones internas y externas que son producidas o recibidas, a través de medios magnéticos o físicos, que se generan en pro del desarrollo de las actividades administrativas de determinada organización y se clasifican en Internas y Externas, dentro de la unidad de correspondencia.

Comunicaciones Internas

Son todas aquellas comunicaciones de carácter oficial de las entidades públicas o privadas, donde se manejan controles y procedimientos establecidos.

El procedimiento inicia con la recepción de comunicaciones oficiales internas en cada dependencia y termina con la revisión respectiva; pero no antes de realizar la determinada actividad archivística y su registro en la planilla de distribución. Esto se identifica con la ayuda de códigos, según la dependencia y de forma consecutiva en la Tabla de Retención Documental, permitiendo así realizar seguimientos pertinentes. Por ende, de las comunicaciones internas se derivan las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas, las cuales se explicarán a continuación.

Comunicaciones oficiales recibidas

Son aquellas que ingresan a las entidades mediante un control establecido como revisión, verificación, registro de datos del destinatario y de origen, para luego realizar el proceso de radicación y distribución a la correspondiente dependencia, brindando el debido trámite de la unidad de correspondencia.

Comunicaciones oficiales enviadas

Son aquellas comunicaciones que son enviadas en soporte físico, la cual contiene el documento original y máximo dos copias del mismo. La original se remite a su destinatario final, realizando el debido procedimiento establecido por cada entidad correspondiente.

Comunicaciones Externas

Son aquellas comunicaciones que son producidas por la entidad en ejercicio de sus funciones, con destino a personas naturales o jurídicas, independientemente del medio utilizado. Es decir que, se realiza un cruce de comunicaciones entre entidades, para luego efectuar su debido proceso dentro de ellas. A continuación explico de forma detallada el procedimiento de las comunicaciones, desde su recibimiento en alguna entidad.

GESTIÓN DE LA CORRESPONDENCIA

OFICINA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Procedimiento para la gestión de la correspondencia.

ACUERDO 060 del 30 de octubre de 2001 PAUTAS PARA LA ADMINISTRACION DE LASCOMUNICACIONES OFICIALES Artículo tercero: Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la ventanilla única o unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión , centrales e históricos.

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Definición: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Marco normativo: Acuerdo 060 AGN 060 de 2001 Artículos 2, 3, 5, 8 y 10.

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

• Comunicaciones Institucionales: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de sus funciones. Estas ameritan un trámite y deben ser radicadas.

• Correspondencia: Comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No deben ser radicadas.

• Documentos contables: Facturas, extractos, etc. • Publicaciones: Revistas, libros, propaganda.

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

En este proceso se dan las siguientes tareas:

Registro de correspondencia: Es el procedimiento por medio del cual, la Universidad ingresa en sus sistemas datos tales como: fecha, medio, radicación, empresa, remitente, asunto, anexos, dependencia, destinatario. Empresas Municipales de Santander.

Radicación de las comunicaciones: Es el procedimiento por medio del cual, la Universidad asigna un numero consecutivo a las comunicaciones recibidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo (esto se hace a través de una etiqueta), con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS OGD

Definición: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

Marco Normativo: Acuerdo 060 AGN de 2001 Artículos 2, 3, 4, 7 y 11. Se puede dar por: Correspondencia interna / Correspondencia por correo certificado / Correspondencia por vía fax / Correspondencia por vía e-mail @

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

Correspondencia interna: CAD.9.2-01-______ Original CAD.9.2-01-______ Copia ir a Marque en un papel el acto tova re V ice ministra nombre de la dependencia m Ad a la cual quiere dirigir el documento.

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

Correspondencia Por Correo Certificado: Radicación de correspondencia que va al Medio Externo: Doctor JUAN CAMPO - Las cartas remisorias a despachar deben ir Director

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