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ADMINISTRACIÓN DE UNA PÁGINA

Síntesis:

1. EL RETO.

XCORP, una gran compañía se encontraba en grandes dificultades, ya que había perdido significativas sumas de dinero en periodos anteriores. Las ventas estaban cayendo, los inventarios se acumulaban y algunas plantas se estaban cerrando. Además los competidores de XCORP, se estaban fortaleciendo cada vez más. “Era momento de hacer un cambio urgente”.

La Junta Directiva de XCORP, propuso a Brian Scott como el nuevo presidente y Gerente General de la compañía. Scott tenía el éxito record de haber transformado varias empresas. Él conocía a la perfección como llegar al corazón del problema y dar lugar a soluciones efectivas. Era dinámico, decidido, positivo y valiente.

Scott pidió que le fueran concedidos dos años de plena autoridad para implementar los cambios que él consideraba pertinentes hacerlos, el en cual la junta acepto su petición. Scott sabía que necesitaba una estrategia creativa para enfrentar los retos de su nueva posición.

2. DESCUBRIR QUÉ ESTÁ MAL.

Scott había estudiado los estados financieros de XCOR, por el cual estaba consciente del bajo desempeño de la compañía. Sospechaba que había varios factores que habían contribuido a la crisis que estaba pasando la empresa. En donde decidió comenzar por unirse con el gerente financiero, Joe Rayner, para conocer su punto de vista. Scott le pregunto a Rayner; ¿Por qué cree usted que XCORP está en problemas?, Rayner responde tajantemente que la culpa del bajo desempeño de la compañía se debía del anterior gerente. Ya que él busco expandirse demasiado rápido, diversificando en demasiadas áreas, en el cual obligo a ir a aumentar el capital en un momento en que el costo del dinero era alto y la capacidad de crédito de la compañía se estaba deteriorando. Es por esta razón que el costo de la financiación y la falta de experiencia en las nuevas áreas llevaron a la compañía a una situación en la que no resultaba competitivo para satisfacer las necesidades de los clientes, replico según Rayner. Scott estaba un poco molesto con la reacción de Rayner, debido a que estaba culpando al anterior gerente por los problemas de la compañía sin estar presente para defender sus decisiones.

Esto le provoco a Scott su atención sobre asuntos financieros, estratégicos y funcionales. En donde comenzaría averiguar la rentabilidad por producto, línea de servicio, eliminado aquellos que no contribuyan al mejoramiento de la empresa.

Después llamo al vicepresidente de producción, Tom Brown, pieza clave en el anterior equipo de gerencia y muy cercano al antecesor de Scott. Brown está consciente que muchos productos no estaban funcionando muy bien el mercado y que muchas personas culpan a esa área por el bajo rendimiento. Scott le hizo la misma pregunta que al gerente financiero, ¿Por qué cree usted que XCORP está en problemas?, Brown responde que el problema real estaba en el departamento de ventas, argumentando que las ventas son erráticas, lo cual hace que se deba ajustar el cronograma de producción con muy poco tiempo de antelación. En el cual la gente de ventas promete fechas de entrega imposibles, solo por conseguir el cliente, además no obtienen la información necesaria para programar la producción hasta el último minuto. Generando que no haya una planeación en el área de trabajo, provocando que la línea de producción este parada.

Scott sorprendido de lo que le había dicho el encargado de producción, que todo el problema se debe principalmente al departamento de ventas. Puesto que estos departamentos deben actuar simultáneamente para que el trabajo salga bien. Es por esto que llamo de inmediato al vicepresidente de ventas, Peter Clark, preguntándole el problema real de la compañía, Clark responde que las dificultades de compañía se deben a la mala calidad de los productos y la demora en el envió hacia los clientes. Muchos de ellos esperan entregas muy a tiempo para poder controlar sus inventarios y en el cual se ha fallado en varias ocasiones y es por esta razón que se han perdido varios clientes. Diciendo a lo último, que el departamento que él dirigía recibía todo el impacto cuando el cliente se molestaba por alguna razón.

Scott mando a llamar de inmediato al vicepresidente de mercadeo, Sandra King, la vicepresidenta de comunicaciones y Tina Murphy asesora jurídica Diciéndole a su secretaria Joanne Peterson, que quería ver cada informe de todas las áreas en su escritorio lo más pronto posible. Horas más tarde su asistente le lleva una pila de correspondencia e informes para que Scott se pusiera a tanto de la situación de la compañía. Entre esas llega Ken Johnson, en cargado de procesamiento de información, Scott le solicita que le hiciera llegar toda clase de información sobre los productos, servicios, clientes y participación del mercado, de todas las plantas de la compañía. Scott quería ver esos informes lo más pronto posible, es por esto que le ordeno explícitamente a Johnson que le enviara los informes tal como estaban, ya que él mismo los iba a revisar personalmente. Tiempo después llega la directora de recursos humanos, Gail Locke, Scott fue directamente al punto diciéndole que quería información acerca del personal que estaba trabajando para la compañía como por ejemplo: cuando fue la última vez que recibió un aumento un empleado, cual fue el criterio para el dicho aumento, cual es el mejor empleado y como se está recompensando por su desempeño, cual es el salario promedio entre otras.

3. UNA EXTRAÑA CARTA.

Todos los informes que Scott estaba solicitando iban llegando en gran cantidad y cada vez su oficina estaba repleta de ellos. Entre esas vio algo extraño la carta más corta que hubiera visto, que decía: apreciado señor Scott, yo puedo ayudarlo a resolver su problema de información atentamente el Infoman y eso fue todo. Scott se rio pensando que era una broma y la desecho a la basura y continuo ojeando toda la información que le habían traído por el momento.

4. DEMASIADO DATOS.

Scott entro en shock al ver tanta información en su escritorio, diciendo: que no podía navegar con tanta información en busca de los datos pertinentes que necesitaba. Además de esto pensó que su idea que tenía en un principio no funcionaria, ya que al revisar los informes le tomaría varias semanas el poder analizarlos y comprenderlos a su perfección. La sobrecarga de información hacia que Scott olvidara las preguntas claves que había formulado desde un principio. Scott decidió utilizar un computador para extraer información pertinente que necesitaba. Diciendo que quizás podría conseguir información en correos electrónicos en vez de revisar los informes que le habían traído.

A Scott le configuraron su computador, en donde

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