Análisis de Caso Práctico COPTA S.A

DIFICULTADES

BENEFICIOS

IMPLEMENTACION DE SISTEMAS POR SEPARADO

SISTEMA INTEGRADO

IMPLEMENTACION DE SISTEMAS POR SEPARADO

SISTEMA INTEGRADO

PERSONAS

Sensación de las personas de trabajar más.
Dificultades de conocimientos sobre las normas técnicas.
Sobre esfuerzos en la asistencia a las capacitaciones y cumplimiento de las actividades planificadas por separado, las cuales pudieron haberse concentrado en una sola.
Si se empieza de cero, puede ser difícil ponerlo en marcha, sobre todo si el Responsable va a ser una única persona en la que va a caer la responsabilidad de todos los Sistemas de gestión.

Falta de cultura, concienciación y formación por parte del empresario y trabajadores.
Dificultad de lograr un equipo encargado de su implementación con una formación adecuada en las tres áreas.
Temporalidad, subcontratación y precariedad en el empleo que provocan abusos y alta siniestralidad.
Desconocimiento del empresario de sus responsabilidades en cada una de las áreas por norma técnica integrada.
En caso de haber diferentes Responsables para cada Sistema de gestión, cuántos más trabajen en el Sistema integrado más posibilidades hay de que no se pongan de acuerdo entre sí.

Para las empresas que han logrado trabajar con líderes o expertos en temas independientes (calidad, ambiente y seguridad -salud), les puede resultar fácil el seguimiento a las personas por temas especializados y el control de los mismos.
Aunque en materia de capacitaciones no se vería diferencia sustancial y se observa como ventaja el tocar la temática de forma especializada independiente.

Menores esfuerzos en los puntos comunes entre los sistemas de gestión.
Mejora del control global de la organización, así como de sus actividades, procesos e interacción con las partes interesadas.
Se asume que se aumenta el trabajo colaborativo entre las personas
Si bien aumenta en teoría el número de reuniones mientras se logra la integración de muchas áreas que normalmente se reunían de forma separada, mejorando los flujos de comunicación

DOCUMENTACIÓN Y GESTIÓN

Alto volumen documental
Riesgo de tener documentación "duplicada" o repetida al tratar de cumplir con las normas a implementar

Si no se realiza una efectiva planificación se corre el riesgo de aumentar el volumen documental.
En muchas ocasiones la documentación puede verse engordada considerablemente, de forma que a veces los documentos integrados pasan a convertirse en verdaderos tomos de enciclopedia, de difícil comprensión por parte de las personas involucradas en su utilización.
No todos los documentos del Sistemas integrado de gestión son iguales: habrá algunos integrados para todos los Sistemas y otros comunes, pero otros deberán seguir siendo específicos para cada Sistema de gestión.

Para las empresas que han logrado trabajar con líderes o expertos en temas independientes (calidad, ambiente y seguridad -salud), no le resulta difícil o incómodo al contrario sientes que se les facilita el control, la gestión y tienen la administración de procedimientos sencillos independientes.

Procedimientos únicos para cubrir requisitos de las diferentes normas integradas.
Realización de auditorías integradas y reducción de documentación que, en la gran mayoría de veces, demanda mucho tiempo mantener por separado, y genera un mejor entendimiento de las políticas y planes para todas las partes interesadas identificadas para la organización.
Se puede realizar una única Revisión por la Dirección.
Se puede realizar una única auditoría interna.
Se homogenizan criterios de gestión en la organización.
Es más fácil de gestionar y coordinar entre sí los aspectos diferentes de cada uno de los Sistemas de gestión.
Participar de forma solidaria en la mejora de la calidad y la responsabilidad social, en la reducción de todos los riesgos y en la preservación del medio ambiente

RECURSO TIEMPO

Se atribuye más tiempo en la implementación y el mantenimiento del sistema al considerar la ejecución de actividades basado en planificaciones independientes

Si no se realiza una efectiva planificación se corre el riesgo de continuar con mayor utilización de tiempo en tareas y actividades independientes

En el corto plazo para PYMES con recursos económicos limitados, resulta conveniente y de mucha ayuda planificar la implementación de normas independientes y manejarlo como proyectos con un tiempo definido e ir avanzando con la implementación de cada norma

Al unificar y simplificar las actividades transversales o comunes se puede atribuir reducción en el tiempo de realizar las actividades.

RECURSO ECONÓMICO

Al tener frecuencias de auditorías independientes, revisiones, capacitaciones, y demás actividades independientes no se gestionan eficientemente los recursos financieros

Si no se define un rumbo definido y claro de una unificación se puede incurrir en sobre costos adicionales por repetición de actividades

En el corto plazo para empresas pequeñas puede resultar una ventaja ir implementando sistemas con normas independientes

Mejor utilización de los recursos, reducción de costos al unificar actividades que aplican a las diferentes normas y que se pueden realizar de forma integrada (auditorias, mediciones, reuniones gerenciales)