Asistencia Administrativa

Puesto De Trabajo

1. Concepto.

2. Componentes; Útiles, elementos y mobiliarios.

Desarrolló:

CONCEPTO:

Se puede decir que un puesto de trabajo es aquel que ocupa una persona en una empresa con todos los elementos necesarios para cumplir con las funciones específicas asignadas.

COMPONENTES:

los elementos que componen el puesto de trabajo son:

• Escritorio

• Silla

• Estabilizador

• Ups

• Computador

• Impresora

• Fax

• Papel

• Cinta

• Tinta

• Ganchos de cosedora

• Ganchos clips

• Programa de office

• Programa de Windows

• Teléfono

• Agenda

• Talonario de recados

• Sala de recibo

• Papelera de piso

Procedimiento y herramientas manuales o automatizadas para el recibo y el despacho de documentos:

1) RECEPCION:

Consiste en recibir las comunicaciones provenientes de distintas fuentes y diversos conductos, estos conductos pueden ser directos o indirectos.

Las comunicaciones que son entregadas por la persona interesada y mensajeros en la ventanilla de la unidad de correspondencia, se denominan de recepción directa; y la recepción indirecta es la que se recibe por correo y/o medios electrónicos.

La recepción se fundamenta en una labor de inspección que no es más que la revisión de los documentos para determinar:

RECEPCION DIRECTA:

• Si se trata de una comunicación oficial

• Si el sobre o empaque viene en buen estado.

• Si la comunicación está dirigida a la empresa o a un funcionario de ella.

RECEPCION INDIRECTA:

• Si el asunto del que trata le compete a la dependencia a la que va dirigida.

• Si están firmadas

• Si la fecha es actual

• Si en la comunicación se cita el domicilio del remitente.

• Si se menciona la remisión de anexos, que estos estén completos.

2) CLASIFICACION:

Consiste en separar los documentos en estos grupos:

• COMUNICACIONES OFICIALES: según el artículo 2 del acuerdo 060/2001. Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independiente en el medio utilizado.

Este grupo es conocido con el nombre de DOCUMENTOS RADICALES.

• COMUNICACIONES PERSONALES: el artículo 2 del acuerdo 060/2001 las definen como. Correspondencia y son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal citado o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.

Es importante anotas que cada entidad por norma interna, autorizada o prohíbe el trámite de comunicaciones personales.

DOCUMENTOS NO RADICALES:

• Documentos contables

• Folletos, revistas y publicaciones

• Propaganda.

3) APERTURA: se trata de la apertura del sobre o empaque de las comunicaciones oficiales, para la extracción del documento.

4) REVISION: según el artículo 10 del acuerdo 060/2001; las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba, enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, segura la radicación del mismo.

Cuando una comunicación no este firmada o presente nombre de responsables (s) del contenido, se considera anónima y se deberá remitir a la oficina de su competencia para determinar las acciones a seguir.

5) RADICACION: radicar es ubicar, decimos por ejemplo, que una persona está radicada en Bogotá cuando vive en Bogotá.

Para efectos de correspondencia, radicar un documento es situarlo en la empresa.

Según el artículo 2 del acuerdo 060/2001, la radicación es el procedimiento en el cual las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas y enviadas dejando constancia de la hora y fecha de recibo y envió.

Para oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos se empiezan a contar al otro día de estar radicado el documento.

PROCEDIMIENTO RADICACION COMUNICACIONES OFICIALES.

La radicación se efectúa mediante un sello, cuando está impreso en el documento ya es propiedad de la empresa.

6) REGISTRO: una vez se ha radicado las comunicaciones oficiales, se produce el registro que consiste en la anotación

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