Auditoria administrativa. Lineamientos de auditoria

[pic 1]LICENCIATURA EN GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE PyME

U3. Actividad 1 Lineamientos de auditoria

[pic 2]

José Carlos López López

Matrícula: ES1821004402

Quinto semestre

Asignatura: Auditoria administrativa

Docente: Miguel Ángel Sánchez Ochoa

Introducción

El siguiente documento tiene como propósito presentar la estructura de la auditoría realizada a la empresa Grabados Fernando Fernández. En primera instancia se describe el objeto de su aplicación, los resultados obtenidos y las recomendaciones al respecto. Después, muestro la ponderación de las soluciones propuestas, así como las alternativas que se tienen, en base a los hallazgos. También, unifico la información recabada de la empresa con los resultados obtenidos; así mismo, lo fundamento comparándolos con la filosofía de la PyME. Por otro lado, determino las medidas que deben realizar los altos mandos para su solución; además, les indico la creación de mecanismos para mejorar la fluidez de la información y comunicación dentro de la Organización. Por otra parte, se concientiza a todas las partes jerárquicas sobre la importancia de llevar a cabo las recomendaciones. Para dar seguimiento a la auditoría, se propone la creación de formatos que ayudaran a evaluar cada etapa del proceso. Por lo tanto, se indica hacer comparaciones de auditorías pasadas con las actuales, para conocer los cambios que han provocado y si han ayudado en los objetivos de la empresa. Debido a la auditoría realizada a la compañía Graffer, termino mi informe con una opinión en base al análisis de los resultados obtenidos. Por último, hago una conclusión recapitulando el tema abordado. Finalmente, coloco las referencias donde recabe información para realizar mi actividad.  

Lineamientos para elaborar una auditoría administrativa

Objeto

La Auditoría administrativa fue realizada a la PyME Grabados Fernando Fernández por la necesidad de conocer la solides de la Organización. Para ello, se solicitó la autorización de las Licenciadas Lizbeth Sánchez Arroyo (Gerente de Recursos Humanos) y Fátima Mendoza Ramírez (Representante legal de la empresa); así mismo, tuve la participación de Gerentes de los departamentos para su desarrollo. La revisión realizada tuvo una duración de dos días, la cual se aplicó del 21 al 22 de agosto de 2023.

Cabe mencionar que el día 07 de agosto se realizó una auditoría a la empresa Graffer,  ya que se observó un área de oportunidad en el departamento de almacén, donde se observó fuga de capital en la compra de material con proveedores, dando una solución inmediata al respecto.

Para la Auditoria se utilizaron formatos, los cuales contenían preguntas sobre los procesos administrativos de la organización. Se llevaron a cabo por medio de entrevistas a los gerentes de cada departamento; además, se revisaron documentos que sirvieron de respaldo a la información.

Las principales causas que orillaron a llevar de nuevo una auditoria se debió a la fuga de capital en el presupuesto de los departamentos. Por otra parte, se ha detectado inconformidad con algunos clientes con respecto a sus productos. También, las impresiones salen con muchas fallas en rotulados y tamaños. Al mismo tiempo, se supo de la inconformidad de los empleados, al no ser tomados en cuenta en las decisiones de la empresa. Por último, la supervisión en las actividades y procesos es poca, a pesar de contar con programas que estandarizan las funciones de empleados y áreas. En consecuencia, las áreas de oportunidad encontradas fueron las siguientes:

• La empresa cumple con cubrir cada uno de los gastos que generan sus departamentos; no obstante, no se evalúa en base al costo beneficio de la adquisición.
• La empresa solo se enfoca en los trabajos realizados a clientes especiales, pero este proceso se debe llevar a cabo con todos sus clientes, ya que todos forman parte de su esencia.
• La contratación de personal recomendado por el sindicato (no por sus habilidades y conocimientos) perjudica  a la Organización; debido a que, no garantiza que realice su trabajo bien, el cual es de mucha importancia para lograr los objetivos del área y de la empresa.
• Al personal solo se le dan indicaciones para realizar sus actividades; sin embargo, su opinión es importante, para mejorar en las funciones de cada área.
• Las supervisiones en los procesos y actividades son aplicadas bajo un programa de sistema, lo que provoca obstáculos para el cumplimiento de objetivos de cada departamento.

Las observaciones encontradas, permitieron dar las recomendaciones que se presentan a continuación:

• Llevar a cabo una auditoría financiera, ya que el presupuesto utilizado es alto para el funcionamiento de la empresa y puede que haya fuga de capital.
• Crear Manuales de procedimientos, para todos los departamentos, los cuales sirvan de guía o retroalimentación con respecto a los pasos que se deben realizar para una función.
• El proceso de integración es mejor que lo aplique en su totalidad el departamento de Recursos Humanos, para adaptar el perfil del trabajador acorde al puesto a desempeñar.
• La comunicación debe de ser en ambos sentidos, de arriba hacia abajo y viceversa. Para ello, se debe incluir a todo el personal en la participación de recomendaciones; del mismo modo, delegarles funciones para su desarrollo dentro de la empresa.
• Crear estándares para todas las áreas de los departamentos. Además, supervisar las actividades en menor tiempo, para detectar fallas o necesidades en las etapas del proceso para su corrección.

Obviamente, dichas recomendaciones generarán ventajas y desventajas derivados de los cambios realizados y resultados esperados; por consiguiente, se obtienen algunas como:

Ventajas

• Reducción de costos de producción.
• Reducción de gastos de operación.
• Personal con más conocimiento y habilidades.
• Empleados con perfil acorde al puesto de trabajo.
• Productos de mayor calidad.

Desventajas

• Resistencia al cambio.
• Demandas sindicales.
• Mal clima laboral.

Para la implantación de las estrategias, se requirió llevar procesos basados en la obtención y  aplicación de los resultados de la auditoria. Así que, los cuestionarios fueron realizados a los Gerentes de cada departamento y al término de estos, se procedió a realizar unas fichas de evaluación resumiendo lo detectado y aportando observaciones al respecto. Por consiguiente, se analizó la información y se procedió a tabular los datos conseguidos, para una mejor interpretación y entendimiento al momento de presentar el informe. Para dicho proceso, se requirió 2 equipos de lap top, 1 impresora, papelería diferente, 2 personas que auxiliaron al auditor, así como la participación de los empleados. Además, se definieron las funciones y el alcance de cada colaborador. Por lo cual, se usó una gráfica de Gantt para la medición del tiempo de cada actividad y de la auditoría en general.

...