Auditoria al proceso de manejo de la información resultante del proceso de calibración de equipo por la empresa INSTRUCAL LTDA

1. INFORMACIÓN GENERAL

1. INFORMACIÓN DEL (LOS) ESTUDIANTE (S)

INFORMACIÓN DEL PROYECTO

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1. DESCRIPCION DEL PROBLEMA

INSTRUCAL LTDA en una empresa creada en el 2010 en la ciudad de Barrancabermeja, es una empresa encargada de la calibración, montaje, mantenimiento y puesta en funcionamiento en el área de instrumentación, control, y áreas afines relacionadas con la funcionalidad y montaje de los sistemas de instrumentación industrial. Tiene como visión para el año 2020 Ser la empresa líder en la región de la magdalena medio en el ámbito de la instrumentación y calibración industrial, en donde la misma tendrán los más altos estándares de calidad con el fin de demostrar su crecimiento y compromiso de lograr satisfacer a nuestros clientes y cumplir nuestras metas, contaremos con certificaciones internacionales con el fin de lograr una calidad superior en nuestros procesos siendo sostenibles y responsables a través del tiempo.  

Finalizando el año 2015, como resultado de auditorías y acatando los resultados de ella, se empezó la implementación de un sistema administrativo que consolidara los formatos, y las bases de datos conforme a las necesidades de la organización, este sistema es un sistema transversal integrado a todos lo proceso organizaciones. A partir de la implementación del nuevo sistema surge la necesidad de garantizar que la información recopilada, recolectada y diligenciada fuese la requerida para la alimentación del sistema actual.

Este proceso de auditoría busca analizar la gestión de la información en el proceso de manejo de la información administrativa, técnica y de archivo de la organización identificando posibles falencias que afecten la eficiencia del sistema, la veracidad, calidad y transversalidad de la información en todos los procesos.

1. FORMULACION DEL PROBLEMA

¿La información resultante de proceso de calibración prestado por la empresa instrucal ltda a sus clientes es integrada a conformidad de los parámetros de gestión documental de la empresa?

1. SISTEMATIZACION DEL PROBLEMA

La falta de continuidad en las actividades, la falta de información al alimentar los sistemas de información, o las falencias en los soportes verídicos hacen que se presenten productos no conformes con las exigencias del cliente y contractuales; con el fin de prevenir estos hechos se genera un programa de auditoria que de como resultado la respuesta a los siguientes cuestionamientos:

• ¿Se realiza una verificación donde se identifique si se cuentan con los soportes que validen la información en el  proceso de calibración?
• ¿Se comprueba que los documentos generados estén diligenciados con la totalidad de la información generada a través de cada proceso?

1. VARIABLES DEL PROBLEMA

6.1 VARIABLES DEPENDIENTE

•        Cotizaciones

•        Referencia de equipo a calibrar

•        Información parametrizada del cliente

•        Certificados de calibración

•        Informe productos no conformes

•        Condiciones de los equipos patrones

•        Ejecución de los tiempos de calibración

•        Precios

6.2 VARIABLE INDEPENDIENTE

•        Solicitud de cotizaciones

•        Condiciones iniciales del equipo a calibrar

•        Condiciones de mercado

1. FORMULACION DE LA HIPÓTESIS

HIPÓTESIS

A través de un correcto uso del proceso de manejo de la información se genera sinergia, eficiencia y confiabilidad en la información y por consiguiente en todos los procesos de la organización, a través de la sistematización podemos asegurar corregir grandes falencias, pero la alimentación de este sistema es un gran factor que influye en el éxito o el fracaso de los sistemas informáticos aplicados.

• La información resultante del proceso de calibración de equipos por la empresa INSTRUCAL carece de soporte valido.

• El 60% de los datos suministrados por el cliente están incompletos y carecen de documentación valida
• La información resultante del proceso de calibración de equipos por la empresa INSTRUCAL LTDA está a conformidad de los parámetros establecidos por la organización.

1. OBJETIVOS

8.1 OBJETIVO GENERAL

Analizar el proceso de manejo de la información resultante de la calibración de equipos por la empresa INSTRUCAL LTDA

8.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

De acuerdo al objetivo general, hay tres variables que son necesarias para el completo desarrollo del proceso de auditoria:

• Verificar que se cuenten con los soportes que validen la información en cada parte de los procesos.
• Validar que los documentos generados estén diligenciados con la totalidad de la información generada a través de cada proceso.

Verificar que los datos suministrados por el cliente estén completos y cuenten con los soportes que validen la información

JUSTIFICACIÓN Y DELIMITACIÓN

1. JUSTIFICACIÓN

“Un sistema de información gerencial (SIG) está dirigido a asistir a la gerencia y al personal operativo, especialmente en cuanto a la planeación y el control de las actividades de la organización” Esto es lo que plantea el teórico Roberth J. Thierauf, refiriéndose a la información en la organización y su administración, basados en este teórico, en Taylor Y Fayol con sus teorías fundamentales administrativas, se integran y generan las directrices del funcionamiento de la información dentro del desarrollo y crecimiento de las organizaciones.

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