Auditoria

NOMBRES

PATRICIA DÍAZ SANTIBÁÑEZ

SUSAN BAHAMONDES

En cumplimiento del Plan Anual de

Fiscalización de esta Contraloría General del año 2010, se efectuó una auditoria de personal y remuneraciones, por el periodo comprendido entre los meses de abril, examen que en algunos procesos, abarco otros periodos. En la medida que se considera necesario.

Objetivos

La auditoria tuvo por finalidad examinar los actos administrativos exentos del trámite de toma de razón, emitidos sobre derechos y obligaciones de los funcionarios y sus fuentes legales; la procedencia de los pagos y beneficios remuneratorios, emolumentos anexos y su procedimiento de cálculo,

Verificando el cumplimiento de la normativa vigente sobre la materia. En el periodo señalado

Metodología

El examen. Se practica de acuerdo con la metodología de auditoría de este Organismo Superior de Control e incluyo el análisis De procesos y la identificación de riesgos de la Entidad, determinándose la realización de pruebas en la medida que se estimaron necesarias, de acuerdo con dicha evaluación

Condiciones para el desarrollo de la Auditoria

En lo relativo al espacio físico, cabe señalar que la Facultad proporciona una oficina adecuada a esta comisión fiscalizadora. y que dicha ubicación se produjo en el tiempo requerido Sin embargo. Respecto a la entrega de la información, este Organismo de Control debe advertir que si bien gran parte de la

Documentación solicitada a la Unidad de las Personas. Fue proporcionada en forma oportuna, completa y sistematizada del modo solicitado, también existió información que no fue facilitada en el plazo establecido para ello, tal como se consigna en el cuerpo del presente informe.

PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO DE CONTROLES

Examen documental y observación:

1. Revisar Papeles de trabajo de auditores anteriores y validar si hay observaciones, en caso de existir, verificar la corrección de esta situación.

2. Verificar que las carpetas de los trabajadores se encuentran actualizadas, contratos firmados y con sus anexos respectivos.

3. Comparación del número de trabajadores de un mes y otro, las altas deben estar respaldadas y existencias de estos. Las bajas deben ser respaldadas con finiquitos firmados y legalizados.

4. Compara la remuneración del contrato con la efectivamente pagada o su proporcional a los días trabajados.

5. Verificar el libro de remuneraciones si cuadran con las liquidaciones debidamente firmadas y/o pagadas.

6. Verificar que el sueldo pagado según liquidación coincida con lo estipulados en los contratos.

7. Verificar el pago de las cotizaciones previsionales.

8. Verificar documentación que respalden las horas extraordinarias con sus respectivas Autorizaciones.

9. Revisión de descuentos excedidos del 30% como legales y no previsionales, 15% descuentos convencionales en liquidaciones de sueldo y que estos se encuentren debidamente autorizados y respaldados, de acuerdo a lo estipulado en Art. 58 de la ley del trabajo, protección de las remuneraciones

10. Cotejar los anticipos entre un mes y otro, si existen diferencia documentar con autorizaciones y otros respaldos el aumento o disminución. Lo mismo para los aumentos de sueldos y actualizaciones de contratos.

11. Revisar las aprobaciones, al menos 2 aprobaciones, de la nomina mensual o planilla de remuneraciones, dependiendo el alcance.

12. Verificar contra documentos de soporte que cualquier otra retención esta de acuerdo a contrato colectivo y/o autorizadas por escrito por el trabajador

13. Corroborar que las remuneraciones hayan sido pagadas por medio de cualquier vía (transferencias – comprobantes bancarios, liquidaciones pagadas y que la firma corresponda a la del contrato de trabajo)

14. Revisar en el libro de retenciones la existencia de personas repetidas por 3 meses o mas el servicio prestado y por cuanto tiempo la ejecutan, respaldar el motivo por el cual dichas personas no son contratadas, ver la existencia de contratos honorarios

15. Verificar los comprobantes de feriado legal, en donde se deben chequear con la fecha de ingreso del trabajador según contrato y con las liquidaciones de sueldo (remuneración integra).

• A continuación un Claro Ejemplo del Mes De Abril.

1. Examen de Cuenta Egresos.

El examen fue practicado al libro de remuneraciones del mes de abril del año 2009, considerando el total de los egresos devengados durante el mes antes indicado.

En este sentido, tal revisión fue practicada sobre una muestra del 20.8% ($380.031.866.-) del total del gasto del personal devengado hasta el mes de abril ($1.824.395.056.-), es decir, del periodo enero a abril de 2009.

1.1. Sobre Procedimiento de Cálculo de las Remuneraciones y Asignaciones.

El resultado de la revisión practicada sobre las remuneraciones del mes de abril, respecto de la dotación total de la corporación durante el mes en cuestión, ha determinado en lo principal, que el cálculo de las mismas, se ajustan a la normativa legal vigente, con excepción de las siguientes situaciones:

1.1.1. No aplicación de la bonificación del artículo 11 de la Ley 18.675 al funcionario Don Emilio Arriaza Mendoza.

1.1.2. Pago inferior de la asignación de Responsabilidad Judicial a los 3 jueces de

Policía Local.

1.1.2. Aplicación genérica del 20% de incremento previsional a todos los funcionarios del escalafón auxiliar.

1.1.3. Error del sistema al migrar los datos a planillas electrónica Excel en relación al número de horas festivas y normales, provocando con esto 7 errores de cálculo de horas extraordinarias.

1.1.5. Pago de asignación por perdida de caja a funcionarios que no ejercen como función principal el manejo de dinero en efectivo.

1.1.6. Pago de la asignación de antigüedad a funcionarios que ejercen labore como suplente.

1.1.7. Calculo inexacto de bienios de a los menos 11 funcionarios municipales.

1.1.8. Error del sistema en la determinación del número de bienios de a lo menos 5 funcionarios.

1.1.9. Error en la aplicación cálculo del impuesto único para 6 casos. El detalle de tales observaciones se encuentra en informe adjunto en donde se describen los análisis realizados al proceso de remuneraciones antes indicado. Asimismo se encuentran a disposición el material de apoyo y archivos electrónicos utilizados para el efecto.

A N E X O

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