Auditoria

1-. Definición del problema.

Está encaminado a lograr una identificación real del problema, para conocer la naturaleza del estudio completo.

Este punto no está enfocado para originar recomendaciones o solucionar problemas, excepto aquellos que resulten evidentes en un primer reconocimiento. Más bien consiste en la revelación de aquellas áreas de la empresa que ameriten un análisis para poder ofrecer las recomendaciones idóneas a las circunstancias de la empresa como un todo.

La definición de un problema se diseña para que resulte la posibilidad de un informe que recomiende o que no recomiende un plan general para desarrollar la solución específica del problema.

2-. Elaboración del plan de trabajo.

A. Detalles de la auditoria.

Como se nombra la auditoria.

El nombre debe ser comprensivo del compromiso de auditoría que se adquiere, indicar el proceso o la dependencia, así como el o los meses en que se realizará la revisión, en caso de existir cortes determinarlo, por ejemplo:

 Auditoría a los procesos de contratación a través de licitación pública de la vigencia 2006 – septiembre y octubre de 2006.

 Auditoría al proceso de nómina – enero y febrero 2006.

Fecha o inicio planeado

Corresponde al día, mes y año en que se prevé iniciar la auditoria o evaluación.

B. Planeación.

Definición del proceso que se seguirá.

Considere las anotaciones que pueden existir sobre el área o proceso, el señalamiento de situaciones que deben ser conocidas por el auditor en forma previa.

Tiempo/Gastos

Se refiere a los recursos que son requeridos para el proceso tales como: Viáticos, pasajes, así como a la definición del tiempo requerido para desarrollar la auditoria.

Personal

Se toma la relación del personal de la Oficina de Control Interno y se selecciona solamente al personal que trabajará en la auditoria.

3-. Recopilación de datos.

a) Observación directa.

Es recomendable que el auditor responsable presida la observación directa y comente y discuta su percepción con su equipo de trabajo, de esta manera se asegura de que exista un consenso en torno a las condiciones de funcionamiento del área y podrá definir los criterios a los que deberá sujetarse en todo momento la auditoría.

b) Entrevistas.

Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener información este es el más empleado, puesto que el entrevistador al tener contacto con el entrevistado, además de obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios. Es conveniente observar estos aspectos:

Tener claro el objetivo: Para la cual se recomienda preparar previamente una guía de entrevista sobre la información que se desea obtener.

Concertar previamente la cita: Verificar que el entrevistado esté debidamente preparado para preparar la información con el tiempo y la tranquilidad necesaria para disminuir el margen de error y evitar interrupciones.

Clasificar la información que se obtenga: En cuanto a la situación real, o la relativa sugerencia para mejorarla procurando no confundir ambos aspectos.

c) Cuestionarios.

Las preguntas deben ser claras y concisas con un orden lógico, redacción comprensible y facilidad de respuesta evitando recargarlo con demasiadas preguntas, con esto obtendremos la información deseada en forma homogénea que estad constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por capítulos.

d) Evidencia.

La evidencia representa la comprobación de los hallazgos durante el ejercicio de la auditoría por lo que constituye un elemento relevante para fundamentar los juicios y conclusiones que formula el auditor. Es indispensable que el auditor se apegue en todo momento a la línea de trabajo acordada, a las normas en la materia y a los criterios que durante el proceso de ejecución vayan surgiendo. La evidencia lo podemos clasificar en:

Física: se obtiene mediante inspección u observación directa

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