Auditoria

1. Representación grafica del plan general de la auditoria administrativa.

Para la descripción gráfica del plan general y de los programas

específicos de la investigación, se recomienda utilizar gráficas de flechas o diagramas red, como los que son utilizados en las técnicas de camino crítico (C. P. M.) y técnicas de programación, evaluación y revisión (PERT) y también los llamados diagramas de bloque o de barras como los de Gantt.

2. Presentación del informe final de la auditoria administrativa.

En virtud de que en el informe se señalan los hallazgos así como las conclusiones y recomendaciones de la auditoria, es indispensable que brinde suficiente información respecto de la magnitud de los hallazgos y la frecuencia con que se presentan, en relación con el número de casos o transacciones revisadas en función de las operaciones que realiza la organización. Así mismo, es importante que tanto los hallazgos como las recomendaciones estén sustentados por evidencia competente y relevante, debidamente documentada en los papeles de trabajo del auditor.

Los resultados, conclusiones y recomendaciones que de ellos se desprendan, deberán reunir atributos tales como:

• OBJETIVIDAD: Visión imparcial de los hechos.

• OPORTUNIDAD: Disponibilidad de la información en tiempo y lugar.

• CLARIDAD: Fácil comprensión del contenido.

• CALIDAD: Apego a las normas de administración de la calidad y elementos del sistema de gestión de calidad.

• LOGICA: Secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas.

• Aspectos operativos.

Antes de presentar la versión definitiva del informe, es necesario revisarlo en términos prácticos, con base en las premisas que se acordaron para orientar las acciones que se llevaron a cabo en forma operativa; para tal efecto se recomiendan los siguientes aspectos:

• Introducción: Criterios considerados para emprender y ejecutar la auditoria.

• Antecedentes: Información que enmarca la génesis y situación actual de la organización.

• Justificación: Elementos que hicieron necesaria su aplicación.

• Objetivo de la auditoria: Razones por las que se efectuó la auditoria y los fines que se persiguen con el informe.

• Estrategias: Curso de acción seguidos y recursos ejercidos en cada uno de ellos.

• Recursos: Requerimientos humanos, materiales y tecnológicos empleados.

• Costo: Recursos financieros utilizados en su desarrollo.

• Alcance: Ámbito, profundidad y cobertura del trabajo.

• Acciones: Pasos o actividades realizados en cada etapa.

• Metodología: Marco de trabajo, técnicas e indicadores en que se sustento la auditoria.

• Resultados: Hallazgos significativos y evidencia suficiente que la soporte.

• Conclusiones: Inferencias basadas en las pruebas obtenidas.

• Recomendaciones: Señalamientos para mejorar el desempeño.

• Alternativa de la implantación: Programa y métodos viables.

• Desviación significativa: Grado de cumplimiento de las normas aceptadas para la auditoria.

• Opiniones de los responsables de las aéreas auditadas: Puntos de vista expuestos acerca de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones.

• Asuntos especiales: Toda clase de aspectos que requieren de un estudio más profundo.

• Lineamientos generales para preparar el informe.

Para que el informe tenga verdadero efecto en el desempeño de una organización, es necesario presentarlo en forma puntual, esto es, prestar especial atención a la formulación de criterios, si bien susceptibles de llevarse a la práctica, también con una visión estratégica, para lo cual deben tomarse en cuenta los siguientes aspectos:

• No perder de vista el objeto de la auditoria cuando se llegue a las conclusiones y recomendaciones finales.

• Ponderar las soluciones que se propongan para determinar practicidad y viabilidad.

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