Auditorías Internas en Gestión de la Calidad

Auditorías Internas en Gestión de la Calidad

Una auditoria de calidad es unos procesos sistemáticos, independientes y documentados para tener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva para cumplir los criterios.

Los puntos fundamentales de una auditoria son la evidencia y el criterio.

Su ciclo es:

• Planear
• Hacer
• Verificar
• Actuar

*Las auditorias no son aleatorias, son programadas.

*Las auditorias son independientes entre las áreas de la empresa.

*Las auditorias deben proveer información a la gerencia.

*La evidencia de la auditoria puede ser cuantitativa o cualitativa.

*Las observaciones se colocan en amarillo.

El ¿Por qué? de las auditorias

• Determina si el sistema de la organización cumple con los requisitos de una norma, ley o contrato.
• Se determina la eficiencia de un proceso o área.
• Se puede identificar si un proceso, área o persona está trabajando de la forma correcta.
• Verifica si un proceso que tuvo un cambio se está implementando correctamente.
• Mejora la comunicación entre diferentes áreas de la organización.

Sus principios:

Integridad (no aceptar sobornos, ni tener preferencias)

Presentación imparcial (informar al auditado con veracidad y exactitud)

Confidencialidad (el auditor no tiene que llevar copias de nada)

Independencia (tener juicio sin importar el tener una relación con el auditado)

Tener enfoque basado en la evidencia del auditado.

Métodos de una auditoria:

Observación, declaraciones de hecho (entrevista) y revisión documental.

Cuando se realiza una auditoria se necesitan criterios y evidencias, lo que nos llevara a hallar conformidad, observaciones o mejoras, o una no conformidad.

Tipos de auditoria

De primera parte: Auditorías internas

De segunda parte: Auditorias del cliente

De tercera parte: Auditorias de quien certifica

En la auditoria interna los involucrados son los clientes (persona y organización quien la solicita), el auditado y el auditor.

Los auditores tienen que usar fundamentos de la disciplina y la aplicación de métodos, técnicas, procesos y prácticas de negocio.

El líder de los auditores tiene que tener un balance entre las fuerzas y debilidades de los miembros del equipo, también genera una relación de trabajo armoniosa. También tiene que preparar y completar el informe de la auditoria.

Los requisitos para ser auditor son

• Capacitación: tener conocimiento de las normas contra las cuales se realiza la auditoria. técnicas de valoración como exámenes, cuestionarios e informes. Tener capacidad de planificación, organización y dirección.
• Experiencia: tener mínimo 4 años de experiencia en actividades propias de empleo, al menos 2 actividades dirigidas a la gestión de calidad. Debió participar mínimo en 4 auditorías y al menos 20 días de actividades efectivas de auditorías e informes.

Conducta del auditor:

Saber escuchar, escucha atento, tiene un propósito, pregunta, analiza, nunca juzgar, contacto visual, paciente, genuino interés.

Precauciones:

Nunca inferir que alguien ha hecho algo malo.

El auditor audita el sistema, no a operarios.

Buscar asumir que siempre el auditado dice la verdad.

Métodos de evaluación de auditores:

• Revisión de registros: análisis de registros de educación, formación, laborales, credenciales profesionales y experiencia en auditorias.
• Retroalimentación: encuestas, cuestionarios, referencias personales, recomendaciones, quejas, evaluación de desempeño.
• Entrevista: entrevistas personales
• Observación: juego de roles, auditorias en presencia de un testigo, desempeño en una situación real.
• Examen: exámenes orales y escritos, o examen psicométricos.
• Revisión después de la auditoria: revisión del informe de la auditoria, entrevistas entre el líder del equipo, el o los auditados y la retroalimentación.

Procedimientos para una auditoria interna:

• Planificación y elaboración del calendario de auditoria: Se busca la mejor forma como se va a realizar la auditoria y se mide las fechas durante el año
• Aseguramiento de la seguridad y confidencialidad de la información
• Asegurar competencia (de los auditores)
• Selección del equipo auditor (personas capacitadas)
• Realización de la auditoria
• Seguimiento de la teoría: un seguimiento estimula una mejora en la empresa
• Conservar registros
• Seguimiento del desempeño (del auditado)
• Comunicación de los logros alcanzados

¿Que se tiene que registrar?

Los planes de la auditoria, los informes, informes de no conformidades, informes de acciones correctivas, informes de acciones preventivas, informes del seguimiento, competencia del auditor, selección del equipo auditor y mantenimiento y mejora de la competencia.

Criterios de la auditoria:

Manual de calidad

Procedimientos e instrucciones

Requisitos legales o reglamentos

...