Automatización De Procesos Administrativos

“AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS”

CAPITULO 1

AUTOEVALUACION

1. ¿Por qué es importante el concepto de sistemas en la automatización de un proceso administrativo? Justifique su respuesta

Porque mediante el concepto de sistemas es como puede entenderse el funcionamiento de las cosas, las interrelaciones con otros elementos y de esa manera entender que todo forma parte de un TODO y las similitudes que lo rodean.

2. ¿En qué consiste el enfoque sistemático y que utilidad tiene en las organizaciones?

El enfoque sistemático no es más que la forma de ver, analizar y entender cada una de las cosas que nos rodean principalmente en cuanto a su funcionamiento y en consecuencia en cuanto a su estructura.

En las organizaciones es muy útil porque mediante ese enfoque se permite una evaluación en cuanto al cumplimiento de los objetivos o en todo caso hacer una retroalimentación y hacer los ajustes necesarios y pertinentes.

3. ¿Cómo apoya el modelo IPO a la automatización de un proceso administrativo?

En la medida en que justamente se toman en cuenta todos los elementos mediante el análisis, desde la entrada, el proceso y la salida, y cuando resulta necesaria se entra a la retroalimentación; es decir, partir de los insumos necesarios y requeridos para entrar al proceso; con ellos se entra debidamente al proceso en donde se pasa a la debida transformación que es nuestro objetivo y que al final pasa al resultado esperado que es la salida y en todo caso si no es el resultado esperado o el objetivo totalmente deseado se entra a la retroalimentación para hacer los ajustes necesarios.

4. ¿En qué consiste el enfoque de la caja negra? Explique

También llamada Black Box es considerar un sistema sin entrar al análisis del proceso, si bien es cierto que se conocen las entradas y se conocen las salidas pero en ningún momento se analizan los procesos internos, no se presta importancia a cómo exactamente se transformó todo lo que entró en lo que salió, no se presta atención a los detalles, no se analiza.

5. ¿En qué consiste el enfoque de la caja blanca? Explique

Llamado también White Box es un enfoque analítico, detallista, en donde se conoce exactamente todo el proceso desde la entrada, análisis del procedimiento exacto de transformación hasta llegar a la salida; es precisamente como deben analizarse los sistemas para poder entender y comprender cada uno de los detalles y de la importancia y el por qué del proceso. (ejemplo es el mecánico que desarmó un motor y cambió cada una de las piezas y repuestos hasta repararlo por completo y luego instalarlo hasta llegar al encendido y pleno funcionamiento en el automóvil)

6. Explique el concepto de subsistema

Son los diferentes niveles que se manejan en los sistemas, es decir que cada sistema puede tener varios subsistemas que son de un nivel inferior pero siempre con la debida interacción que necesariamente existe entre ellos pero que se convierte en un subsistema (sistema de grado inferior) porque ciertamente actúan como un sistema tal el cual a su vez puede así mismo tener varios subsistemas (y así sucesivamente), que en conjunto es el funcionamiento total de un todo.

7. Defina los términos eficiencia y efectividad. ¿En qué puede aplicarlos en las organizaciones al automatizar un proceso administrativo?

Se ha de considerar que la eficiencia es lograr la meta con los recursos necesarios en el tiempo estipulado; y la efectividad es lograr los objetivos en menos tiempo y con menos recursos.

CASO DE ESTUDIO (en base a la lectura del caso se responde lo siguiente)

1. ¿Cuál es el propósito del sistema?

Es la reducción de costos manteniendo la calidad debida y con ello lograr tener un gran número de sucursales para la venta, manteniendo en cada una de ellas un ambiente agradable de trabajo con el debido respeto entre cada uno de los trabajadores.

2. ¿ Qué insumos requiere dicho sistema para funcionar?

El debido respeto hacia los trabajadores de cada una de las sucursales para que se mantenga la armonía y de esa forma motivar e incentivar a las personas para la producción de café de la más alta calidad.

3. ¿Quiénes son los actores claves para que dicho sistema sea eficaz?

Definitivamente el Recursos Humanos: agricultores, transportistas, persona de control de calidad que están inmersos en EPS

4. ¿Qué salidas debe proveer para que el gerente logre los Objetivos a través del sistema?

Café de alta calidad

CAPITULO 2

AUTOEVALUACION

Parte 1

Responda concisamente a las siguientes preguntas

1. ¿Por qué es importante el elemento humano al realizar un análisis de sistemas?

Porque es el que determina el éxito del sistema, es uno de los elementos más valiosos del sistema

2. ¿Bajo qué criterios se pueden clasificar los sistemas?

Según sea su propósito o su respuesta al ambiente, según sea su naturaleza o su interrelación con el ambiente

3. ¿Puede encontrar otro criterio para clasificarlos adicional al presentado en el texto? Explique

Podría ser que mediante otro criterio puedan clasificarse los sistemas de otra manera, pero fundamentalmente en nuestra vida y quehacer cotidiano se engloba todo en la forma en que el texto clasifica los sistemas.

4. ¿Por qué es necesario que los dirigentes y quienes laboran en la organización conozcan el objetivo de la misma?

Para que cada uno de ellos comprendan a la organización y que conjuntamente diseñen un sistema de información adecuado de acuerdo a los requerimientos de la misma que sería el fin común conocido por todos.

5. Analice la frase “El todo es más que la suma de sus partes”

Precisamente se refiere a la contribución de suma importancia que da la interacción de cada una de las partes de un sistema y que es lo que conlleva a un TODO o el objetivo deseado.

6. Explique brevemente cómo se relacionan los subsistemas

Sencillamente porque están contenidos y forman parte de un sistema (grado superior) pero que en realidad no son más que la interrelación de las partes del sistema que nos llevan a un TODO necesario.

7. ¿Cuál es el propósito de la retroalimentación en un sistema?

Hacer los ajustes necesarios que permitan alcanzar el objetivo deseado el cual es del conocimiento de todo el equipo.

8. Cuáles son los niveles de administración en una organización?

En cuanto al recurso humano que

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