Automatización de procesos administrativos I

UNIVERSIDAD GALILEO

CEI: San Lorenzo

Cuso: Automatización de procesos administrativos I

Tema:

Ejercicios capitulo 4

Nombre: Ever Estuardo Pojoy Sontay

Carne: RSE 1211365

Fecha de entrega: 25 de febrero de 2012

Ejercicio 7 Capitulo 4

Competencias:

* Comprender las fuerzas que impulsan un cambio en un proceso administrativo

* Describir y diferenciar las etapas al llevar a cabo una sistematización.

Instrucciones y enunciados de los ejercicios.

Algunos departamentos de servicio al cliente se da una serie de errores comunes que se cometen al sistematizar determinados procesos de dicho departamento. A continuación se presentan 5 de los errores típicos que se cometen con más frecuencia en los departamentos de servicio al cliente. Después de Haber leído la información complete la tercera columna con dos acciones para evitar que se cometan dichos errores. Tome en cuenta lo estudiado en este capítulo.

Error | Definición | Solución |

Carecer de Un plan | Al sistematizar sistemas dentro de un departamento de atención al cliente se desconoce que se está sistematizando. Por qué, y hacia donde llevaríamos dicho procesó. | Tener un análisis a futuro, parecido a la misión que se quiere lograr dentro de la empresa, así saber de la estrategia que vamos a utilizar para ir encaminados paso a paso hacia la productividad |

Se busca un sistema de talla única | Se considera paquetes ya elaborados de software que apoyen la sistematización del proceso del departamento de atención al cliente, sin considerar si se ajusta a la empresa, sin adaptarlo a las particularidades, su visión y sus necesidades. | Adaptar los programas que se están utilizando con las necesidades de los clientes, ya que si maneamos software que es un exceso de información al contrario, que le falte información, pues con ayuda de los encargados de usar el programa pueden salir nuevas ideas para que se adapten mejor a las necesidades de los clientes. |

No se documenta el proceso | Se cuenta con un sistema que apoya al departamento de atención al cliente, que se desarrollado con el tiempo, y que funciona bastante bien porque las personas lo han estado haciendo de esta forma durante mucho tiempo. Sin embargo, dichos proceso no está documentado. | Mantener la información de manera obligatoria, archivada para que los procesos o memorándum que se reciban puedan ser utilizados nuevamente, esto para que el nuevo personal que pueda entrar a la empresa pues cuente con documentos que lo capaciten internamente y aparte ayudaría a que ese resguardo que archivamos puede beneficiar en el futuro con algún problema que se nos presente como empleados |

La falta de implementación | Se detiene o no se concluye la implementación o ejecución del proceso de sistematización para el departamento de atención al cliente. La documentación por sí sola no es suficiente. | Enviar encargados de oficinas centrales para que hagan visitas a las agencias con el fin de verificar si el proceso de servicio se este brindando correctamente, y este mismo encargarse de verificar que todos los procesos que se hayan enviado estén archivados y debidamente firmados por los trabajadores, de manera a que se valide que ellos leyeron la información , esta visita de personal de oficinas centrales,

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