CASO DURANGAR LTDA.

INTRODUCCIÓN

A través del protocolo para el manejo de un manual de procedimiento utilizado en el archivo de DURANGAR LTDA., pretende tener una alta calidad en el proceso de gestión documental para la disposición de los documentos, de acuerdo con sus características y disposición final.

Para ello la empresa difunde la información aquí descrita, con el fin de distribuir a todas sus dependencias, para que sea leído y que las dudas surgidas a partir de él sean despejadas.

OBJETIVOS

• Servir como orientación de todos los funcionarios y empleados de DURANGAR LTDA., para el manejo, control y servicio de todos los documentos, con el fin que se cumplan todos los objetivos de la empresa en cuanto a la correcta manipulación de los documentos.
• Contribuir con el control y manipulación de las áreas de registro y denotar la importancia  de los archivos en la toma de decisiones.
• Sensibilizar al personal sobre la importancia de la manipulación de los documentos con las nuevas tecnologías de la información y la rapidez con que fluyen hoy en día los procesos sistemáticos.
• Proporcionar una herramienta de consulta fácil para todo el personal que maneja el área de gestión documental de la empresa.

ALCANCE

Debe ser aplicado por los responsables de los archivos de gestión y central de todas las dependencias o entidades operadoras de servicios de DURANGAR LTD.

ANOTACIÓN

En toda empresa la finalidad de un  archivo es:

• Ser el centro de la información y de la documentación.
• Proporcionar los mejores servicios al menor coste.
• Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros servicios.
• Asegurar la conservación de los documentos.

CRONOGRAMA

Nos basamos en la ley general de archivo, la cual está enunciada así: “comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados”. Ley 594 de 2000.

Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento.

En el manual de procedimiento para archivo encontramos una serie de pasos para su elaboración, que son los siguientes teniendo en cuenta los parámetros que rigen la norma de su creación:

• Introducción
• Objetivo general
• Objetivo específico
• Estructura
• Definiciones
• Organización del archivo de gestión
• Documento de apoyo
• Creación de series documentales
• Conformación de expedientes
• Tabla de retención documental
• Inventarios documentales
• Transferencias documentales
• Eliminación documental
• Medidas de conservación preventivas
• Glosario archivístico
• Bibliografía
• Anexos

RECURSOS UTILIZADOS

MATERIAL IMPRESO: Fotocopia del documento

RECURSOS HUMANOS: Responsable área de archivo de la empresa y Director de Talento Humano.

RECURSOS ECONÓMICOS: Los costos son variables dependiendo de los materiales utilizados en la ejecución y si es digital no requiere u gasto para la empresa.

VOCABULARIO

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