CONCEPTO ADMINISTRACION DOCUMENTAL

PRESENTACION

Hoy por hoy se contemplan normas con el fin de servir a la mejora de manejar nuestros documentos, promoviendo no solo la participación de los involucrados en la empresa, sino la planificación y aprovechamiento de los recursos con el fin de facilitar búsqueda de documentos reduciendo espacios y facilitando el trabajo.

Como todo tiene sus objetivos, fines y pasos a seguir como lo veremos a continuación.

INTRODUCCION

A raíz de nuestra evolución y constante cambio en lo científico y tecnológico hemos creado fines de trabajos para facilitar la búsqueda de documentos guardados y la conservación de los mismos con muchos interrogantes le encontramos el fin de nuestra administración documental, que como su nombre lo dice es administrar documentos de investigaciones privados o cualquier otro archivo.

CONCEPTO ADMINISTRACION DOCUMENTAL

La Administración Documental enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsquela, facilitación y conservación.

Al decir documento, nos referimos a toda hoja, serie de hojas o expedientes, donde se guarda la información de un acto o hecho realizado por personas, que pueden ser públicas o privadas.

OBJETIVOS QUE DEBE SEGUIR UN ADMINSTRADOR DOCUMENTAL

 El objetivo principal de la gestión documental es facilitar la búsqueda de un documento y su conservación reduciendo costos y espacio:

 Conservar la memoria corporativa.

 Establecer procedimientos para el trámite de los documentos

 Archivar los documentos

 Contribuir a la toma de decisiones.

 Los documentos almacenados se convierten en un material de consulta para decisiones futuras.

 Incrementar la eficiencia organizacional

 Apoyar los procesos legales: Los elementos almacenados y ordenados según diferentes aspectos (fecha de creación, fecha de almacenamiento, autor, tipo de documento, etc.) son herramientas básicas para el desarrollo de cualquier tipo de investigación

ENSAYO

LOS DOCUMENTOS SON EL SOPORTE DE TODA CLASE DE INFORMACIÓN.

Primero que todo La administración documental es muy importante en todos los aspectos investigativos, es por esto que he titulado mi ensayo los documentos son el soporte de toda clase de información.

Para muchos el tema de la administración documental aun es un tema desconocido, que trae consigo cantidad de interrogantes, como lo son ¿Qué es? ¿Para qué sirve? ¿Cuál es su objetivo? .y porque es importante? Etc.

Para dar inicio le daremos un concepto de la administración documentales esto es lo q nos enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsquela, facilitación y conservación.

Desde tiempos atrás, antes de nuestros abuelos, el hombre ha tenido la necesidad de evidenciar acontecimientos desde familiares hasta los políticos, deportivos, farándula, cultura, en fin un sin número de temas que ha desarrollado con el trascurrir del tiempo y con este cada vez se hace más grande la información.

Todos sin acepción alguna debemos saber la magnitud que tiene la importancia de la Administración documental para que no sirve, la cual está destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivos con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida; todo es un conjunto de procesos que se inicia con el documento desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los más sofisticados sistemas informáticos con el único fin que es controlar los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes y del mismo modo permitir realizar búsquedas sofisticadas y recuperar información de cualquier lugar.

Al ser el documento uno de los soportes más importantes de una empresa se ha hecho necesaria su administración a lo largo de la historia, es por esto que ahora es obligatoria el hecho de tener un administrador de documentos en cualquier empresa ya sea grande o pequeña los documentos existen en toda empresa en mayor o menor cantidad pero siempre serán la fuente de información donde se encuentra reflejada la evolución, manejo y cambios de una entidad. Como objetivo principal es facilitar la búsqueda de un documento y su conservación reduciendo costos y espacio, en otras palabras el administrador debe planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivos con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida.

Del mismo modo La administración documental no solo abarca el tema de las empresas como lo dije en un principio, Los documentos son el soporte de toda clase de información; y cuando digo esto me refiero a que la buena administración de los archivos nos permiten el conocimiento

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